バックオフィス担当の私が工夫していること5選！
※この記事はbizhike Advent Calendar 2021の2日目の記事です
こんにちは！
bizhikeのバックオフィス業務を担当しているよねむらです🐭
CASTER BIZ recruitingからbizhikeに異動して5か月が経ちました！
（異動の話はまたいつか機会があれば書きたいと思います。）
bizhikeとは、経営課題の言語化から実行までワンストップで支援するサービスです。
https://bizhike.jp/
今回のnoteは、この5か月の間にバックオフィス担当として工夫してきたことをまとめました！
爆速対応とチームメンバーから好評なので参考にしてもらえたら嬉しいです✨
そして、他にもこんな良い方法があるよ、とか、こんなことやってるよーという取り組みがあったら是非教えてください！
▮業務内容
キャスターでは、全社横断のバックオフィス部門に加えて事業部ごとにバックオフィス担当がいます。
私は事業部のバックオフィスとして、hiker(コンサルタント)とバックオフィスの橋渡しをする役割を担っています。わかりやすく言うと庶務さんですね。
具体的な業務は、稟議起案や契約書・請求書の管理、入退職者の準備など。
漏れなくミスなく着実に、かつフロントに立つhikerの負担にならないように業務を進めるにはどうしたら良いか。日々考えながら仕事しています。
▮意識していること
事業部のバックオフィスとして意識していることは、大きく分けて2つです。
◇hikerさんのスイッチングコストを減らす
フロントに立つhikerさんの負担はなるべく減らしたいけれど、バックオフィス担当だけですべて拾うのは限界があります。
スムーズに協力してもらうために、hikerさんの頭の中のスイッチングコストを減らすことを意識しています。
スイッチングコストとは、一般的に「利用している商品やサービスを別のものに切り替える際に発生する時間・費用・心理的な負担」を指しますが、
ここでは「マルチタスクを行う際の頭の切り替えにかかる負担」を指すこととします。
◇仕組化で漏れをなくす
バックオフィス業務は”待ち”のタスクが多いです。稟議承認待ち、契約締結待ちなど…進捗を追い、前後にある必要なTODOを漏らさず対応するために仕組み化に取り組んでいます。
▮具体的に取り組んでいること5選！
◇hikerのスイッチングコストを減らす
①Slackワークフロー導入
②イレギュラーは早めに取りかかる
③先のフローを伝える
◇仕組化で漏れをなくす
④タスク管理はNotionでテンプレート化
⑤稟議期間管理もNotion
①Slackワークフロー導入
バックオフィスへ依頼の際に、必要事項の共有が不足していると、どうしても会話のキャッチボールが増えてしまうので、お互いに負担になってしまいます。
そこでNotionに必要事項をまとめたリストを用意していました。
しかし、そもそもNotionとSlackを行き来するのが手間かもしれない、と思いSlackのワークフローを作成しました。
依頼したい時にサッとコマンドを呼び出して必要事項を記入してもらえれば自動的にバックオフィス担当にメンションがいくように設定しています。
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②イレギュラーは早めに取り掛かる
ワークフローに収まらないイレギュラーな依頼が来たときは、なるべく早めに着手して必要なTODOを洗い出すよう心がけています。
hikerさんの頭の中から依頼内容が抜けないうちに会話を始めることで余計なスイッチングコストを減らすことが目的です。依頼したアレ、なんでそんな話になったんだっけ？該当のメッセージどれだっけって翌日に思い出すの面倒ですよね…。
加えて、お客様への案内は早く確実であるほどお客様とhikerとの信頼関係構築につながると信じて、裏から支えるぞ！という気持ちです。
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③先のフローを伝える
依頼を受け取った時に、どんなルートでボールがまわって何日後に完了するか大体の目安をお伝えするようにしています。
あれどうなったんだろう？と心配するストレスを避け、「あ、それまで待てば良いんだな」と思ってもらうことが負担軽減になると考えています。
（たまにうっかり失念していても、指定した日付を過ぎたらhikerさんからリマインドもらえるというありがたい副作用もあります…優しい世界…）
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④タスク管理はNotionでテンプレ化
バックオフィス業務で難しいのは”待ち”が多い事です。
稟議が承認されたら××をやる、〇〇さんから返事がきたら◎◎さんに連絡する、のようなタスクです。
これはNotionのカンバン形式を使用して、手元にあるボールと待ちのボールを視覚的にわかりやすく整理しています。
また、各タスクの細かいTODOは、テンプレートで呼び出せるようにしています。
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⑤稟議期間管理もNotion
サブスクリプションのツールを年払いで課金している場合、1年後に再度購買稟議を出す必要があります。そのためには該当ツールの期限を漏れなく正しく管理することが不可欠です。今は試験的にNotionのタイムテーブルを作っています。
視覚的に管理できる、かつリマインダー機能がついているのがNotion管理の魅力です。
とはいえ、効力を発揮するのは1年後なので、他に画期的な方法がないか今後も検討していきます。
特に期間ではなく、上限金額が決まっている場合の管理が目下の課題です。
（数か月～1年後の自分にボールを託すの難しい・・・・・・）
▮まとめ
バックオフィスって奥が深い…！
bizhikeではこのように、チーム1人1人が工夫しながら業務にとりくみ、ナレッジをシェアしてチーム全体のスキルアップをしています。
今後もnoteでbizhikeのサービスや事例などについてご紹介していく予定なので、ぜひぜひチェックしてください！
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株式会社キャスター bizhikeチーム
ベンチャー・スタートアップ を中心にハンズオン型の業務支援を展開。新規事業の企画設計から、営業・マーケティング・採用に至るまで幅広く支援。お客様のチームの一員として伴走しながら、一緒に悩み、考え、喜びあう新しいサービスです！
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