X大学生協では、毎年、受験生や入学者向けに、入学準備説明会や住まい探し相談会を開催しています。
しかしこのイベントの「申込み」と「管理」を別々のシステムを利用していたことから、業務が複雑で効率が悪く、業務の負担が増えていました。
この状況を変えるためにイベントに関する業務をまとめた「イベント主催者向け運営ツール」を導入した事例をご紹介いたします。

事例紹介

X大学生協では、イベントの運営に複数のツールを使用していました。
具体的には「申込み受付」「申込者管理」「メール配信」と、それぞれ独立したツールを使用していたのです。

1月〜3月という繁忙期に、1万人以上の方から申込みが来ます。
その際に別々のツールから情報を取得して活用するのはとても複雑で負担です。また、ミスが起きる原因にもなりかねません。
イベント前のリマインドメールを送る、販促の案内を送る、申込者と来場者を照合するなどの単純な業務ですら、アルバイトやパートに任せられない複雑な業務となっていました。

時間も労力も人員も必要なこの複雑な仕組みを改善するために、「イベント主催者向け運営ツール」を導入いたしました。

ツール導入後の変化

「イベント主催者向け運営ツール」の導入により、X大学生協の業務はとてもシンプルになりました。

■この画面だけ見れば業務ができる

申込みフォーム・申込者の管理・メール配信という一連の流れが1つのツールにまとまったことで、アルバイトやパートに「イベント関連のお仕事はこの画面を見ればいい」と言えるようになりました。
データのダウンロードやインポートも不要になり業務も分かりやすくなったため、ツールごとの注意点を覚えたり操作に困ることも減りました。

■顧客コミュニケーションの改善

申込者とのコミュニケーションも改善できました。
例えば、推薦生は10月に合格が決まりますが、説明会は例年1月〜3月ごろに開催します。この場合、申込から参加当日まで期間が空いてしまいます。
そこで、申込後の熱量を下げないために「先輩の入学準備ものがたり」や「入学準備リスト」などのコンテンツ配信を行いイベント参加率を向上させました。

他の学生にも、イベント直前には「もうすぐイベントです」と、持ち物や会場へのアクセス情報などを記載したリマインドメールが適切に送れるようになりました。イベント参加後には、ECサイトへの案内など、追加のサービス情報を提供しています。
学生や保護者に「大学生協で入学準備をして良かった」と感じてもらえるようにユーザーそれぞれのタイミングに合った情報発信ができるようになりました。

このように、イベント主催者向け運営ツールの導入は、X大学生協の業務を単に効率化するだけでなく、学生や保護者の方からも喜ばれる施策となったのです。

まとめ

イベント主催者向け運営ツールの導入により、X大学生協は業務の効率化だけでなく、学生やその家族とのコミュニケーションを深めることに成功しました。シンプルになった業務はアルバイトやパートへ任せて、担当者はより創造的で戦略的な業務に注力できます。
それによりイベントの内容の充実や来場者を増やすための施策の検討、さらには利益へつなげるための新たな取り組みへの時間が確保できるようになりました。

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