「書く」という行為には、色々な側面や効果がある。物事を整理したい時や感情を表現したい時、何か記憶に留めておきたい時など、「書く」ことの恩恵はとても大きい。

目の前の仕事を、まずは見える化する

1週間が始まる月曜日。「さあ朝からもりもりがんばるぞ！」とPCを開くと、返信が必要なメールやメッセージが多く残っていたり、突発的な依頼がきていたりすることもある。

それ以外にも、週末になんとなく考えていた「あの仕事にそろそろ着手しよう」みたいな業務も考えだすと、頭が次第にこんがらがってくる。

私は個人事業主として働くようになってから、複数の会社と仕事をさせていただく機会に恵まれた。すると、それぞれの会社からどのくらいの仕事量を今自分が受けているのか、少し見えづらくなってしまうこともあった。

そこで重宝したのが、「取り組んでいる仕事を文字にする」作業だ。

項目ごとに、とにかく細かく書く

一度仕事内容を整理したい時におすすめしたいのは、とにかく細かくタスクを洗い出すこと。例えば「SNS更新」などとまとめずに、「FB更新」「Twitter更新」などと分けると、より具体的に自分が担当している仕事内容がみえてくる（ジョブディスクリプションに似ているかも）

＜A社のご依頼＞
ブログ作成
FB更新、Twitter更新、Instagram更新
ウェブスケジュール作成
Googleアナリティクス確認
LINE配信
メールマガジン作成、配信
プレスリリース内容確認

ある程度項目を挙げたら、それぞれの仕事にどのくらいの時間がかかっているかも記載してみる。そうすると、だいたいのスケジュールが見えてくる。

＜A社のご依頼＞
ブログ作成（1日30分）
FB更新、Twitter更新、Instagram更新（1日30分）
ウェブスケジュール作成（1週間に30分）
Googleアナリティクス確認（1週間に15分）
LINE配信（1週間に15分）
メールマガジン作成、配信（1週間に15分）
プレスリリース内容確認（1日15分）

こうした「指標」を作成すると、「今日はなぜこんな時間まで働いてしまったのか？」「今週はプライベートの用事に時間を使いたいけれど、どう工面しようか」なども考えやすい。

見える化が重要だということは色々なところで言われているが、個人的にはなんとなくバタバタしている状態から、なぜバタバタしているのかがわかってくることが最大のメリットだと思う。タスクを書き出して「あれ、案外業務は少ないのになぜこんなに忙しいのだ？」となったとしたら、まだリスト化できていない「メールチェック」「slackでの突発的な依頼の確認」などに、時間がかかっている可能性もある。

タスク管理ツールasanaを使ってみる

こうした見える化をサポートしてくれるツールとしておすすめしたいのが、タスク管理ツールのasanaだ。

Facebook出身の経営者2人が立ち上げたこちらのサービス。実はFacebookの立ち上げ時、スタッフみんなが満足するプロジェクト管理ツールを見つけられず、技術チームが独自にツールを開発して、Facebookが無事に立ち上げられたというストーリーがある。その管理ツールをベースに、当時の開発者がスピンアウトして立ち上げたのが、こちらのasanaだ。開発ストーリーも素敵…！

asanaでできるのは、こんなこと

・個人タスクの管理
・プロジェクトの管理
・サブタスクの追加でタスクの階層化
・SlackやGoogleドライブとの連携

個人事業主の方にもasanaをおすすめしたい理由

色々な記事をみていると、asanaは社内や外部とのタスク管理ツールとして使われているシーンが多い。だが私のように個人事業主やフリーランスの立場でも、とても助かるツールである。複数の会社と仕事をさせていただく際に、それぞれの会社ごとにタスクの一覧を作成できるうえ、視覚的にもわかりやすい。

納期や請求書管理など、自分自身のリマインダーとして…

・タスクに「期日」を設定すると、メールでリマインドしてくれる。
・ついつい忘れがちな月末の請求書作成など、定期的に発生する事務作業も定期タスクとして追加できる（リマインドできる）

情報をまとめておくツールとして…

・タイムライン形式ではなくタスクごとにコメントやリクエストをつけられるので、後からまとめて情報を探しやすい。
・Asanaを議事録代わりに使うなど、自分なりのアレンジがしやすい。

私は無料プランで十分助かっており、ご関心のある方はぜひチェックを。使い方に関しては、下記の記事がよくまとまっているかと思います。