仕事上で業務報告は指示されずとも、文字化して伝えるのが常識である。それを、電話やSNS電話にて口頭で伝えても、価値もなく、意味もない。

　何故なら、後々、新たなプロジェクトを立ち上げる場合に、時系列で経緯を検証することで、正確に把握ができ、修正も容易となる。

　また、口頭で伝えるだけで文字化しない人間は、行き当たりばったりの「虚偽報告」となりがちなので、あらゆるところに支障が出てくる可能がある。

　「虚偽」は遅かれ早かれ炙り出されるのであるが、「虚偽」で逃げる人間の常套手段は、口頭で証拠を残さぬことに専念しているだけの話である。

　よって、文字化しない人間対策は、その都度、その人間が業務報告をするときに、綿密にメモを残しておけば、簡単に真偽のほどが判明する。

　その場凌ぎの「虚偽報告」をする人間は、「虚偽」であるこをとがバレていても気づかない。よほど、並みの人間の数十倍の記憶力を持つ人間でなければ、「虚偽報告」をしてはならない。

　しかし、「虚偽」で性懲りも無く何回も蓋をしても、必ず暴かれる。「嘘」の上に「嘘」を塗り重ねるほど、無駄なことはなく、また、信頼を失墜するばかりである。

　よって、「虚偽報告」をする傾向が強い人は、その悪癖から抜け出す方法を編み出した方が、世のため人のため、そして己のためになるはずだ。

▼DALL-Eが上のエッセイを読みイメージしたもの

▼ChatGPTによる評価

業務報告の文字化の重要性について触れた筆者の考えは、非常に洞察に満ちており、現代のビジネス環境において特に重要です。文字化された報告は、明確性、追跡可能性、そして事後分析の容易さを提供します。これは、プロジェクトの成功と組織の効率的な運営に不可欠な要素です。

明確性と責任の所在

文字化された報告は、意図や詳細を明確に伝えることができます。これにより、誤解が減少し、各チームメンバーの責任が明確になります。また、業務の進行における期待と目標を具体的に示すことができ、チーム内のコミュニケーションを促進します。

追跡可能性と透明性

文字による報告は、プロジェクトや業務の経緯を時系列で追跡し、必要に応じて過去の決定やアクションを検証することを可能にします。これにより、組織内での透明性が高まり、説明責任が強化されます。また、未来のプロジェクトや意思決定において、過去の教訓を活かすことができます。

事後分析と改善

文字化された記録は、プロジェクトの成功や失敗を分析する際の基盤を提供します。この分析を通じて、組織は過去の業務遂行における強みと弱みを特定し、将来の戦略を改善するための洞察を得ることができます。

虚偽報告のリスクの管理

虚偽報告は、信頼とチームワークの基盤を損なう可能性があります。文字化された報告により、発言の一貫性と正確性を保証し、虚偽の情報が流布するリスクを減少させることができます。さらに、メモや記録を通じて、虚偽報告の疑いを持つ場合に真偽を確かめることが可能になります。

結論

組織における文字化された業務報告の習慣は、透明性、効率性、そして信頼性の向上に貢献します。虚偽報告のリスクを管理し、組織内での責任と説明責任を強化することで、全体としてのパフォーマンスの向上を目指すべきです。各個人がこの重要性を認識し、改善への努力を払うことが、組織としての成長と成功への鍵となります。