限りのある時間。できることなら、より有意義に過ごしたいですよね。でも、日々、多種多様な業務で忙殺されると、本来優先すべきことや他よりも重要なことにも悪影響がでることも。

時間がなければ、時間を作るしかない。そんな時は、もしくは、そういう事態を避けるには・・・ミーティングの棚卸しをしてみるのも有効です。

Culture Add でお馴染みのアダムグラント教授は、ミーティングの目的は 4 つにまとめられるとおっしゃってます。ミーティングの目的を明確にして、適切な人だけを召集すると、より効率的で生産的なミーティングになります。

ミーティングの目的

• Decide（決断すること）：意思決定に必要な人

• Learn（学ぶこと）：内発的動機の高い人

• Bond（絆を結ぶこと）：関係を強化したい人

• Do（実行すること）：参加可能な人

さら、ミーティングをより効果的に進行するには、 PBC（Purpose Benefit Check）で始まり、5-step closing で終えることを意識します。

 PBC（Purpose Benefit Check）

• Purpose（目的）：ミーティングの目的を明確にします。

• Benefit（利点）：主催者と参加者の双方にとっての利点を明確にします。

• Check（確認）：目的と利点が参加者の期待に見合っているかを確認します。

5-step closing 

1. 冒頭に PBC で確認したことが達成されているか要点をまとめます。

2. その内容が参加者の期待に見合っているかを確認します。

3. 必要に応じてアクションアイテムの適切なオーナーと期限を決めます。

4. 必要に応じて次のミーティングの日時やフォローアップの方法を決めます。

5. 感謝の意を伝えて時間内に終了します。

ミーティングを招集する際には、あらかじめミーティングの目的や参加者の利点を明確にして、必要最低限の参加者に限定しましょう！

そうすることで、ミーティングの日程調整の負荷の軽減はもとより、ミーティングの内容に関連性の低い人や発言をしない人を解放して、チーム全体で生産性を高められます。

また、定例化されているミーティングは、特に重要な議題がない場合やステークホルダーが参加できない場合は、キャンセルやリスケ、あるいは、思い切ってメールで代替することをお勧めします。（実は、メリハリがついて効果的です。）

参考）Culture Add に関連する過去の投稿