はじめに。
このnoteでは、わたし自身が主催していたママサークルにて、いくつかのイベントを企画しましたが、どのイベントもドタキャンが多く、そのたびに心が折れた。という経験を活かし、これから始めてイベント企画をする方や思い入れのある主催イベントをより多くの方に楽しんでいただくけるために、「はあちゅうサロン」に数多く在籍するイベンターの皆さまよりいただいた「キャンセル率を下げるメソッド」をまとめたものです。

目次。
point1．とにかくお金は前金制
point2．開催する季節や曜日を踏まえて集客を
point3．事前のリマインドメールの徹底
point4．企画時にターゲットを絞り込む
point5．スタッフも参加メンバーの一員に

「point1．とにかくお金は前金制」
 コメントをくださったほとんどの方の共通認識「前金制」。
事前にお金を回収するだけでキャンセル率が格段に減るというデータも出ているほどです。
また前金制をとるメリットとしては「お金を払う価値のあるイベント」としての参加者への意識付けにもつながります。
初めてのイベントでお金を徴収するのに気が引ける…という方も多いと思いますが、500円でもいいので意識的にお金をいただくと、参加側主催側ともにモチベーション高くイベントに参加できるかもしれません。

もしどうしても、前金制が難しい場合は告知の時に定員を開示せず、数を少し多めに見積もって参加者に加えるというアイディアも出ていました。
また、次にご紹介するpeatixというサービスでは、無料チケットの販売もしているようですので、チェックしてみたいと思います。

⎿　前金制の３つのおすすめルール
１、キャンセルポリシーを明確に
　　例え参加費が100円だったしても、参加者からお金をいただく以上はしっかりとキャンセルポリシーを事前にお伝えする必要があります。
イベンターは「信頼第一」。今後のためにもどんなイベントにも誠実に向き合ってこそ、今後の集客につながります。

２、coubicやpeatixなどの決済アプリを利用しよう。
　　数年前までは考えられませんでしたが、今は無料でだれでも利用できる便利な無料決済アプリがたくさんあるようです。（coubicは手数料3％～。peatixは4.9% + 99円/チケット１枚との記述あり）　
また月会費を払えば、予約受付やDMまで対応になるサービスも！　
私自身イベントで決済アプリを使った経験がないので、次回はぜひ使ってみたいと思いました。 　

３、早割特権を適用して、お得感を
　　イベントを主催する側としては、「いち早くお申込みが欲しい。」「早めに人数の確保をしたい。」と思うのは当たり前です。
そこで付加価値をつけてイベントを集客してみましょう。
今では旅行会社などでも〇日前割などの提供が当たり前になりました。
私も行くことが決定したら少しでもお得に購入したい！と早割を利用することも少なくありません。
参加者にとっても主催側にとってもwin-winな早割サービス。
どんなイベントでも適用できますので、ぜひ試してみてください。

「point2．開催する季節や曜日を踏まえて集客を」
イベントの開催は土曜日に集中しており、月曜日が一番少ない。というデータも出ているようです。
平日にイベントを開催する場合は、競合が少ない月曜日に開催すると、キャンセル率を下げられそうですね。
また、シーズンに関してもキャンセル率に大きな影響が出そうです。
私が主催していたママサールでは、家族のイベントが多い３・４月。と梅雨時期は極端にキャンセル率が高かったです。
また、学生向きのイベントではテスト習慣や学祭時期をしっかり事前にチェックして避けることがおすすめです。
学校行事や年に1度のイベントはかぶってしまったらキャンセルせざる負えませんし、子連れママにとっては天候もとっても重要。
イベント以上に天候のドタキャン発生率は高いので注意が必要です。

