【kintone概要有】kintoneを活用した受注管理・請求書アプリ

中小企業が小さく始められるDXの進め方

2023年5月2日 15:33

受注管理を紙（FAX）で行なっていてデータが溜まっていかない！
受注内容・情報を管理できていないといった課題を抱えている中小企業は少なくありません。

色々とツールを検討したけど、結局何をしたらいいのか分からないから行動できないといった悩みを抱えていませんか？

今回は、kintoneを使って受注管理〜請求書発行のアプリを作成しました。
この記事に書いている内容はプログラミンの知識はいらず、ノーコードで構築できるものです。

変化の激しい時代には社内の変化に柔軟に対応できるノーコードツールを使ってデジタル化をしてほしい！

kintoneって何ができるの？という概要含めて解説しています。

YouTubeでも解説しています。動画では入力フローもお見せしているので分かりやすいかもしれません！↓

キントーンとは一体なにモノ？

ズバリ、「スマホのようなモノ」です。

スマホの中には：チャットするLINE、メモを取るメモアプリ、動画をみるYouTube、読書するためにKindleなどなど、ジャンルの異なるアプリをスマホをいう「箱」の中で全て管理していますよね。

上記のようなプライベート系アプリに加えて
私は、情報共有にslack、業務管理にnotion、kintoneアプリも入っているので、仕事もプライベートの管理もスマホの中でほぼ管理しています。

キントーンもスマホに似ていて、
会社の中に存在する色んな仕事：受注管理、案件共有、請求書発行、日報などのアプリをキントーンという名の「箱」の中で管理するモノです。

スマホと違うところは、それらの「お仕事アプリ」等を自分たちの会社の業務に合わせてカスタマイズで中身まで作れちゃう、ところ。

業種が同じでも、業務フローや業務内容は会社ごとに大きく変わります。会社内の「ユニーク」な部分に合わせてアプリ（システム）を作れるのがキントーンの便利な部分。

しかし、他の専門ツールとは違いキントーンは「私はこれが得意だ！」と何かに特別特化していないので「結局、何ができるの？」が分かりづらく理解の難しいツールの１つでもあります。

（私自身も、キントーンの概要を聞いた際に「え、それエクセルでもできるけど、そのツール必要？」と言ったことを覚えています。）

どシンプルな受注管理〜請求書

キントーンでは、受注アプリ〜請求書発行のアプリを作成することが可能です。
紹介するサンプルアプリはかなりシンプルに作成していますが、これに自社ならではの肉付けをしていけるのがキントーンです。

自社に当てはめるなら「こんなことできないかな？」という視点で読んでください。

今回作成したシステムの大枠はこんな感じです。

入力の流れは、
①顧客さんからの注文
②受注管理アプリで注文内容の入力
③合算請求書が月末に作成されている

受注管理の入力

得意先名
┗「得意先マスタ」に保存されているデータを引っ張ってきています。得意先マスタ内に保存されている「得意先No」と「締め日」も一緒に引っ張り出して表示されるように設定しています。

商品名
┗「商品マスタ」と連携しています。商品マスタ内には「商品金額」や「税率」を保存しています。

計算ができる
画面下側には、商品の合計金額を計算するフィールド（四角い窓の部分）があります。キントーンでは、簡単な計算をすることも可能です。

インボイス制度が10月から開始されるので、このアプリでは税別８％と１０％を分けて表示しています。

最後に保存ボタンを押すと、受注アプリの入力は完了になります。
ここからさらに入力項目を追加することができます。

例えば

注文の備考欄
注文のステータス
商品の種類を追加

この辺りは、「どの情報を管理したいのか？するべきなのか？」を軸にアプリ内に追加する項目を決めていきます。

（他にも、「同じ商品を扱っているけど、顧客ごとに商品の値段が違う」といったことにも対応が可能です。）

kintoneの限界

ここで、請求書発行の説明をする前に理解しておくべき点があります。
キントーン標準機能では「合算請求書」の作成ができない！

キントーンはできることも多いですが、標準機能では「できないこと」があるのも事実です。そんな時は、プラグインと言われる拡張機能をキントーンに追加することでキントーンの限界を超えていきます。

（※無料のプラグインもありますが、基本的にはプラグインもキントーン1アカウントごとに費用がかかります。月額で費用が発生するものがほとんどです。キントーン構築前に「どこまでをキントーン化（デジタル化）したいのか？のゴールを決めておくことが大事です。そうすれば、構築前に費用を知っておける、構築途中で追加の費用が発生しづらい）

今回は合算請求書を作成するために、KrewData（クリューデータ）というプラグインを使います。