転職が当たり前になった今
スタッフが交代することで
仕事がわからなくなったり、

誰に聞いたらわからないといったことが
起こりやすくなりました。


「今辞めたられたら困るな・・・」と思う
スタッフはいませんか？

ベテランスタッフは
いつも忙しそうだけれど、
もしそのスタッフがいなくなったら
仕事がうまく回るでしょうか。

実は、事務の引き継ぎは
全てを前任者と同じように引き継ぐことは
難しいです。

その理由は
仕事のやり方やノウハウを
スタッフ個人が持っているからです。

引き継ぎのときに
マニュアルを作ってもらったとして、
それで本当に全てが伝わるでしょうか。

ほとんどの事務スタッフは
マニュアルの作り方を
学んだことがありません。
（もちろん得意な方もいらっしゃいます。）

ひとりひとりの仕事の分担量が多くなればなるほど、引き継ぎのときにすべてを引き継ぐのは難しくなります。

後任のスタッフは
マニュアルと残されたファイルや紙を見て
経験から推測して仕事を進めることになります。

そのため、ひとり立ちまで時間がかかります。

後任が同じ職種の経験が豊富だったとしても
会社によってやりかたは千差万別なので
全てを再現することは難しいのです。

周りの人が同じ仕事をしたことがあれば引き継ぎはスムーズなのですが
ほとんどが、その人しかやったことのない仕事です。

そのため、スタッフが入れ替わるたびにやり方が変わり、
残された周りのスタッフは仕事が忙しくなってしまいます。

なので、日ごろからマニュアルを作りながら進めることが大切です。

でも、実際にはマニュアルをつくるどころか
修正する時間すらないのが現状です。

忙しい中でも事務スタッフにお願いをして
マニュアルを作ってもらえば
仕事をしやすいように作ってはもらえると思います。


ただ、そのマニュアルは
新人がはじめて見ても理解できるでしょうか。
会社の資産になる内容になっているでしょうか。

マニュアルには何が書いてあるでしょうか。
・仕事のやり方
・１日の流れを書いたもの

実はこれだけでは、
担当業務全体を理解するのは難しいのです。


ほとんどの会社で、この２つがあればまだいいほう、という状況です。

引き継ぎしながらメモを取って、自分でまとめながら覚えるのがほとんどです。

だから、スタッフが交代するたびに、仕事は増え、複雑になっていきます。

その結果、見えないところでほかの人、ほか部署との重複業務が発生するようになります。

それが、仕事量は多いけれど進捗は遅くなる原因になります。

マニュアルづくりに追われて忙しくなる事務スタッフ

そもそも、なにをどうやって作るのかもわからないストレス

お願いする側は、人件費をかけても効率が良くならないジレンマ

それを解決してくれるのが、設計書です。

後任が早く仕事を覚えて
一人前になるためには、
担当業務全体を理解することが大切です。

そのためには、
いくつかの設計書が必要です。

・いつ、どこで、だれが、
　なにをするのかがわかる管理表
・なにを、どうするのかがわかる手順書
・どの部署からどの部署に、どのタイミングで仕事をするのかがわかる地図

これらがあることで
どのスタッフが、いつ、なにをして、
今どうして仕事が遅れているのかがわかるようになります。

そうすれば、その仕事を他の人に引き継いだほうがいいのか

自社ではなく外注したほうがいいのかの判断がつきやすくなります。

また、これから起こりうるリスクの予測が
ある程度可能になるため
コスト削減に効果的です。

DXをしたほうがいいのか、
紙のままのほうがいいのか

それは、取引先との仕事のやり方や、
スタッフのスキルを理解した上での
判断が必要になります。


そのためには、
今の仕事の全体像がわかる形にする必要があります。

まず、全体像を把握して

遅延している原因を特定し

業務を効率化をすれば

コスト削減が可能です。

筆者は中小企業で業務効率化による
コスト削減を行い
安定経営を外から支えてきました。

（リモートで社長のご相談をおうけしてきました。）


中小企業の事務スタッフ、管理職経験後、
大手メガベンチャー人材派遣会社の
事務の外注を請ける部署で業務効率化を行いました。

（今なにをしたら、効率が良くなるかがわかりやすくなります。）

設計書を最初につくることで
効率良く育成をすることができます。

（手前味噌ですが16歳の事務未経験スタッフを、１ヶ月でひとりで業務ができるように育成したことがあります。）

設計書は、誰が見てもわかりやすく作るのがポイントです。

設計書を理解するためにググったり人に聞いたりする手間を減らすことで
スピーディーに育成することができます。

また、多すぎず少なすぎず、全体がわかるように作ることも大切です。

順調に仕事を覚えられれば、スタッフに自信がつきます。
主体的に「もう大丈夫です！」と言える状態に導いてあげれば、あとは自走できます。

ベテランスタッフだけが知っている仕事を
小分けにしてコスト削減することも可能ですし

小分けになっている仕事を
ほかの部署のスタッフの仕事とひとつにすることで業務効率が上がることもあります。

業務を効率化することで
新規事業に使える時間が増え
社長もスタッフも元気になる姿を見てきました。

小規模事業主様、フリーランスの方の場合
設計書がなくても効率よくする方法もあります。

「もっといい方法ないかな？」
「外注したほうがいいのかな？」など
お気軽にご相談ください。

スタッフのため、社会のために
毎日一所懸命の中小企業が
元気で居続けられるように
応援しています。📣✨

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