こんにちは。久しぶりのnote投稿になります。
今回は、支援企業さんの事例について書きたいと思います。
少し前にツイートした内容なのですが、ツイートではやはり流れていってしまうのでしっかりと書き留めておきたいな…と思ったので。

その時のツイート👇

デジタル化の進め方、デジタル化の形は様々で、「受注管理」１つとっても中身の内容は各企業様々です。

自分たちの業務がどのようにデジタル化できるのか？そもそもツールは存在するのか？毎日忙しい中でツールを上手に選定するのも大変だし、難しいもの。
まだまだデジタル化の進まない企業は多いようです。

テレビCM、タクシーでのCM、広告でも「デジタル化」「DX」関連のものを目にしない日はないと思います。

そんな中でも、できるだけ自社にあった最適な一歩を踏み出すために私ができることといえば今までの事例や経験を共有して「こんなこともできるよ」を知ってもらうことではないか、と。

今回は、『申請業務』のデジタル化事例を詳しく共有します。

「大変だ、事務さんがコロナにかかったら仕事ができなくなってしまうなあ」 

製造業で100名ほどの従業員を抱えるこちらの企業では、従業員が作業服などの備品を購入する際の「申請業務」の処理作業に月33時間ほど費やしていました。この作業を事務員さん1人が全て対応していたからすごい。

コロナをきっかけに「事務員さんがコロナにかかれば、何もできなくなってしまう！」という恐怖からこのプロジェクトがスタート。

申請業務だけでなく、他の作業も完全に事務員さんに頼り切っていたので事務作業は属人化していました。

🌀BEFORE：申請業務の具体的なプロセス

1. 紙の申請書: 従業員は紙の申請書を記入して備品を申請

2. 手作業の集計: 事務員が申請書を回収し、それを「人別、物別、属性別」で手作業で整理ここでは：「手書きの読解」っがあったり、サイズの間違い確認なども行われていた。

3. 手計算: 従業員の属性ごとに異なる負担額を手計算で算出しました。

4. エクセル入力: 上記の情報をエクセルに入力し、給与に関連するため上司へ報告

5. 派遣会社への請求書: 派遣社員の分は派遣会社ごとに請求書を作成→派遣会社への発送

上記の一連の作業を1人の事務員さんが行なっており、費やされる時間は月に33時間。「給与に関わるから…」と何度も何度も見直しを行い、従業員100人分の申請業務の処理を行っていました。

この作業だけでも事務さんの抱えるストレスと負担は想像を超えるものですよね。

⚙️構築したアプリ内容

kintoneを活用して上記の申請業務の一連をデジタル化しました。
まずは、業務整理を行い申請業務に関するルールを明確化させました。

以下が作成したアプリたちです。

⏰AFTER：33時間の作業時間を1時間に

業務フローは以下になりました。

1. 申請アプリにて従業員が備品を申請

2. 締め日に自動で派遣会社別で請求書発行が完了する

もう少し追加で説明をすると
① 申請アプリにて従業員が備品を申請したときに
・事務員に通知が届き申請に間違いないか？を確認してもらう
・会社に備品の在庫がなかった場合には、申請アプリ内で発注書自動作成→アプリから発注メールをメーカーへ送付
※この時点で「人別」「物品別」「属性別」にデータの整理が行われてる

基本的に事務員さんは申請した情報を確認するだけになり、時間のかかっていた情報の整理や手計算の作業は無くなり33時間の作業が1時間になりました。

こちらの申請管理アプリは在庫管理とも連携していたり、
請求書を発行する過程で他のシステムのデータを取込む作業などがあるので効率化したのは「申請業務」部分だけではありません。
このあたりもnoteで書いていこうと思います。

こちらのYouTube 5分35秒あたりから、今回の事例について少し話していますので是非覗いてみてください。

そのルールは本当に”特殊”なのか？

• 従業員ごとに負担金額が異なる備品

• 同じ商品でも販売価格が複数ある

• 顧客さんごとに存在する指定の書類

ヒトがやってくれているから対応できている、と思っている業務はまだまだ残っているのではないでしょうか？

ただ「どうやってデジタル化できるか？」が具体的に想像できないから進んでいないことがあるかもしれません。

「ヒト」がする仕事をデジタル化すべきだ！とは思いません。
しかし、その仕事「ヒト」がすべきでしょうか？

今回の事例のように「情報の整理」「集計」はデジタルが最も得意とする分野であり「ヒト」がするとどうしてもミスが起こりやすい作業でもあります。

「ヒト」と「デジタル」
互いの作業の切り分けをすることができたら、毎日の仕事にも「余白」が生まれると思います。

是非、デジタル化を進めようとしている方に読んで頂けていたら嬉しいです。デジタル化に関する相談乗っていますのでいつでもDMしてください。

それでは、また近いうちに投稿したいと思います。（・・・がんばります。）