アナタはプロジェクト計画書を作ったことがありますか？

アナタはプロジェクト計画書の作り方を部下に教えられますか？

”ゆーろー@常駐しないPMO”は、
PMルーキーの時代、プロジェクト計画は見たこともある・聞いたこともある・ひな形をコピペして作ったことがある、このようなプロジェクトマネージャーでした。
そんな、わたしだったので

■当時の教訓
・まともにプロジェクト計画書を作ったことがありませんでした。
・プロジェクト計画書の作り方を部下に教えられませんでした。
・もっと言うとプロジェクト計画書の必要性すら意識しませんでした。
・コピペしておけばそれで良いと思っていました。
・その結果、プロジェクトが失敗しました。

これはプロジェクト計画書を軽視していて、正しく作る知識もなく勉強もしなかった結果が招いた恥ずかしくもあり、苦くもあり、痛い経験でした。

そんなわたしも一念発起して、プロジェクト計画書の『いろは』を勉強して、誰でも簡単に作れるように手順化しました。

まずプロジェクト計画書を作るには、
・2つの概念
・10の手順
・16のPMとして絶対必要なスキル
これらをマスターしなければなりません。

この記事では、プロジェクト計画書の重要な概念・作成手順・必要とされる知識を紹介していきます。

アナタのプロジェクト計画書を作るスキルアップや学習のヒントにしてください。

💪この記事の信頼性
1,000以上のプロジェクトに携わった
"ゆーろー@常駐しないPMO"が、現場で使えるプロジェクト計画書の概念・手順・PMとして絶対必要なスキルのポイントを整理しました。

| 1.プロジェクト計画書とは

解説に入る前に、そもそもプロジェクト計画書とはなんでしょうか？
プロジェクト管理の計画書とは、プロジェクトのゴール達成までの道のりを記載したものです。
・WHY（なぜプロジェクトを行うのか）
・WHAT（どのような作業を行なって、どんな成果物を作るのか）
・HOW（成功に導くための手段や方法）
これらがプロジェクト計画書の中に盛り込まれていなければなりません。

プロジェクト計画書の記載内容や作成された内容のチェックポイントは
👇コチラの記事で詳しく説明しています。

| 2.プロジェクト計画書の二つの概念

　①プロジェクト計画の必要性

プロジェクト計画の必要性を理解していないPMも多いものです。
・プロジェクト進捗を正確に把握するため。
・メンバーやステークホルダーがプロジェクト内容を共通認識するため。
・急な変更が発生したときに速やかに変更対応するため。
PMであれば、これらをしっかりと意識し、メンバー・ステークホルダーをゴールまで牽引する責務があります。

　②プロジェクト計画を考える手順

プロジェクト計画を考えるには、
・WHY（なぜプロジェクトを行うのか）
・WHAT（どのような作業を行なって、どんな成果物を作るのか）
・HOW（成功に導くための手段や方法）
これらの順番で考えていきましょう。
また、これはプロジェクト計画書の目次で見てみると下図のようになります。しっかりとINPUTしてください。

| 3.プロジェクト計画書を作る10の手順

　①WHYを考える

手順1：目的の明確化
多くのプロジェクト計画が目的が曖昧であるため、プロジェクト終了後の成否が判断付きません。
また、プロジェクト実行中も目的が曖昧ではマネジメントがブレます。
そのためには目的を明確にしていきます。

　②WHATを考える

手順2：スコープの明確化
プロジェクトの目的が明確になっても、何をしなければならないのか？
これが、分からなければ目的の達成が出来ません。
『プロジェクトの範囲を決める』、これをスコープと言います。
スコープは計画段階でも抜け漏れのないようにしましょう。

手順3：前提条件、制約条件の明確化
プロジェクトは全ての条件が完璧に揃うことは難しいものです。
出来ないことを、出来るかのように振る舞う計画は理不尽です。
そのため、プロジェクトの目的を達成させるための条件を明確にすることが必要です。

手順4：スケジュールの作成
スケジュールを作成するには
・マイルストーンを明確にする。
・所用期間を見積もる。
・スケジュールを整える。
他のことに気を取られずに、これらを行うことだけに集中してください。

手順5：工数の算出
残念ながら、スキルの設定、工数算出の方法を間違えているPMも多いのが事実です。
工数を算出するには
・スキル一覧を作成する。
・工数を見積もる。
これらを行っています。
工数算出にはいろいろな技法がありますが、まずはスキルを洗い出してください。

手順6：プロジェクト体制の構築
プロジェクトを計画通りに実行していくには洗練された体制が必要です。
・役割分担
・要員計画
・体制図
特に役割分担においては、スキル一覧で定義されなかった問題解決作業等雑を含んだスキルも忘れずに役割を決めてください。

