さまざまな業務でIT化が加速している中、契約締結に関しては従来の状況から変化が見られません。そこでヒューマングループでは「電子契約利用推進プロジェクト」を今春から始動。グループ各社が主導する取引会社との契約締結において、2024年3月までに50％の電子化達成を目標に掲げています。プロジェクトを推進する、ヒューマンホールディングス株式会社の山岡泰志さんと本木温子さんにお話を伺いました。

——まずは「電子契約利用推進プロジェクト」の概要を教えてください。

山岡：　現在、紙ベースで行っている契約書締結の電子化を、グループ全社的に導入することが目的です。現時点で電子化は法律で義務づけられているわけではありませんが、コスト削減や契約締結までの時間短縮などメリットも大きい。そこで今年度から当グループでも、本格的に利用の推進を始めることになりました。グループの掲げる「生産性向上120%達成」へ向けての、一つのエンジンになると考えています。

——本プロジェクトにおける、本木さんの役割を教えてください。

本木：　システムの導入を山岡部長が担当されたあと、５月からプロジェクトメンバーとして加わっています。電子契約は導入されたばかりなので、制度やルールが整っていない部分があるのですが、私はそうした面の整備と、グループ各社の担当者に対する電子契約の周知および運用サポートを行っています。

——プロジェクト推進にあたって、どのような点に注力されていますか？

本木：　まずはとにかく、皆さんに電子契約を知っていただくことです。どうやって使うのか？　どれくらい便利なのか？　メリットは何なのか？　当初は、私自身もよくわかっていない部分がありましたが、これでは利用していただく側には伝わらないと考え、電子契約のメリットや運用フローを整理した資料を作成しました。手続きがイメージしやすいよう、視覚化を意識して作成したので、ぜひ目を通していただきたいです。また、複雑なマニュアルは見てもらえないでしょうから、システムの簡易版マニュアルも新たに作成中です。

——電子契約の利用を広めるために必要なことは、何だとお考えですか？

本木：　グループ各社に電子契約の担当者がいるのですが、この方々の協力なくして利用は広まっていきません。積極的に利用したいという会社もあれば、難しいと感じている会社もあり、事情はさまざまです。そこで各社の担当者の方々から、電子契約に対する考えを聞かせていただくようにしています。利用をためらっている方には、「どういうことに困っていますか？」と相手の言葉を引き出すように努め、小さな心配を取り除くよう、ツールの紹介などの具体的なアドバイスをお伝えしています。ときには想定外の意見を聞くこともありますが、相手の立場になって、どうすればいいのかを一緒に考えていこうと心がけています。

——プロジェクトリーダーの山岡さんから、本木さんに伝えていることは？

山岡：　これまで本木さんが携わっていた法務の仕事は、リスクマネジメントに関わることが多かったんですね。これはだめ、これは危ないと、どちらかといえばブレーキを効かせる役目でした。ところが今回のプロジェクトは、そうではない。誰にとってもメリットを感じられるシステムの利用推奨なので、普段の仕事とはスタンスを切り替え、アクセルを踏んでプロジェクトを推進していってほしいと思っています。

本木：　もともと法務は、事実確認をしないといけない部署です。どういうことが起きているのか、それに対してどういう判断をしなければいけないのか。そのために事実をヒアリングし、相手方の出方を想像した上で、解決策を提示する。今回のプロジェクトでやっていることも、本質的にはそれと同じだと感じています。皆さんの結論が「やっぱり導入は難しいな」とならないよう、「これならできるかも」と思っていただけるような告知や提案をしていきたいと考えています。

——あらためて、電子契約導入のメリットを教えてください。

本木：　大きく分けて以下に挙げるような３つのメリットが考えられます。

１）１件あたり約3,000円の経費節減効果が期待できる。
２）課税対象の契約内容であっても、印紙税が不要。
３）契約締結までの時間短縮が可能。
 
とくに３）については、金額に表せないメリットを感じていただけるのではないでしょうか。月末や年度末など、「どうしてもこの日までに締結したい」といったことが現場では多々あると思います。そのようなケースでも、電子契約を利用することで即日に契約を完了できるのです。もちろん、相手方のご理解があってのことですが。だからこそ取引先と直接関わる皆さんからも、電子契約の利用を相手方にご案内いただきたいと思っています。間違いなく、お互いのメリットになりますからね。

——最後に、グループ各社の皆さんに対してメッセージをお願いします。

本木：　契約の締結に関する書類の取り交わしは、会社にとってとても重要な業務です。そのため、これまで手続き面で多くの時間と手間をかけていました。電子契約は、そうした契約手続きの核となる部分を残したまま、印紙を貼る、製本をする、送付状を準備する、郵便局に持っていくといった、さまざまな手間を削減できるシステムです。
　また、契約書はシステム上で管理されるため、いつでもどこからでも確認できます。システムを利用することで、より安全に、効率よく業務を進めることができるでしょう。グループ各社の皆さんが使いやすいよう、システムや制度をどんどんアップデートしていきますので、ぜひ利用してみてください。

＜ヒューマンホールディングス株式会社・会社概要＞
　ヒューマングループは、教育事業を中核に、人材、介護、保育、美容、スポーツ、ITと多岐にわたる事業を展開しています。1985年の創業以来「為世為人（いせいいじん）」を経営理念に掲げ、教育を中心とする各事業を通じて、労働力不足、高齢化社会、待機児童問題など、時代とともに変化するさまざまな社会課題の解決に取り組み、独自のビジネスモデルを展開してきました。
　人と社会に向き合い続けてきたヒューマングループは、いま世界全体で達成すべき目標として掲げられたSDGs（持続可能な開発目標）にも積極的に取り組んでいきます。SDGsへの貢献を通じて、「為世為人」の実現を加速させ、より良い社会づくりに貢献していきます。

https://www.athuman.com/

※2022年7月に取材した内容に基づき、記事を作成しています。
　肩書き・役職等は取材時のものとなります。