【残業撲滅!】仕事が早くなった「To doリスト」の作りかたを報告します
おはようございます。ゆういちです。
仕事のto doリストにひと工夫したら、
めちゃくちゃ効率が上がりました。
30秒でできる工夫です。
前提
これから説明するTo doは、前日の終業前に作成することを前提としています。
4つの項目をつくる
とにかく思いついた順にTo doを羅列している方、いませんか?
何を隠そう、以前のわたしです。
このTo doで非効率だなと感じたのは、リストをみるたびに毎回、
「次はこれやろう」
「そうそう、これは連絡がきてから」
と優先順位づけするところです。
なので、次のような4つの項目を作りました。
① 朝
② 朝の後
③ トリガーあり
④ 明日でいい
この項目に、to doを割り振っていきます。
① 朝
ここには、
朝一でできる簡単な作業
を入れます。
翌日仕事を始めたら、まずはこのTo doを、何も考えず消化しきりましょう。
② 朝の後
ここには、
その日のメインとなる仕事
を入れます。
① 朝のto doを消化しきったら、ここのto doに着手します。
③ トリガーあり
ここには、
トリガー(きっかけ)を待っている作業
を入れます。
「誰かの作業待ち・返信待ち」のto doが、ずっとリストに残っているのが嫌でした。
そこで、この項目を作ることで、「トリガーが発生するまで考えなくてよい」状態にできます。
トリガーが発生したら、このto doを消化しましょう。
④ 明日でいい
ここは、
前日時点では空欄
です。
ではどう使うか?
当日to doを消化していくなかで、
・会議が延期になった。資料づくりは明日でも大丈夫だ
・緊急対応が入った。全部のto doを消化しきるのは無理そうだ
となった場合に、
「明日でもいいto do」を避難させる場所です。
これも ③トリガーあり と同じように、
「明日まで考えなくていい状態」を作ることができます。
明日のTo doを作る際、ここに避難させていたto doを ①朝 か ②朝の後 に記載しましょう。
① 朝
② 朝の後
③ トリガーあり
④ 明日でいい
これらの項目をつかうメリットは、
・「どのto doからやろう」と迷わなくてよい
・ 今やる必要がない仕事(今できない仕事)を考えなくてもよい
というところです。
ぜひ今日から試してみてください!
それでは、今日も1日大切にいきましょう。
ゆういちでしたー!
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