手順7：コストの算出
プロジェクトの予算は、プロジェクトの成功を左右するものです。
予算超過、予算不足で痛い目に遭うPMも少なくありません。
プロジェクトを成功さあせるために必要であり現実的な予算を算出してください。

手順8：品質基準の作成
多くのプロジェクトでは品質基準が曖昧なため、「何を持って合格なのか？」の判断に戸惑っています。
これは、必要とする基準を理解していないのが原因です。
・品質基準の対象範囲はどこまでか？
・何を基準にすれば良いのか？
これらを見極めて品質基準を作りましょう。

手順9：目標の設定
多くのプロジェクト計画が目的と目標を混合しています。
目的を達成するには数値化された目標を設定しなければなりません。
目標の対象を見極めて目標を数値で設定してください。

　③HOWを考える

手順10：マネジメント計画
プロジェクトを円滑に運営し、成功に導くための手段や方法を考えなくてはなりません。
そのために、マネジメント計画では
・プロジェクト活動を実行する方法と定義
・計画と実績の乖離に対する分析方法
・変更手続きの方法
これらを考えなければならず、これが『HOW』に当たります。
HOWを考える範囲は以下通りとなります。

a)品質マネジメント計画
b)コストマネジメント計画
c)スケジュールマネジメント計画
d)スコープマネジメント計画
e)コミュニケーションマネジメント計画
f)組織マネジメント計画
g)リスクマネジメント計画

また、a)〜g)の順番で考えることで論理矛盾を防ぐことにもなります。

| 4.PMとして絶対必要な16のスキル

プロジェクト計画書を作る手順はご理解いただけたでしょうか？
実は、各手順はオートマチックでできるわけではありません。
やはり、それなりの知識が必要です。
ここでは、各手順に必要とされる『PMとして絶対必要な16のスキル』を紹介します。
必要スキルを使って、なにをするのかを理解してください。
そして知識習得のために全力で勉強していきましょう。

TECH1：システム化範囲の調査方法
『手順2：スコープの明確化』で使うスキル
プロジェクトスコープを明確にするには、システム化範囲を把握しなければなりません。
一般的には、お客さまが準備した情報からシステム化範囲が明確になりますが、情報が曖昧・情報不足のケースも多いものです。
そのため、 お客さまへ欲しい情報を聞き出すことを忘れないでください。

TECH2：要件の将来性を確認する方法
『手順2：スコープの明確化』で使うスキル
プロジェクトスコープを明確にするには、お客さま要件の将来性を確認しなければなりません。
プロジェクトの実行中に、計画段階で考えられていた要件が陳腐化して、ビジネスの優位性を脅かすこともあります。
このことを意識して、要件の将来性を確認してください。

TECH3：優先度を設定する方法
『手順2：スコープの明確化』で使うスキル
『手順10①：品質マネジメント計画』で使うスキル
プロジェクトスコープを明確にするには、スコープを明確にしなければなりません。
お客さま要件の優先度の付け方を間違えるとお客さまはビジネスの恩恵を得られなくなります。
そのため、事前に優先度を付けるようにしましょう。

TECH4：WBS、マイルストーンする方法
『手順2：スコープの明確化』で使うスキル
『手順4：スケジュールの作成』で使うスキル
プロジェクトスコープが明確になったらWBSを作成します。
 WBSはプロジェクトの成果物を作るために、どのような作業を行うのか、このようなことをしっかり考えてください。

​TECH5：プロジェクトで重視する要素を決める
『手順3：前提条件、制約条件の明確化』で使うスキル
PMは、お客さまにプロジェクトの成功を約束しなくてはなりません。
しかし、プロジェクトはお客さまの都合・法律変更などによって、全ての目標に到達できないこともあります。
 その時、何かを犠牲にしてでも、プロジェクトの目的をクライアントの許容範囲で達成しなければなりません。
プロジェクトで重視する要素をお客さまをリードして決めてください。​

TECH6：概算期間、概算工数を求める算出式
『手順4：スケジュールの作成』で使うスキル
『手順5：工数の算出』で使うスキル
スコープが明確になった時点で、開発期間・開発工数を決めなければなりません。
しかし、計画段階ではお客さまの要件が具体的になっていないため、「概算」を求めてください。
但し、確定期間と工数の決定フェーズをお客さまと協議してください。

TECH7：必要なスキルを考える方法
『手順5：工数の算出』で使うスキル
プロジェクト計画では、工数の算出を行う際にプロジェクトで必要とされるスキルを洗い出します。
必要なスキルの洗い出しは慎重に行わないと品質・コスト・スケジュールに悪影響が出ますので要注意です。

