こんにちは、「Notion×小さな英語教室」のつばきです。
今回は、Notionを活用して生徒情報の管理を効率的で快適にする事例についてご紹介します。具体的には「月謝管理」と「教材発注」の2つの事例を取り上げます。

Notionで生徒情報管理をする理由

私は個人で英語教室を運営していますが、生徒数がそれほど多くないにも関わらず、個々の生徒について管理する情報は意外に多いなあと感じています。

現時点で生徒に関連する情報を洗い出してみたところ、ざっと以下のようなものがありました。

Notionを利用する前は、Excelを主に使って表を作成したり、生徒ごとにシートを作成したりして情報を記録していました。

管理していない情報もありました。指導記録は、クラスのレッスンプランとして記録を残すにとどまり、生徒ごとに詳細な履歴を残すまではしていませんでしたし、教材発注も部数の把握をするだけで、個々の生徒と紐づけることはありませんでした。限られた時間はできるだけ指導に回したいというのが本音です。PC操作知識があまりなかったこともあり、管理が面倒と感じるものは大雑把な把握ですませていたり、放棄していました。

現在はNotionを使うことで、上記のような情報管理を楽に行えるようになりました。以前と比較すると、以下のような点が改善できたからではないかと思います。

1. 情報をコピペしたり、表の体裁を整えたりする必要がなくなった。

2. 手動の転記や入力が減った。

3. メモを残すなどの備考的な入力がExcelよりも簡単になった。

4. データさえあれば必要な情報を、欲しい見た目で簡単に抽出できるようになった。

5. ファイルを探す、開く、閉じる、という作業がどの端末からでもすばやく行えるようになった。

そもそもExcelは表計算ソフトなので、私のようにただ「表」として使うこと自体がむいてなかったのだと思います。Excelにまったく非はありませんが、それ以外にいい手段を知らなかった、というのもありました。

今回は新学期直前ということで、「基本情報」「月謝管理」「教材発注」について私の運用を紹介したいと思います。

基本情報データベース

基本情報データベースには、氏名や連絡先などの個人情報と学習アプリの利用ID情報を登録しています。

最低限の情報は入会時に手動で登録します。上のビューではExcelと変わらないように見えますが、Notionは「ページ」の集合体なので、クリックしてページを開くことで、本文スペースに情報を無限に書きこむことができます。

その他の生徒情報は、このデータベースに追加入力するのではなく、用途ごとにデータベースを作成し、基本情報にリンクさせて運用しています。以下に「月謝管理」と「教材発注」データベースを紹介します。

月謝管理データベース

銀行引き落としや電子マネーなどを利用してレッスン料を頂いている先生も多いと思いますが、私の教室は地元密着型で、生徒数もそれほど多くないため現金で頂いています。補講や途中入退会などにも柔軟に対応でき、特に不都合は感じていません。そのため、以下は現金管理を基本とした事例紹介になります。

氏名やクラスなどは、このデータベースに直接入力せず、基本情報データベースからリンクさせた情報を表示しています。

また、毎月固定で頂く金額はあらかじめ登録しておき、受け取ったときにチェックを入れると月額が自動的に表示されるようにしています。補講など臨時でお金を頂く時だけ、手動入力用の欄に記入しています。

先ほどの基本情報と同様に、備考的なメモはページ本文内にいくらでもかけるので便利です。

教材発注データベース

新年度に入るこの時期は、教材の発注作業に追われます。これまでは生徒の数と教材だけを数えて発注していましたが、今年度は教材発注データベースを新しく作成してみました。

「発注」「納品」「配布」は、ボタンプロパティという機能を使っており、ボタンをおすと処理した日付が記録されるようにしています。小さな作業の差ではありますが、塵も積もれば、、、です。こうした時短の積み重ねによって事務作業の負担を軽減できます。

また、こちらも基本情報データベースにある生徒情報とリンクさせています。私の教室では同じクラスであっても英検の級が違うなどの理由で、配布する教材が生徒によって異なることがあります。上の画像の情報があれば、表示形式をかえるだけで、だれに何を配布するのか、またその金額がいくらになるのかを個々の生徒ベースで簡単に把握することができます。

おわりに

今回は、ここまでです。最後までお読み頂きありがとうございました！

Notionを利用して作業導線を整備することで、裏方事務は楽になるというか、楽しくさえなります。少しでも参考になるところがあれば「スキ」していただけたら嬉しいです。

次回は生徒情報管理Part2として、学習履歴、面談記録の管理について書きたいと思います。どうぞお楽しみに！