Arc column vol.27
【有意義なミーティングにするための手法】2023/8/6(日)

先週はファシリテーターの重要性について紹介させて頂きました。
※第26回コラム
👉 https://note.com/asah1_sato/n/n1a887187bdd1

今週はミーティングを有意義かつ活発的なものにするためのファシリテーターとしての手法を紹介できればと思います。

先週のコラムでミーティングに参加するメンバーには様々な特徴や性格を持った人達が集まるということはお伝えさせて頂きました。

私の経験談になりますが活発化しないミーティングとはなかなか意見が出てこないミーティングだと思います。

このようなミーティングになる要因はいくつかあります。
・ミーティングに参加する意欲がない
・意見がそもそもない
・意見はあるが人前で話すの苦手
・正解を言わないといけないと考えてしまうなど

以上のような理由がミーティングの活発化を阻害してしまう要因ではないでしょうか。

では、このような状況にならないようにするために、活発的で有意義なミーティングに近づけるための方法をいくつかご紹介できればと思います。

①目的の明確化

ミーティングを行う際は達成したい目的を必ず共有してほしいと思います。
なぜならゴールが見えている方が道筋が立てやすいからです。

目的の分からないミーティングは方向性を見失いがちになり、無駄な時間を過ごしてしまう可能性が 高くなります。

私はミーティングで話し合う内容というのは基本的に目的達成に近づくための手段であると考えています。 つまりミーティングは目的を達成するために必要な1つのピースであり。1回1回のミーティングではそのミーティングでの目標を決めるべきだと思います。

どこまで深く議論したいのか、どこまで方向性を出したいのか、とにかくアイディアを出すのかなど。

目的と目標が明確でないと何のためにミーティングしているかが疎かになる可能性があるのということを知っていてほしいと思います。

②時間を区切り生産性を上げる

これは2つ紹介します。

1つ目は、これはあらかじめ終了する時間を決めておく。 終わる時間を設定することで無駄な会話が軽減されるので時間内で内容の濃いミーティングにすることが可能です。

終わりの見えないミーティングや会議は飽きてしまい、時間が経つにつれて考えることをしなくなり、早く終わらせることに思考が向くので、全く意味のないミーティングになってしまいます。

2つ目はミーティングの中でアイディアを出す時間10分、絞る時間7分、方向性を出す時間を5分というように細かく設定することを指しています。

細かく時間を設定し、あえて時間制限をつけることで意見が活発化します。 また、何について考えれば良いかが明確なので、アイディアを出す側も意見を話しやすくなります。 この時にホワイトボードとかに時間を書いて可視化し、メンバーにも意識させることも大切ですね！

③対象のメンバーをしぼり、当事者意識を持たせる

ミーティングのテーマによって対象者を絞り、少人数にすることで当事者意識を持たせることも大切です。 全員が共有してほしいからといって、テーマにあまり関係ないメンバーまで参加すると、そのメンバーは自分には関係ないからと当事者意識がない、ただいるだけ、ただ聞くだけのミーティングになってしまいます。

そしてこの雰囲気というのは伝染し、全体の雰囲気が活発しない方向に行く可能性があるということを把握しておい て下さい。

なので、ミーティングのテーマに必要なメンバーのみ招集することで、自分が集められたメンバーである意識を持たせることで発言力、傾聴力は格段に上がり、結果的にミーティングが活発化すると思います。

④オープン質問とクローズ質問を使い分ける

オープン質問は、とにかくアイディアや意見をたくさん出してほしい時や人前で話すことが苦手ではない人に対しては非常に有効的です。

つまり、アイディアや意見に制約を設けないということです。 これによりミーティングや議論の幅が広がり、アイディアの連鎖を期待できます。

ですが、アイディアをたくさん出して欲しい場面でオープン質問を使う際、 ファシリテーターに人には伝えてほしいことがあります。

1つ目は正解は無いので思ったことを全て発言してほしいと伝えること。2つ目は周りの人いきなり否定せず、まずは承認するということ。この2つは皆の前で必ず明言して下さい。

意見を出す側はやはり周りの反応を気にします。 しかし気にしてしまった時点で本音は出てきません。 なので、メンバーの【心理的安全性】を保つために必ず伝えるようにして下さい。

続いて、クローズ質問はどのような時に有効であるかというと、 ある程度意見が出てまとめる段階の時や意見はあるが話すのがあまり得意ではない人に意見を求める際に有効的です。

これは選択肢を挙げて質問することや2択の質問にすることで回答の制限を設けるということです。

アイディアや意見がたくさん出てきて、その中から方向性を絞っていく時にとても役に立ちます。 また、あまり意見が出てこない人や話すが苦手な人には2択にすることで回答しやすくなるので、 自分の意見を伝えやすくなります。
 
参加しているメンバーの性格や特徴を掴みながら、オープン質問とクローズ質問を使い分けてみて下さいね！必ずミーティングは活発化すると思います。

⑤資料をあらかじめ配布しておく

ミーティングの目的やテーマ、議論する内容等についてあらかじめ資料を配布することで、ミーティングを開く説明の時間を短縮でき、いきなり本題に入れるので無駄な時間を削減できるというメリットがあります。

この時にあらかじめ資料に目を通してもらい、考えや意見を持ってきてもらうようにしておくと尚良いでしょう。

また、ミーティングする内容について何も把握しないで参加するのと、目的やテーマについて把握した上で参加するのとではミーティングの入りの温度感が全く違うと思います。

参加する側も準備ができるので、その場になって考えるより、より深い意見を期待できます。

つまり、大事なのはミーティングを有意義にするためのファシリテーターの準備です。これを怠るとなんとなく終わってしまうミーティングになってしまうのではないかと私は考えます。

なので、必ずどのように進めていくかなどの事前準備をするようにして下さい。

本日伝えさせて頂いた5つの手法はごく1部だと思います。 ファシリテーターをする人によってやり方も考え方ももちろん違うでしょう。

でもそれで良いのです。

場数を踏み、経験値を積むことで自分に適したやり方、場面によっての使い分けなどを身に付けていって下さい！

今回なぜ、2週にわたってファシリテーターについてお伝えさせて頂いたかというと、 現役の選手や指導者、スポーツ界に限らずこのようなことを深く考えてミーティングをすることはそこまで多くないのではないかと思ったことと、正直、私は現役時代にここまで考えてファシリテーターできていなかったからです。

なので、現役でプレーしてる選手やスタッフの皆さんはミーティングを行う機会が多いスポーツ界にいるからこそ、 その環境を活かしてほしいと思いますし、ファシリテーターをする機会がある人も有意義なミーティングをするためにファシリテーターついて考えてほしいという想いを込めて先週と今週に2週にわたってお伝えさせて頂きました。

基本的なことかもしれませんが、まずは基本から取り組んでってほしいと思います。

皆さんにとって少しでもヒントや参考になって頂けたら嬉しいです！

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  佐藤 旭