チームのためのタスク管理ツール Bizer teamのプロダクトマネジャー 田中です。仕事より家事が苦手です。

私たちが作っているBizer teamというツールは、チームのタスクを可視化して共有することで現状の仕事をスムーズにするというベースに、その業務を改善してブラッシュアップしていく（→生産性が向上していく）という大事な概念が含まれています。

ただ、この概念、なかなかに伝わりづらいものです。「業務改善」という画数の多い言葉のせいに違いないと思ったので、今回は「業務改善」を私の苦手な家事に置き換えて考えてみることにしました。

業務改善の2パターン

ここでは、業務改善を2つのパターンに分けて考えたいと思います。その差は「コストがかかるかどうか」です。

その1  コストがかかる業務改善

一般的に「業務改善」という言葉で思いつくものはこちらですね。コストには、実際のお金だけではなく（一定以上の）人的なコストも含みます。

家事でいうと、お掃除ロボットや乾燥機付き全自動洗濯機などの家電の導入、家事代行の利用などが該当します。夕食の準備を曜日で分担する、などの夫婦間での役割変更も、意外とトレーニングなどコストがかかるので注意が必要です。（今までやったことがないことは、やる方も教える方も大変です）

こういったコストがかかる業務改善はいざやろうと思っても、関係者間で検討が必要なので期間も労力もかかります。費用対効果など考え始めると心が折れそうになります。

その2 コストがかからない業務改善

一方、日常の仕事や家事の中にはほとんどコストがかからない業務改善もたくさんあるのです。ひとつひとつは効果が小さくても、日々積み上げていくことで確実に効率はあがっていきます。

家事でいうと、動線を見直す、収納方法を変える、など。洗濯物のたたみ方を変える、といった「伊藤家の食卓」に出てきそうなのもありますね。

話が逸れましたが…

コストがかからない業務改善は、劇的な変化はなくとも、簡単に手をつけることができてすぐに効果も現れます。

業務改善に必要なスキル

「コストがかからない業務改善」は絶対にやった方がよいです。（家事でも仕事でも）ただ、これをやるには必要なことが2つあります。

①現状把握: 自分が、今「なぜ」「何を」「どのように」やっているのかを客観的に把握すること

とにかく意識して可視化します。家事であれば、洗濯の一連の流れを、洗濯物の置き場所から洗濯→干す→たたむ→しまう、とといった具合です。その後、各手順をさらに細かく作業レベルで洗い出します。（できれば書いた方が俯瞰して見やすいです）仕事も同じで、今やっている業務を「どのように」やっているのかを細かく洗い出します。

②課題発見/解決: そこにどのような課題があり、どうすれば改善できるのかに対する考察

こちらはちょっとスキルが必要です。①で洗い出した手順を見て改善できそうな箇所を探していくのですが、ひと目で気付くようなものもあれば、解決できそうなアイデアを知っていなければ思いつかないようなものもあります。「Tシャツを一瞬でたたむ方法」なんて知らなければ絶対思いつきません。ただ、一度「Tシャツを一瞬でたたむ方法」を知ることで、今度はもしかしたら靴下ももっと早く扱いやすいたたみ方ができるかも、と過去の経験を応用して使うことができます。その想像ができれば、ネットで調べることも人に聞くこともできるので、きっかけを思いつくか、というスキルがとにかく大事です。

この「思いつく」というスキル、知識や経験も必要です。最初のうちは、先人やプロに頼るのもよいかなと思います。（私は近頃、家事効率化系の本を読み漁っています…）

家事と仕事の違い

家事の場合「先人やプロに頼るのもよい」と書きました。もちろん、仕事の場合も同じです。ただ、家事と仕事の大きな違いは、関係者の数です。家事の場合は、大家族を除けば多くても子供を含めて5人くらいです。戦力になる人数はさらに限られます（メイン1-2人という場合がほとんど）。それが仕事の場合には、関わる人数というのはたいてい複数人になります。

そうすると、②課題発見/解決で使えるノウハウやスキルが、人数に比例して増えます。チームで共有して改善を実施していくことで、さらにメンバーにノウハウやスキルがつく、という効果もあるのです。

日々「コストのかからない業務改善」が当たり前に行われているチームでは、いざ「コストのかかる業務改善」を行う場合にも、課題や解決策に関する検討スピードも早くなります。日々改善をしていれば、「ここはコストをかけた方がよい」という点について関係者の認識が合うはずだからです。

まとめ

可視化→共有→改善、のステップを繰り返すことで、それがチームの当たり前になり、あえて言わなくても業務改善が行われる、そのような自走するチームに変化していきます。それを実現するのが、私たちが作っているBizer teamです。気になった方はぜひお気軽にコメントください。