こんにちは、ようへいです。

みなさん、顧客や社内の会議では、今回の会議の趣旨としてアジェンダを出していることが多いと思います。

アジェンダがあることで

• 今日はこの件について議論しようよ！

• この時間配分でこれらの議題を進めるよ！

と参加者全員が同じ意識を持ち、会議がスタートできますよね。

じゃあ逆にアジェンダが無かったら何が起こるのでしょう？
恐ろしいですよね、ぞっとしちゃいますよね。

この記事では、アジェンダ無しで会議を行うとどうなるか、そしてなぜアジェンダが必要不可欠なのかを考えてみます。

アジェンダ無しで会議を行うとどうなるか？

方向性の欠如

アジェンダは言わば会議の道しるべ。
道しるべがなければ目的地に辿りつくのは難しく、アジェンダが無いと会議の目的を見失います。
何をゴールにしたい会議なんでしょうね？

時間の無駄遣い

時は金なりです。
アジェンダ無しでは会議の目的を見失い、話が発散します。
従って、時間を有効に使うことはほぼ不可能です。
もっというと、時間いっぱいになっても話が進んでいないからと言ってダラダラ延長もあり得ます。
まっぴらごめんです。
無駄な会議は捨てて、作業に時間を充てるべきです。

意思決定の遅延

決定を下すためには議論を行い、情報を正しく把握することが必要ですが、アジェンダが無いと話が逸れたり、まとまらなかったりします。
結果、時間ギリギリで決断を下そうとしても、判断材料に欠け、決断が遅れます。
決定のできない会議は時間と人件費の無駄です。

参加者の混乱

アジェンダが無いと、参加者は何を持ち寄れば良いのでしょう？
また、主催者がマインドだけ語り、参加者は中身のない話を聞かされて時間を過ごせばよいのでしょうか？
参加者は、どういう方向で意見すれば良いのでしょうか？
主催者も参加者も混乱していますよね。
結局あの人1時間もしゃべって何が言いたかったのだろう？
残るのはモヤモヤだけです。

議論の不均衡

アジェンダが無いと、誰を集めれば良いかわかりません。
だって会議の目的が無いので。
そうすると、主催者の都合で参加者が決められます。
その結果、多くの上級職と、小数の一般職というパワーバランスが崩壊した会議になりがちです。
そうすると、当然上級職が会議を支配し、一般職は傍観者になってしまいます。

会話の繰り返し

同じ話題を何度も繰り返し、会議が停滞します。
「その話さっきもしたよね、また話戻すの！？」
当然ですよね、議題の順序も方向性も何も無いんですから。

モチベーションの低下

目的が明確でないと、参加者のモチベーションが下がります。
当たり前ですよね。
どういう立場で参加するのか？会議の目的は何なのか？どんな資料を準備するべきなのか？
そういうことを考えると行きつく先は1つ。

「そもそもこの会議、自分が参加する意味ってあるの？」

ネクストアクションが曖昧

次に誰が何をするのかを明確にして会議が終わらないと、タスクは進みません。
会議が終わって満足しているのは主催者だけで、参加者はモヤモヤしてしまいます。
結局、時間だけ無駄にして終わります。

重要な情報が発信されない

アジェンダが無ければ、重要な情報が発信されないかもしれません。
何かの会話の流れでついでに発信されればまだマシですが、その会話の流れにならなかったら、本来伝えるべき重要事項は埋もれてしまいます。

不明確な成果

その会議は何を決めたのか、何を成し遂げたのか、そしてそれが参加者にどう貢献するのかがわかりません。
何も決まらず、ネクストアクションも何もない会議は無駄です。

アジェンダが必要不可欠な理由

アジェンダがあることによって、どのようなメリットが期待できるでしょうか。
何個か挙げてみます。

会議の目的や決定すべき内容が決まる

会議の目的や決定すべき内容が共有され、会議のゴールが明確になります。
結果、目的達成に向けて参加者の意識をまとめやすくなり、無駄な議論が減ります。

限られた時間を有効活用できる

通常、会議は時間設定されますよね。
会議を予定通りに終わらせるためには、結論を出すまでにどれくらいの時間をかけられるのか、その点を主催者含め、参加者も認識しておく必要があります。
アジェンダに時間配分を書いておくことで、決められた制限時間を有効的に使うことができます。
また、主催者が時間に沿って進行がしやすくなります。

会議後の行動・方向性が分かりやすい

アジェンダに会議の目的や議題が明確に書かれていれば、密度の高い集中した議論ができます。
議題を1つ終えたら、アジェンダにはネクストアクションを書いておきましょう。
ネクストアクションや方向性を書いておくことで、参加者それぞれが会議後のタスク管理がしやすくなります。

アジェンダのおすすめ構成

自分が良く使うアジェンダの内容です。
これだけ書いておけば、間違いなく会議の目的はブレません。

• 会議名

• 開催日時・場所

• 主催者、参加者、オブザーバー

• 会議目的

• 会議のゴール

• 議題・発信者・時間配分　※複数あれば全部書く

• 配布資料

まとめ

意味のある会議にするためには、事前にしっかりとプランを考え、アジェンダを作成し、周知することが極めて重要です。

なので、会議の一番最初のステップは、明確なアジェンダを用意すること。

この最初のステップを間違えると、その先の会議は意味のない消化不良なお話会に成り下がってしまいます。

# 今日の社内会議がアジェンダが無く、自分の立ち位置不明、全くもって無意味、且つ話が発散し、しかもダラダラ延長してイライラしたとは言いません。