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こんにちは。トリノメライフのタテエツです。

なんてお声をいただくことがあります。そこで今回は「ガントチャートの基本的な書き方手順」をご紹介したいと思います。

使い方を決める

ガントチャートは色々な使い方ができます。まずは、自分がどう使いたいか？を決めましょう。

休む日は前もってブロックする

まず最初にやるのは休みをブロックすること。
自分にとっての休息や楽しむ時間を、まず最初に確保するのが重要です。斜線をひくとわかりやすくなります。

締切がある場合は記入する

提出や、報告など、「締め切り」や「期限」これがある場合は、記入します。枠を赤で囲むなど、一工夫すると目立ってわかりやすくなります。

自分の中の（仮）期限を設定する

それぞれの締め切り・期限を書いたら、その手前に自分の中の（仮）期限を設定します。（上の画像で〆と書いてあるところです。）

これは私が会社員時代に始めたことなんですが、言われた通りの締切ではなく、実際よりも早めに期限を設定することで、良い意味でのプレッシャーを自分にかけるんです。

これは、仕事の段取り力アップはもちろんなんですが、予定外の事態に対応するため。でもありました。冬場だと、子供が急に熱を出して仕事を休む・・・なんてこともありますから^^;

上の写真の場合だと「本当の締め切りは17日だけど、自分の中での締め切りを13日に設定」しておくわけです。

「結婚式に出席する」など、自分の予定も書いておいて、そこは休む前提にしてからスケジュールを組む。これを意識していきます。

逆算して日数を書いておく

自分で決めた仮の締切から逆算して実際に行動できる日数を出して行くと、時間が見えるので、良い意味であせりが生まれます。「あ、これだけしか日数がないんだ、、、」と気がつくことで行動が早まることも多いので、一度やってみてください。

他の予定とバランスを見ながら「やらない日」を決める

それぞれの仕事をタテに並べると「この日はAプロジェクトの〆切前だから、いそがしそうだな、、」ということが見えてきます。

そうしたら「ここはやらない日」と決めて斜線を引いてみましょう。下の画像の場合だと、「Bキャンペーンの〆切前は、Aプロジェクトと、Cイベントの仕事はしない」と決めるわけです。

すると、AプロジェクトとCイベントにかけられる日数が減りますよね。何となくイメージしていたよりも実際に動ける時間が少ないとわかると、
「もっと早めに動き始める」
「他のスタッフに仕事を頼む」
「少し〆切を伸ばしてもらっておく」
などが早めにできるようになります。

ガントチャートは、見慣れない人にとっては「どうやって書いたらいいのかわからない」という書式かもしれませんが、ダンドリを意識するときには、とっても役に立つレイアウトです。ぜひ活用して、あなたの自由な時間を増やしてくださいね(^^)

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