インハウスデザイナーが、実際に使っている情報共有ツールたち

こんにちは、SmartHR でデザイナーをやっているbebe(@watabebe)です。
こちらは「Design Tools Advent Calendar 2018」14日目の記事です。

最近はチームでの取り組みについて考える場面が多く、他社ではどのようにチーム作りをしているのかとても関心があります。であれば、まずは自分たちのチームのことを紹介してみようと考え、今回は「ツール」を切り口としたチームの話をしたいと思います。

2018年のトピックはチームができたこと

今年も残すところあと半月くらいでしょうか。
2018年を振り返ってみると、僕にとっての最大のトピックは「社内にデザインチームができたこと」かなと思います。

2016年11月にSmartHRに僕が1人目のデザイナーとして入社して以降、今年に入るまでデザイナーは僕1人だけでした。
それが2月に1人増え、10月には3人も増え、現在は合計5人のチームとなりました!

人が数名増えるだけで、環境が圧倒的に変化したことを実感しています。
デザイナーが会社にコミットできる領域が広く・深くなる、デザインの話が毎日できる(これが何より嬉しい)、各メンバーのバックグラウンドもDTP・Web・UIと多様で、おかげさまで日々刺激を受けまくりながら働いています。

チームができたらコミュニケーションが生まれた

さて、人が増えてチームができると、必然的にコミュニケーションが発生しますよね。
コミュニケーションといえば、弊社は情報をかなりオープンにしていることが特長です。

朝会、日報、全チームが議事録・商談時のメモ・経営会議の内容をQiitaTeam上で共有、ユーザさんのご意見が流れてくるslackのチャンネル、果ては会社の銀行口座の残高が全社員参加の会議で共有されていたり(これを伝えるといつも驚かれます)、とにかく様々な情報が全社的に共有されています。
おかげで会社の中で今どんな動きが起きているのか、よくわかります。

話を戻しますと、僕らもチームができたことで、今までは必要のなかった(人がいなかったのでそりゃそう)デザイナー同士の情報共有の仕組みを作る必要が出てきたわけです。

本題: 日常的にチームで使用している情報共有ツールをご紹介します

というわけで、できたてほやほやのデザインチームが「情報共有のために使用しているツール」をご紹介します。

実は、メンバー全員ゼロからのチームづくりは未経験です。
僕自身、これまで働いてきた職場で制作ツールに関しては興味を持ってこだわってきましたが、情報共有ツールに関してはそこまで...。
そのため、ここにきてツール探しも運用も手探りで行ったり、エンジニアなどの他職種のメンバーが使っている便利そうなツールを同じく使ってみて学習しています。

少しでも同じような境遇の方の参考になれば、と思います👍🏽
またこちらのブログを読んでいただいた方で、もっと良いツール・やり方知ってるぜ!という方、ぜひコメントを頂ければと思います。
では早速いってみましょう。

サービス系ツール

Slack
言わずもがななSlackです。日々の連絡はここで行っています。

デザインチーム内で使用している主なチャンネル
・#design:業務連絡
・#design-review:デザインチームのレビュー用画像共有
・#design_tips:デザインに関するtips共有
・#design_biz:セールス・マーケティングなど、ビジネスサイドのデザインに関わる意見交換
・#design_products:サービスのUI・UXのデザインに関わる意見交換

細かなやりとりも流れを把握できるし、簡単なファイルの受け渡しもできるので、業務コミュニケーションのほとんどをここで行っている方も少なくないのではないでしょうか。

(↑Sketchデータのカラーモードのやりとりをする日常風景)

Slackを使っていなかった頃はどうやってコミュニケーションを取っていたのかもはや思い出せないくらい、僕はこれがないと仕事ができない身体になっています。

(↑人が増えて、イベントの情報共有も活発になり最高!)

Backlog
チーム内で今後取り組みたいことの管理
に使用しています。
・UIの共通化をはかりたい
・デザインレビューの仕組みを作りたい
・カラーガイドを作ろう
・グループの方針を決めたい
など、チーム内で意識を揃えて取り組む課題が増えてきました。上記のような課題をBacklogで管理しています。

初めは、やりたいことを思いついたら各自Trelloにピックアップしていったのですが、あれよあれよと増え出し「そういえば、あれどうなってましたっけ..?」「いつまでにやります?」「優先度決めたいですね」という話が生じ、詳細を具体的に決めないとなかなか前に進まないなと...。

そこで、
・いつまでに(ガントチャート)
・どんなタスクが(タスクの親子設定)
・誰が(担当者)
・どの分野の(カテゴリ)を
これらを管理・設定できるツールを求めた結果、Backlogに行き着きました。

欲を言うと、これらに加えてカンバンボードでさらに細かい進捗管理もできたら最高で、機能追加していただけたらもう手放せなくなっちゃいます。(という遠回しなBacklogさんへの願い...届いてくれっ...!)

