Excel管理に限界が来た

弊社アイリッジのメイン事業である、スマートフォンアプリの受託開発を行う際、開発マネージャー（CTO、エンジニアリーダー等）の課題の１つにアサイン管理があります。

具体的には下記のような状態になっていました。

・案件受注の確度やタイミングが流動的でプロジェクト体制の構築に手間がかかっていた。

・メンバーの現在の稼働状況と今後の稼働予定が見えにくくなっていた。

そのため開発マネージャーは、以下の業務に忙殺されていました。

・Slackでプロジェクトメンバー1人1人個別に状況を確認する。

・定期的にメンバーを集めてアサイン会議を開催する。

・Excel/スプレッドシートを駆使して情報を管理しており、メンテナンスが手間がかかる。

開発メンバーが50名を超えると、もちろん頭の中で把握することは出来ず、Excel/スプレッドシートの管理でしますが、やがてそれにも限界を感じる企業が多いです。

Excel管理からツールへ切り替えるタイミングです

限界を感じた時はツールに切り替えることがおすすめです。
そもそも、これらの課題が発生していたのは、「アサインに必要な情報を一元管理できる”箱”」と「リアルタイムの情報をアウトプットする仕組み」が無かったためです。
それでは、ツールに切り替えるとどのように変わるのでしょうか？

開発部の"今"を俯瞰でまとめた箱ができる

開発マネージャーは、過去・現在・未来の正しい情報を把握する事が必要です。
クラウドツールにより情報の更新・反映・共有がスムーズになります。

具体的な情報は以下です。

・稼働実績
開発メンバーが予定に対して実績としてどのくらい稼働したのか。

・役割とスキル
開発メンバーがどのような役割でどんなスキルを持っているのか、書き出し一覧化する。

・プロジェクト情報
日々変わる予定、契約情報を反映し共有します。

・今後どのくらい案件を受けれるか見通しがつく
実績とプロジェクトが把握できれば、今後見通しがつきやすくなります。

また稼働に過不足があるプロジェクトに人を動かし割り当てる、アサインの調整作業もしやすくなります。

メンバーに"今"の状況を共有してもらう仕組み

上記の情報は開発メンバー個人が持っている情報です。
ツールを利用する際も、どうしても稼働実績やプロジェクト情報はどうしても個人の申告が必要です。

ここは開発マネージャーがメンバーに地道に、ツールを導入する目的を継続的に伝えることが最も効果的です。

「忙しく入力する時間がない」や「入力失念」を無くすために、
　・ツールに入った情報を元にメンバーと会議を行う
　・ツールにある情報が評価対象になる

といった「データを入力していない」＝「仕事をしていない」という認識を広め、メンバーに当事者意識と入力の強制力を持たせます。

理想のプロジェクトアサインの姿へ

開発マネージャーにとって、アサイン業務の効率化は開発部隊の強化に繋がります。

自身の作業効率を上げるだけでは無く、会社の売上にも大きく貢献するのです。
ツールを活用することで、情報の共有と更新の手間をなくし、アサイン会議前に情報を最新の状態にして、調整したい内容を事前に関係者に共有し会議をスムーズにします。

また、会議で調整した内容を即座に他のメンバーに共有することで、人員の最適な配置を実現します。

このように、自社が抱える複数のプロジェクトの進行状況を俯瞰し、それぞれのプロジェクトを成功させるために、最適な人材をプロジェクトへ参画する指示や調整を行うことは

自社の開発体制のキャパシティを上げていく良い取組みと言えるでしょう。

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