こんにちは、ついしゅです。過去のnoteを振り返っていると、あまり「社会人仕事スキル系」の記事を書いてこなかったので不安なのですが、今日は自分が一番得意な仕事であろう、会社における「ストック型の情報共有」について書いていきたいと思います。

ストック型の情報共有というと、みなさん「マニュアル作成」が一番先に思い浮かび、あまり良い印象はないのではないでしょうか。仕事のいろんな工程が分断され、それぞれにマニュアルを作るよう上司から指示を受け、時間をかけて資料化するけど、資料化したところで誰にも使われない…あの時間はなんだったんだ… という感じでしょうか？

マニュアル以外にも、フォーマット、過去のドキュメント類・資料類など、組織のアセットとして誰でもアクセスできるように、まとめて残しておいた方がいいものっていっぱいありますよね。

これらを作るのが、なぜか私は結構得意です。

得意とは言えどめちゃくちゃ好き！なわけでもないので、どういった思考で作っているのか、一度言語化してみようと思います。

必要な時に必要なものが全てできている組織に

私はまず、"マニュアルや資料を作成する時間"というものを確保したことがありません。そして、そのマニュアルが使われなくて嘆くこともありません。

それでも、四半期に10前後くらいのマニュアルや資料を、前職でも現職でも作り続けていました。（多分。数えたことないので細かいことはわからないです。）新入社員が入社し、オンボーディングをしなければ！と言うタイミングで、気づいたら必要なマニュアルは大体揃っています。

これは自慢なので飛ばしてもいいですが、前職の同僚や先輩から、「ついしゅが作った資料今でも見返すよ」「今もあのマニュアルで進めているよ」「なんかないかなーと思って探すと大体ついしゅが作った資料にたどり着く」などの声をもらうことも多く、自分が会社を離れた後も私のマニュアルちゃんたちは活躍してるみたいです。😊（もちろん、随時更新されてるハズ…）

誰かのために作るな

どう言ったモチベーションでマニュアルや資料を作るのでしょうか？

完全に会社によると思うのですが、勝手にマニュアルや資料などを生成して良い環境であれば、面倒と思わずに作って欲しいものです。
マニュアル化、資料化する個人的モチベーションは以下3つです。

1. 怒られたくない

2. （不必要な分まで）自分の時間を奪われたくない

3. ミスが減る

①怒られたくない

そもそも自分は、新入社員とか、同期とか、そういった誰か他人のためにマニュアルや資料を作っているわけではありません。完全に『自分のため』に作っています。

人間は忘れる生き物なので、何かを聞いたらどこかにまとめておかないとまた同じことを繰り返しますよね。
先輩に契約のやり方を聞いて、忘れて、もう一度聞きに行くことが、私はもうめちゃくちゃ嫌です。

「仕事できねーって思われたかな。」
「前も教えたやんって思われてんだろうな。」
「でも聞かないで適当にやったら怒られるし…」←適当はダメですよ絶対。

こんなことがないように、聞いたその瞬間にまとめておくんです。
適当なメモなんてどうせどっかにいきますし、どうせならあと15分時間をかけて、みんながわかりやすいようにまとめておいた方がいいじゃないですか。1ヶ月後の自分も”みんな”に分類されるくらいには忘れますから。

自分のためになった瞬間、「マニュアルが使われなくて嘆く」ことも一切なくなります。そもそも自分が作成したマニュアルは自分が一番使ってますから、自分すら使っていない、使う気になれない、使う場面がないマニュアルは結局意味のない、わかりずらいマニュアルなのです。

②（不必要な分まで）自分の時間を奪われたくない

これは語弊があるかもしれませんが、新入社員といえど、自分が横について1から100まで、もうちょっといえば0.1から1までもを教えていたら、自分の仕事が何も進みません。しかも同じことを何人もやれって？　勘弁してくれという感じです。
横について全てを教えてくれる先輩って一見優しそうですが、先輩は一体いつ自分の仕事をしているのでしょうか…？（煽ってないです…！私ができないので、単純に疑問に思うだけです。）