TECH8：リスクを考慮したバッファ工数の算出方法
『手順5：工数の算出』で使うスキル
工数を算出する際に、多くのPMが抜け漏れするのがリスクを考慮したバッファー工数です。
バッファー工数とはリスク予防のための作業・算出した見積もり工数への安全確保を考慮した工数です。
出来上がった工数にリスクを考慮したバッファー工数が付加されているかをチェックしましょう。

TECH9：割り当てる人数を決める方法
『手順5：工数の算出』で使うスキル
工数の算出を行った後に、必要な人数を割り当てなければなりません。
 割り当てる人数とは、プロジェクトで作業を行う延べ人数です。
割り当てる人数を慎重に考えないと品質、コスト、スケジュールに悪影響が出ます。 

TECH10：メンバーのアサインタイミング
『手順6：プロジェクト体制の構築』で使うスキル
多くのPMはプロジェクトスキルを持ったメンバーであれば、計画通りにアサインすることで即座に戦力になると考えがちです。
 しかし、現実的は稀なことです。
アサインされたメンバーがプロジェクト成果物の内容や関連するシステムを理解するには、「キャッチアップ期間」が必要です。
キャッチアップ期間を知らずに、メンバーをアサインすると品質・コスト・スケジュールに悪影響が出ます。
そのため、正確にキャッチアップ期間を設定して要員計画を作ってください。

TECH11：​クライアント視点での​品質基準の考え方
『手順8：品質基準の作成』で使うスキル
プロジェクト計画で、開発するシステムの品質を担保するために、品質基準を決めます。
しかし、忘れがちなのがお客さま視点による品質基準です。
プロジェクトは、システムを開発することからITベンダの品質基準に偏りすぎる傾向にあります。
そのためお客さま視点による品質基準が疎かになるものです。
お客さま視点が含まれた品質基準であることを確認してください。

TECH12：テスト工程における​品質基準の考え方
『手順8：品質基準の作成』で使うスキル
プロジェクト計画では、開発するシステムの品質を担保するためにテスト工程の品質基準を決めてください。

TECH13：設計工程における​品質基準の考え方
『手順8：品質基準の作成』で使うスキル
プロジェクト計画では、開発するシステムの品質を担保するために、設計工程の品質基準を決めてください。

TECH14：EVMを使った管理方法
『手順10②：コストマネジメント計画』で使うスキル
『手順10③：スケジュールマネジメント計画』で使うスキル
PMは、計画と実績からプロジェクト完了までの以下を予測しなければなりません。
・コストの消費進捗から見た必要コスト
・スケジュール進捗から見た必要日数
アーンドバリューマネージメントを使って、計画と実績からコスト超過や作業遅延、今後の予測値を視覚的に管理する方法を取り入れてください。

TECH15：進捗報告書の作り方
『手順8：品質基準の作成』で使うスキル
プロジェクトの状況を正確に捉えるには、進捗報告書が必要です。
これは、プロジェクトの作業状況を数値化することで関係者との共有・スケジュールやコストの分析・プロジェクトリスクの洗い出しに取り入れてください。

TECH16：リスク管理表の作り方
『手順10⑦：リスクマネジメント計画』で使うスキ
リスク管理表は、プロジェクトのリスク事象を取りまとめて
・関係者との共有
・リスクの経過観察
・リスクの再査定や監査
これらを整理していきます。

| 最短距離でプロジェクト計画書を作れる勉強方法  

プロジェクト計画書を作るための、
・2つの概念
・10の手順
・16のPMとして絶対必要なスキル
をご理解いただけたでしょうか？

これらをマスターしなければ、素早く正確にプロジェクト計画書は作れるようになりません。

そこで、最短距離でプロジェクト計画書を作れるVOD講座をご紹介します。
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・計画書を作る正しく最短の手順
・そのときPMが絶対の持ってなければならないスキル
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| Video On Demand講座の概要
当該講座は、この記事で紹介した
・2つの概念
・10の手順
・16のPMとして絶対必要なスキル
これらを全33本の動画で構成されていて一日10分程度、動画を見るだけで『現場で使えるプロジェクト計画書』を作れるようになります。

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いかがだったでしょうか？
思ったよりも簡単にプロジェクト計画書が作れそうに思えたことでしょう。
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ぜひ詳しくは公式サイトで確認してください。
https://vimeo.com/ondemand/itonline
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それではサイトでお会いしましょう！

最後まで読んでいただき有り難うございました。
ゆーろー＠常駐しないPMO

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