Qiita Team
議事録、施策の考察やデザイン設計のまとめ、勉強会メモなど、まとまった文章形式の情報を共有をしています。
例えば、以下のような内容です。
・MTGの議事録
・検討中のデザイン案のまとめ
・参加したイベントのメモ
・Sketchのオススメプラグインまとめ
・チームに入ったらやること(準備やルールなど新しいメンバー向け資料)のまとめ記事

全社員がQiita Teamを使用しているため、プロジェクトのMTG議事録にカンプを載せておいたら、プロジェクトに関連のないセールスメンバーなど他チームからレビューコメントをもらえたりします。最高か!

ただ最近だと、
・全社員の情報が集まっているため、デザイン関係の記事を探しにくくなってしまった
・プロトタイピングツールと連携できたらなお嬉しい
といった課題・要望も生まれているため、これらを解決すべくチーム用に新たなツールを検討しています。


Abstract
Sketchデータのバージョン管理ツールとして有名なAbstractです。制作系ツールなので迷いましたが、敢えて取りあげてみました。

最近、プロジェクトを横断した共通 UI Components の制作を始めたり、メンバー共通で使用する画像をまとめ始めたのですが、その際の連絡・作業のレビューなどで使う場面が増えてきました。
やっぱり実際に使うデータに近いところで会話したほうが便利ですよね。

Hackmd
共同編集のできるメモツールです。
ここでMTGの議事録をとり、QiitaTeamに転載(清書)して管理するように、インスタントに使用しています。

余談ですがQitaTeamを使用していることもあり、全社員が職種関係なしにMarkdown記法を使用しています。
お恥ずかしながら、入社するまでMarkdown記法に触れたことのなかった僕は、共通のスタイルでメモを書ける/見れることに、当時かなり驚きました。今ではこれもSlack同様に便利すぎて、無くてはメモを取れない体に...。

MTG系

ツール?と疑問なところですが、情報共有という観点では上記のサービス系と同じくらいに重要なオフラインツールと考えているので紹介してみます。

・朝会
今日の活動共有を毎朝5分ほどで行っています。
スタートアップはスピードが命なので、状況の変化も激しいです。
おおまかに各自が今何をやっているのか(社内で何が動いているのか)を共有することでキャッチアップしています。

また、メンバー同士の体調の具合、出社している/いない、の確認の場としても使っています。
Slackでのコミュニケーションが増えたことで、油断していると、連絡はとっていたけど実は今日〇〇さん社内にいなかった、なんてことが発生し得るので。

デザイン定例
週単位での業務の状況共有のために、1時間/毎週1回で行っています。
ここで具体的に共有しているのは次の3つです。

・各自のKPT
良かったこと・困っていること・今週取り組むことをシェアします。

・業務の健康状態

各自の業務の健康状態を「天気」で共有しています。雲りであれば、何か今後課題がありそうなのか?どうすればそれが晴れるのか?など共有し、アラートを上げやすい状態を作っています。

・タスクの進捗内容共有

各メンバーが取り組んでいる案件の内容、採用活動の進捗を共有しています。
今はそれぞれ別のプロジェクトに参画しているため、ここでの共有内容がそのまま他メンバーの取り組みを知れる重要な場です。

デザイングループモム会
中長期的にグループで取り組みたいこと、グループ全体に関わる課題を議論しています。
話を揉む、ことから「モム会」という名前を使っています。(これの全社版で「モム会議」というものもあります)

事前に挙げておいた議題をざっくばらんに議論し、方針を決めています。
最近では
・新しいメンバーの受け入れ体制をどうする?
・制作ツールのプラグインを共有するよ〜
・OOUIの読書会しようぜ
・デザインレビューのやり方どうする?
などの議題がありました。
デザイン定例(1時間)の30分を使って行っています。

デザインレビュー会
クオリティの管理、案件で困ったときのアイデアを募る場として設けています。
レビューを受けたい制作物は、普段からSlackのレビュー用チャンネルにアップし、隔週に1度のレビュー会でその中からピックアップして全員でレビューします。


15分を目安に、レビュイーはレビューを受けたい観点と制作物のコンテキストを説明と、レビュアーである他のメンバーがそれに対するアイデアや意見を出し合います。


3.新しいツールや仕組みは、カジュアルにはじめてカジュアルにやめる

話題になっている新しいツールを使ってみる、ということもままありますが、基本的には現状の課題を元に「何のために、何の情報を、どんな形式で共有するか、運用しやすいか」
主にここを抑えながら導入を検討しています。

新しいツールの導入には学習コストがかかりますし、そもそもツールじゃなくていいんじゃない?ということも少なくないですよね。
使うこと自体が目的になって、形骸化してしまうことは懸念の一つです。

とはいえ結局の所、試してみなくてはわからないことがほとんどなので、まずはカジュアルに試しながら、新しいものを取り入れています。
そして、合わなくなった方法もまたカジュアルにやめて、その時々の状況・環境に合う方法にチューニングしています。


以上、SmartHR デザインチームの情報共有ツールをご紹介しました。
今後も少しずつチームの取り組みについてシェアしていこうと思います。

少し早いですが、皆様良いお年を!

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