お前の報告書より、後輩くんの報告書を読んでる方がわかりやすいわ！

新卒3年目ぐらいに、課長から言われた言葉です。
今思い出しても、気分が落ち込みます笑

皆さんもこのような経験はないでしょうか。
・報告書を書きたいけど、どうやって書けばいいかわからない・・・
・実験のまとめや成果を文章でまとめたいけど、何から書けばいいか・・・
・上司や同僚から口頭で「この文ってどういう意味？」って聞かれる。

今回、「文章力が、最大の武器である。」という本を読んで、これらの悩みを解決するようなことが書かれてありましたので、自分の意見も織り込みながら、ご紹介したいと思います。

しかも即効性がありますので、今日から文章力がアップするかも？！

本書の要約

本書では、下記のような文章を全ての人が書けることを目指しています。

それぞれの要素を分けて解説すると以下のようになります。

おもしろく　　：新知識や共感を与えるような文章であること（2章）
わかりやすく　：論理構成がわかりやすく、ストレスなく読めること（3章）
読みやすさ　　：表現力や語彙力が適切であること（4章）

本書では、上記3要素をわかりやすく丁寧に説明しており、新卒社会人や普段文章を書かない人に対して良い文章を書くためのコツが学べます。

文章力を上げるには？

文章力を上げるには3つのことを意識することが良いと考えました。

• 読者を具体的に想定すること

• 問いを設定して、その問いに答えるように記事を書くこと

• 文章の型を用意しておくこと

① 読者を具体的に想定すること

読者を具体的にすることで、この文章を誰に読んでもらいたいか明確になり、その読者に刺さる文章を書きやすくなります。

ビジネスに使用される文章は必ず読者がいます。上司、同僚、社外の人、世間一般の人・・・など様々な読者が考えられます。そして、読者の立場によって読む理由は様々です。

　・ロジカルシンキングについて調べたい
　・部下が今週何をしたのか把握したい
　・今困っている事案について、過去同じような事案がなかったか調べたい

そのため、この文章は誰のためのものかを想定することから始まります。

本記事の場合、「文章力を上げたいけど何をすればいいかわからない」という人に対して、きっかけの一つになればいいなと思い、「文章力アップに悩むビジネスマン」を読者として想定しています。

② 問いを設定すること

問いを設定することで、書く内容の道が見えます。

例えば、こんな感じです。
　・文章力アップさせるには何が必要か。何をすればいいか？
　・上司に怒られないようにするには？
　・痩せるためにはどうすればいいか？

みんな、わからないことがあって色々検索したり聞いたりします。ですので、その問いに答えてあげることで、満足度の高い文章になります。

人間不思議なもので、「自由度の高い状態」では何をしていいかわからず、逆に「自由度がない状態」ではやることが限られているため行動に移しやすいと考えています。

研究開発でも同じことが言えます。例えば、材料の組成を変更したい時、一気に全部の組成を変える人は少ないと思います。A、B、Cの三成分あるのであれば、Aの成分量だけ変えようといったサンプルを作ると思います。三成分全ての素性をバラバラに変えた場合、どの成分が一番効果的だったのかわからないためです。

正直、先ほど説明した①読者を設定すること　②問いを設定すること　で、ほとんど書きたい文章は仕上げられますが、あとひとつ心に留めておきたいことがあります。

③ 論理構成が明らかなこと

せっかくいい文章内容であっても、論理構成が複雑または意味不明だと、読者に伝わりません。

極論ですが、下記のような文章では全く意味が伝わりません。
私は大学までサッカーをしていましたので、大学卒業後、美容師の仕事をしています。

日本語としてはわかりますが、意味がわかりませんよね。上記の文章では、サッカーから美容師に至るまでの説明が抜けているため、論理に飛躍があります。

例文は極論ですが、実際のビジネスでも同様の抜けは散見されます。
　・結論がなぜこうなったかわからない
　・なんで、この仕事してたんだっけ？
　・具体例とかないの？
　・次のアクションとしては何をやるの？

本書では様々な型が紹介されていますが、一つの型に集約されると考えました。

結論→個々の説明
　　・PREP型（論点→理由→例→結論）
　　・結論→詳細な説明→提案

結論が先に来ているということがポイントです。よく面接なども結論ファーストで話せと言われますが、同じです。私は話が脱線しがなので、結論から離さないとダメなタイプです。

結論から話すことで、読者にも自分にも「今から○○について話すんだな」とレールが敷かれ、そのレールに従って話が進んでいくため、論理の飛躍やぬけが起こりづらくなります。

仕事で生かすためには？

本で勉強したとしても、仕事で活かせなければ意味がありません。ですので、私が実際に気を付けていることは「読者を想定し、その読者の悩み（問い）を解決できるように書く」ということです。

本書で印象に残ったのは「文章には必ず読者がいる」ということです。これは当たり前ですが、言われてみればそうだよな・・・とすごい腑に落ちた経験になりました。

最後まで読んでくださった方はお気づきかと思いますが、今回の記事はPREP法を使用して書くことができました。普段なかなか文章を書くことがない私ですが、目立った論理の飛躍なく文章を書き上げることができたと思います。（稚拙な文章表現ですが・・・）

ではでは！