仕事をしていると必ず、企画やデータを提案書にまとめたり、報告書を作ったりと、資料を作る機会はたくさんあります。

でも、せっかく良いアイデアや提案内容が資料に記載されていても、デザインやレイアウトのせいで何が重要なのか分かりにくくなってしまい、相手に要点が伝わらず、作成に充てた時間が無駄になってしまった経験はありませんか？

「でも、結局何に気をつけたらいいのかよくわからない・・・」

そう悩まれる方も多いのではないでしょうか。私もその一人でした。

今回は、読み手が労力をかけずにスムーズに理解してもらうデザインで注意するべ4つのポイントを厳選しました。

フォントは目的に合わせて選ぶ

普段なんとなく選んでしまいがちなフォント。実は、日本語は「読んでもらうこと」に適したフォント、「見てもらうこと」に適したフォントの２つに分けることができるんです。

・長文には明朝体
長い文章を書く場合と提案書など短い文章を記載する場合とで、フォントを使い分ける必要があります。

ではどのようなフォントがそれぞれのケースでベストなのでしょうか？

下記の2つの文章を比較してみてください。

左図のように長い文章を読む時にゴシック体の太字を用いるとします。
黒々とした書面を見続けてしまうことで目に大きな負担がかかりませんか？

下記のようにある程度の分量の多い書類を作成する際に、ほっそりとした書体である明朝体を使われるのは目の負担を軽減するという理由があります。

新聞や小説で明朝体が使用されるのはそのためです。

・提案書にはゴシック体
スライドは一般に要点だけを端的に説明し、プレゼンテーションの補助的な役割をするものです。つまり、「読む」ことよりも「見る」ことが重要視されます。

そのため、左の明朝体のスライドは、横線が細くてかすれ読みにくくなってしまいます。一方ゴシック体は端的な文章でもくっきりとした輪郭なので視認性が高くなります。

また、中でもプレゼン資料におすすめなのは、メイリオ、游ゴシック体です。
上記の書体はどの文字を使用しても太さが一定なだけでなく、太字にしても書体がつぶれず、誤読を防ぐ効果があります。


フォントを特に選んでいなかった方、是非試してみてください。今までの資料がぐっと読みやすくなりますよ。

1スライド・1メッセージ

資料を作成していると、本当に伝わる内容になっているか不安になりあれもこれも、、とつい色々なポイントを詰め込みたくなりますが、これをやってしまうと読み手はどこが要点なのか分からず、読み手は（？）が頭に浮かび、せっかくの良い提案も伝わりません。
これを防ぐために、1スライドに記載するのは必ず１つのメッセージにしましょう。

こうすることでぐっと視覚的な情報が伝わりやすくなり、プレゼンの説明にも耳を傾けてもらいやすくなります。

左グラフ、右メッセージ

グラフとポイントを記載するときは、基本的に「左にグラフ　右にメッセージ」が一番伝わりやすい配置なんです。

よくグラフの上にタイトルやポイントを記載した資料を見かけますが、これ、実は頭に入りにくい配置なのだそう。下に記載するのはもってのほか。(私も試した時目からウロコでした)。

これは人間の右脳と左脳の働きに理由があります。

左脳は言語や計算を処理する働きがあるのに対し、右脳はイメージや直感に紐付いているのだそう。

右から入る情報は左脳で判断し、左から入る情報は右脳で判断します。

この脳の仕組みを活かし、左にイメージ画像やグラフを配置し、右に文章を配置することで、目線を大きく動かすことなく一瞬で理解してもらえる資料になるんです。

強調したい箇所は白抜きで

このポイントに驚く方は多いのではないでしょうか。

よく重要なポイントは赤や青で強調するのが分かりやすいと思ってしまいがちですよね。

しかしある実験の結果、最も視覚を誘導しやすいと判明したのは、意外にも「白」だと判明したそうです。

とくに効果があるのは、余白の「白」と白抜き文字の「白」。

伝わってほしいことの周りに余白を増やし、黒い背景などに白抜きの文字を使うことで効果的にインパクトを残せるようになるのだそう。

また、「白抜きの文字」は、聞き手の記憶に長く残っている確率も高くなるのだとか。

そこで、資料の中で重要な文字だけを切り出して別スライドにして、黒背景で白抜き文字を強調すると、聞き手の印象に強く残すことに成功したという実験結果があります。

白抜き文字でまず結論を伝えて、「詳細は次のスライドに記載してあります」と発言することで、伝わってほしいことがうまく伝わる資料になるのだそうです。

いかがでしたか？
今回はデザインや構成の面から資料作成のポイントを紹介しました。

少しの工夫をするだけで、ぐんと読みやすい資料にアップデートできそうですよね。
提案書作成で悩んでいる方の力になれば幸いです。

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