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ルーチンを見える化する!カレンダー+付箋タスク管理

開発ディレクションをメイン業務にしていることもあり、仕事柄、プロジェクト管理ツールは種々使っています(redmineに始まり、githubのissues・jiraもある程度使えます。正直ここら辺は私はあんまりこだわりが無いので、所属チームの開発メンバーが一番機嫌よくなる方法をつど選ぶスタイルです)。

ただし、それらのツールでは「プロジェクト全体の状況」は可視化できるのですが、案外「自分自身のタスク棚卸し」ができなかったりするので、私の場合は「A3サイズに印刷したカレンダー+大小2サイズの付箋」を使って、月初に月ごとのタスク棚卸しをすることにしています。

基本の作り方

大まかにこんな感じです。

①白紙のカレンダーをA3サイズに印刷する
②自分の都合で動かせない予定(例:定例会・参観日など)を書き込む
③ルーチンタスク(作業内容が固まっている繰り返し業務)を小さい付箋で貼る
④プロジェクトタスク(締切と成果物が決められている業務)を大きい付箋で貼る。プロジェクトタスクは締切を踏まえて、間に合うように貼っていく。
⑤④が完了するごとに、1枚ずつ付箋をはがして捨てる(③は来月も再利用するのでカレンダーを作るときまで剥がさない)

タスクの貼り方・書き方ルール

文字だけだとわかりにくいので図にしました。iPad+Apple pencilがあるとこんな図もさっと描けて便利。

上記の図だと、下記のように分けられます。

自分の都合で動かせない予定=定例会
ルーチンタスク=請求書送付・報告資料作り
プロジェクトタスク=データ分析+施策案出し・ミーティング調整

カレンダーに書いてみた。さてここからどうしよう?

作ったカレンダーを、下記の観点でチェックしてみます。

・②・③の分量は?…業務に使える時間の半分以上を占める場合は「埋まりすぎ」です
・1日分に貼られている④の枚数は?…私の場合、2・3枚がベストでした。4~5枚は経験上、難しいです

このうち、まず軽量化を図るのは③のルーチン業務です。

ルーチン業務は「手順が決まっていて」「繰り返し」になるので、下記いずれかの方法が必ず使えます。

・自動化する(外部サービスを使う、Excel関数を頑張って自動化する)
・人に手順を伝え、やってもらうように頼む(社内外、あるいは家族)
・手順を見直してタスクそのものを無くす

上記を駆使して③が減ってきたら、次に手を付けるのは④です。

プロジェクトタスクは欲張らない。自分のキャパシティを見極めて設定する

優先順位がうまくついていない場合、「全てやらなければ!」と1日に④のタスクを5枚位貼ってしまうことがあります(私もよくやる)。

ただ、この場合往々にしてすべて1日で消化できません。

そのため、「自分が消化できる範囲の中で」「締切に間に合うように」タスク順を決める必要が出てきます。タスクを直接書かず、付箋にしているのは、この順番の入れ替えがすごく楽に、物理的にわかりやすくできるからです。あと剥がすときの達成感がよい。

整理した上で、「この日はこれをやればよい」と決めておけると、余計な邪魔が入らずにタスクに邁進できるようになります。

補足とポエム

上記のタスクの分け方は、私自身が「プロジェクト型タスクの比率を増やしたい」という意志をもって作っているので、目的に合わせて付箋の貼り方は都度調整してOKです。

このカレンダーを作り出した最初の頃はメインの業務がメールマガジンの配信・運用PDCAだったので、それこそ③がカレンダーの半分、という状況でした。そこから、定型化できるものを上長承認のもと都度切り出し、運用タスク?ほとんどないね!というところまで持ち込んだので、比率がみえるようになっていると、自分の目指す方向に持っていくための方法も考えやすくなります。

今はやりたかった企画・開発を存分にやれてたのしいよ。

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Nanami Tohse/ブラック企業アラートの中の人

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