「point3．事前のリマインドメールの徹底」
これは「ファンを増やす。」という意味でも絶対重要なポイントです。
実際私が今まで参加した区主催のイベントでは、「申込時」「一週間前」「前日」と3度ほどリマインドメールが送られてきました。
・申込時…「感謝の気持ちとご挨拶」
・一週間前…「会場までの経路や持ち物」「当日のプログラムの紹介」
・前日…「明日決行の連絡」「緊急連絡先」「イベントの心構え」
イベント当日に向けて、内容が具体的になりワクワク感が増すようなメールでした。
リマインドメールの中に事前アンケートを織り交ぜても良いかもしれません。主催側もイベント当日まで、参加して下さる方の気持ちになってメールを作成しお届けする。イベントに対する誠意が現れますね。

「point4．企画時にターゲットを絞り込む」
イベントを主催していると「あれも楽しそう」「これもやってみたい」とどんどんアイディアが沸いていきますが、いつの間にか最初に考えていた趣旨から離れて行ってしまうことがあります。
実際わたしもママ向けのワークショップを開催したのですが、場所や時間など色々な制約もあり、「ママ向き」なはずが少し参加しにくい立地になったり、参加者の方が満足いくプレゼンができなかったため、ぎりぎりになってキャンセルが発生する…という苦い経験をしまいた。
イベントを立ち上げる5w1h
「いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」
をしっかり定めて、イメージしながら提供するサービスを考えていくと、自然とターゲットにあったイベントが立ち上がりキャンセル率も下がるようです。
参加者が満足行く会場の設定が出来ているか…（ママサークルでしたらおむつ替えスペースや授乳室があるか、ネット関係であればWIFI環境など）またそれをしっかり参加者へプレゼンできているか。もちろん事前の市場調査が大切だなと感じました。

「point5．スタッフも参加メンバーの一員に」
これはメンタル面でも非常に有効だと思いました。一人でイベントを企画していると「誰も来なかったらどうしよう…」という不安が付きまといます。
そこでスタッフや仲間を巻き込んで盛り上がるイベントを企画するというのも非常に心強く、参加する側としても「自分も一因として参加したい！」と参加意欲があがりキャンセル防止につながると思いました。
イベントを企画するにはもちろんリーダーや主導者が必要にはなるかと思いますが、いろんな意見やアイディアがあってこそよいイベントが出来上がっていくのだと思います。
実際はあちゅうサロンをみていても、一つのイベントやプロジェクトにたくさん方の意見やアイディアが集まりより良いものが出来上がっています。
いつもその様子をみて素敵だな～と感動してしまいます。
きっと初めてイベントを企画するには勇気がいるし、心配ごとも多いと思います。私も何度か経験しましたが、毎回反省と不安の連続です。
スタッフやスタッフのお友達も巻き込んで、楽しいイベントづくりを目指したいですね。

最後に。
今回まとめさていただいた「キャンセル回避法」これは私がずっと抱えていた課題でした。頑張って集客してもキャンセルが出てしまうと意味がなくなってしまう・・・。せっかく参加してくださった方に申し訳ない。と何度も心が折れていました。
そんな中、立ち上げたスレッドに本当に多くの方から、参考になる情報やアドバイスをしていただき、感謝でしたありません。
はじめに、でも書かせていただきましたが、これは「はあちゅうサロン」に所属するたくさんのイベンターの方が、今まで積み上げてきた経験をｇｉｖｅしてくださった貴重な情報です。
facebook経由ですのでお名前をお出しするのは控えさせていただきますが、ご意見をくださったみなさま、本当にありがとうございました。

スレッドの中でも、たくさんイベントを企画されている方が「行くのがステータス、というブランディング。魅力あるイベントを作り」というお話をされておりましたが、その通りだな…と身に染みる思いです。
もちろんイベントはたくさん失敗して、たくさんの経験を得て、成功に向かっていくものだと思います。
その中でできた仲間や知識は財産なので、失敗を恐れず色々チャレンジしていきたいなと改めて思いました。

つたないまとめnoteを最後まで読んでくださり、ありがとうございました。