こんにちは、yuiです。

先日進捗会議のあるあるについて記事を書きました。
（前編記事はこちら）

今回は、そんな"進捗会議あるある"撲滅のためにいったい何をしたらいいの？という事をまとめていこうと思います。

進捗会議はタスク管理ツールありきならスムーズに！

今どうなってる？を非同期確認可能に

進捗確認に非同期確認を導入してないことがめちゃくちゃ多い！
非同期確認が出来ないのって、担当も上的もストレスになることが多いんですよね。

特に、会議コストがめちゃくちゃ上がります。
時給1,000円の人が5人出ている会議なら、1会議のコストは5,000円です。
本当にその場で確認したほうがいいのかは、吟味していきましょう！

単純な進捗確認なら、タスク管理ツールをチェックして状況把握するのがめちゃくちゃ大事です。
（そのために、タスク管理ツールの入力は徹底の必要があります。タスク管理してくれない部下をお持ちのマネージャーさん、部下にこの目的を伝えるとやってくれることも。）

進捗会議は遅れとキャッチアップ策メインに

進捗会議において結局一番知りたいのって、「遅れ」と「遅れのキャッチアップ」についてですよね。

究極の事を言えば遅れが無いなら、特に進捗を確認する意味はない。
予定通りです。の一言でOKなわけです。
でも、仕事って予想外の事や、突発事項があって大体遅れるわけです。
そこがポイントで、上司的にはそこを把握しておかなきゃいけない。

だからこそ、進捗は「遅れ」「遅れのキャッチアップ方針」をメインディッシュにしましょう。

会議で出たタスクはその場で「いつまでに」「誰がやるの」を確認

会議の後、動きが無い・動けない大きな原因はコレ。
正直、仕事を積極的にガンガン動かす人って少数派。そういうタイプはこんなことをしなくても動きますが、普通の人はそうはいかない。

メンバーって、基本は普通の人の集まりなので、ちゃんと仕組化しておかないと上手くいかないんですよね。

タスク管理をしてみると分かるのですが、各タスク管理ツールでは、「担当」と「期限」を入力することが多いです。
これを大いに活用していきましょう。
特に、
・必須項目にしておくこと
・会議の場でタスクを作り、一緒に担当と期限も入力する事
でだいぶ改善されると思いますよ。

進捗会議を逆算したタスク管理

お気づきの方もいるかもしれませんが、タスク管理ツールを使った進捗確認は事前にタスク管理をしていないと成り立ちません。

中には、というかほどんどの場合、タスク管理ツールに入れない人が多い！
そんな時にはこうしてみましょう。

※ちなみに、↑でも↓でも書いた通り、会議中にタスク管理ツールに書き込むのはめちゃオススメ。私の経験上、一番効果のあったやり方！！

事前にタスクは入れきる

これを明文化してルールにするのが第一歩！！
正直、タスク管理って面倒なのでトップダウンで無理矢理やらせるくらいのマスト感がないと定着いません。
そんな心持ちで、やる時にはしっかりメンバー内に周知してください。

入ってないタスクは進捗管理で入れる

しっかり周知したら、実際に使うところもしっかやっていかねばなりません。進捗会議の時には、タスク管理ツールを画面共有しながら進捗を報告してもらいましょう。
最初の頃は入っていないタスクも多いコトでしょう。
そんな時には、その場でタスクを入れてもらう。

それをくり返していくと、まっとうな人なら進捗前に入れないとまずいぞ！と習慣付けてくれることでしょう。

定着のコツは、しつこくツールを使う・言う

周知して進捗管理で使っても、中々定着しないこともあると思います。
というか、私が経験した際も数か月は定着しないのが当たり前でした。

そんな時は、とにかくしつこく言う・ツールを使い続ける事が重要。
結局、人が変わってくれるのには時間がかかります。
だからこそ、とにかく強制的にでも使うことで慣らしていくしかないんです。（そしてメリットを感じてもらう）

正直、最後は粘るしかない。
魔法みたいにみんながすぐ変わってくれることはなくて、泥臭いことを淡々とやって変えていくしかない。これは仕事の一つの真理だと思います。

数か月してみたらメンバーの意見も聞いてみる

ある程度強制的に進め、習慣づいてきたメンバーが多くなったら意見交換を！

最初に決めたことがそぐわなくなってきたり、もっと効率的なやり方がしたくなってくる頃です。
ここからはメンバーや業務の特性を反映させてあげるのが◎。だからこそ、みんなで意見交換をして改善ポイントを探しましょう。

いかがだったでしょうか。
私の経験や見聞きした中ではあるあるでしたが、世間的にはあるあるなのかな・・・？ぜひ、「こんなこともあるよ」ってことをコメントで教えてもらえると嬉しいです。
そして、この記事がチーム改善・組織改善に役立つと嬉しいです。