後輩の立場からも考えてみましょう。忙しそうな人に話を聞きに行くより、『常にマニュアルや資料がまとまっている場所』にアクセスし、一旦ザーッとみて欲しい情報があったら一旦それを読む。
わからないところだけ、聞きに行く。の方が、圧倒的に両者の時間が有効的に使えています。

全てをマニュアルや資料で終わらせるわけでは全くありません。一旦目を通してもらい、わからないところは直接説明します。前提条件を揃えるために、漏れのない資料が大事なのです。資料がない状態で一から説明したら、それこそ人によって教え方が違って、網羅的に伝えることが難しいですから。

③ミスが減る

マニュアルを作るんだから、そりゃそうやろ！と思うかもしれませんが、ここでいうミスはちょっと違います。
マニュアル化することで、フローを変えて固定化することができ、ミスを減らす仕組みを作れるのです。

例えば、wordフォーマットがあるけど、書き換えなきゃいけない箇所がある資料を作る場合、書き換えをミスしたり、フォーマットを更新したのに昔のものを使っている人がいたりなどの問題が発生しそうです。
例えばマニュアル化、フロー化をスプレッドシートに移管し、関数を組むことで、上記のミスがいとも簡単に減らせ、むしろ作業工数を減らすことができたりなどします。

「マニュアルがあるのになんでミスをするんだ！」という人も結構よくいますが、それは中身が悪いのかもしれません。ミスがなくなるよう、工夫できる点はありませんか？人によって解釈が異なるなどの内容になっていませんか？
こう言う場合は、この後話す「猿でもわかる」を合言葉にすると、良いと思います。

息を吸うようにドキュメントを残しておく

「そんなこと言ったってマニュアルやらドキュメントを作るのは簡単なことではない」と、いつもいつも言われます。（笑）
なんでだろう。これまであげたメリットだけでも、もう何かあったらすぐ作ろう！という気持ちになるはずなのに…

ということで、私がどんな時にマニュアルや資料を作ろうと思い、サクッと作るのか、いくつか例を挙げたいと思います。

• 新しいことを聞いて、いずれ誰かもこれやるだろうなー、教えるの自分だろうなー、と思った時

• 何かミスをした時に、マニュアル化、仕組み化をしておくことで防げたなー、と思った時

• PCのローカルデータがパンパンで大量の資料をそろそろまとめなくては…と思う時

• この仕事めんどくせーって思う時（フロー化して簡略化するか、誰でもできるようにして自分の負担を減らしたいから）

実は今まで逃げてきたマニュアル化、資料化をすることで、自分が今よりずっと楽になる可能性があります。
どうでしょう？みなさん、資料作りたくなってきたのではないでしょうか？

「猿でもわかる」を合言葉に

最後に、ドキュメント・資料作成で最も大事なことは、「猿でもわかる」レベルでわかりやすいかどうかです。

猿でもわかるというと、使う人を馬鹿にしているのか！と思われるかもしれませんが…　本当に馬鹿にしているわけではなく、作り手の基準として意識してほしいラインの目安です。
事業への理解度、ツールへの理解度は、人によってまちまちです。前提知識が何もない人が見てもわかるくらい丁寧に、一つ一つ書いておけば、誰が見ても迷いません。画面スクショを使っても、絵を描いても、動画を撮っても、なんでもいいんですが、「自分が新入社員だったらこれで仕事ができただろうか」という基準で作ると良いかなと思います。

せっかくマニュアルや資料を用意しておいても、結局ほとんど理解できずに人に聞いて回っている、みたいな状況は、それこそ無意味になってしまいますので、ぜひ意識してみてください。

以上、ついしゅ的ストック型の情報共有ノウハウでした。

私が所属する株式会社LOCKER ROOMでは、WEBTOONと呼ばれる縦スクロールマンガを制作しています。

エンタメコンテンツは感性やセンスが大事にされがちですが、市場分析やフロー仕組み化、過去の失敗を起こさないようにする対策などを会社のアセットとしながら作品を作ることが結構重要です。
実際に今の会社でも上記のような情報資産をストックしながら作品を制作しています！

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