コロナの拡大に伴い、テレワークが増え、オンラインMtg(ミーティング）に♪　もともとテレワーク賛成派の私ですが完全ホームオフィス+すべてオンライン会議、に慣れて結果出せるまでに時間がかかりました。私の例ではありますが、日本、日本⇔海外や日本でのオンラインMtgにも当てはまるかと思います。ご参考になると嬉しいです

１．オンラインMtgが主体の仕事の仕方

今回駐在した直後の20年3月より今までずっとホームオフィスです。Mtgや情報共有もすべてオンライン。駐在してすぐにオンライン会議になったので、今までオフィスで同僚と話していたのもすべてオンライン会議になった感じです。Mtg間の異動時間もなく、効率は良いような気もしますが、ほぼ最初からオンラインなので、人となりを知ったり、人間関係の構築にはかなり苦労しました。

２．アジェンダの明確化と事前告知

主催者である前提で、ですが。アジェンダ、資料の事前配信して、ポイントをあらかじめ整理しておきます。

それと資料を送る際、「確認してください」と送ることが多いですが

具体的にどの部分を確認してほしいのか、全体の流れを確認してきてほしいのかを伝えるとこちらの狙ったように準備してきてもらえることが多いです。

３．準備→発言が大切

事前に資料読んで考えまとめたり、さっと調べたりしておくと話早いことが多いです。音声のみのオンライン会議の場合は相手の顔も見えないし、雰囲気も伝わらないので発言しないと周りに認識されないこともあります。言語面でも課題がある場合は、

同席する人で、知っている人がいれば

「こういうこと発言するからいざというとき助けてね」

と事前にお願いしておけば途中やり取りがわからなくなった場合でも凌げます。

４．タイムキープ

オンライン会議が主流だと、次から次へ会議のはしごの人も多く、時間通りに終わらず結論が出ないケースもあります。特に海外だと皆よく喋るので議論が白熱することも多く（それも往々にして白熱する議論はポイントが少しずれていたりする）余計な議論に時間を使うこともよくあります。これを防ぐためにアジェンダや課題リストを使い、論点を明確に共有し必要な話にフォーカスさせることを心掛けています。

論点を明確にすることについては、リストやアジェンダに対しても完了状態の共有化がきちんとされていないと、バラバラな話、動きになってしまいます。アウトプットの内容、状態と今とのギャップを都度はっきりさせること、話がそれてきた場合、必要以上に長い場合は途中で遮ることも最近覚えました。

５．挨拶と待ち時間の使い方

勤務時間の殆どがホームオフィスになると、同僚と話すのがオンライン会議のみ、ということも出てきます。会議に入った時に挨拶をしたり（黙って、そこにいない！）誰かを待つ時間に雑談する、ことでなんとなーく一緒に会議する人のことを知れることもあります。

誰とも話ができないストレスも若干軽減されます。でもこの程度では、、、という方はオフィスに行くか、誰かに電話して話してくださいね。特に女性は「ねぇ、ねぇ、聞いてよ、、、」という所謂Small Talkが好きだし、それがストレス発散になっていると思います。オンライン会議ではなかなかSmall Talkできにくいので。。。

まとめ

✔アジェンダの明確化と事前告知。何を準備してほしいかを言っておくとより効果的

✔タイムキープが必須。その為必要な内容に議論をフォーカスさせ脱線を修正することも必要。（時々力ずくでも、、、）

✔準備して発言。必要なら事前に助け舟用意しておく。

✔挨拶、待ち時間の使い方で関係構築の一助になることも。

オンライン会議はうまく使わないと時間の割に成果が出にくかったり、信頼感が生まれにくかったりという面もありますが、やはり移動時間の不要な非常に効率の良いツールでもあります。今後日本からオンライン会議等で海外の活動を遠隔操作、ということもあり得ますので海外のチームとオンラインで仕事するためのポイントは抑えておいた方がよさそうです。。。

私もまだまだ勉強ですけどね。。。

最後まで読んでくださりありがとうございます。

良かったら、スキ、フォローいただけるとすごく嬉しいです！！

Have a nice day!