なぜ工数を管理したいのか

河原部社では主に出勤簿に毎日の業務内容を詳細に記録することにより、誰がどんな仕事をしたのか把握していますが、細かいタスクごとにどれぐらいの時間がかかっているのかは把握できていないのが現状です。

NPOは助成金によって事業を行うことが多いですが、その助成金の大部分を占める人件費の算出は、特に根拠なく以前の申請内容を踏襲することが多く、実際の工数との乖離が出てしまうことが多いように感じます。その結果「手弁当でも、なんとか活動を継続している」そんな現場の話をよく聞きます。

それが河原部社の現状という訳ではないのですが、持続的に活動を継続していくためには、実際の仕事量を正確に把握して、それに十分な人件費を算出することが必要不可欠なのではないかと思います。

また、工数管理ツールを導入することで、各スタッフにどれぐらいのタスクを任せられるかも、分かるのではないかと思っています。

もちろん、各スタッフが自らの時間配分を改めて見つめ直す機会にもなり、効率化のよい機会になるかもしれません。

工数管理のツールとしてHRMOS勤怠管理を使ってみる

ツールを検討することだけに、多くの時間を使うことは’できないため、煩わしい手続きを取ることなく、すぐに使い始められることを重視しました。

河原部社ではslackを中心に仕事を進めているので、slack打刻ができる点も魅力に感じ、まずはHRMOS勤怠管理を試してみることにしました。

実際にHRMOS勤怠管理の日報機能を使用してみて

HRMOS勤怠管理では工数管理を日報機能を使って実現してますが、実際に試してみると、画像のように一つのタスクに対して1日の合計時間を自ら計算しながら入力する必要があるので、手間が掛かってしまうように感じました。

工数管理を実現するための時間が多くかかってしまうのは本末転倒ですし、私だったら、めんどくさいので適当に入力してしまう気がします。その結果、正確なデータが集められなくなってしまう可能性も十分に考えられるため、より簡単に入力できるツールを探したいと思います。

工数入力に手間のかからないツールを検討する

ツールの例として簡単にHRMOS勤怠管理の日報機能を使用してみましたが、結果として河原部社に必要な機能の洗い出しができました。
以上を踏まえて、なるべく簡単に工数入力できるツールを検討します。

目に止まったのが、Googleカレンダーに予定を入力するように直感的に工数入力ができると謳っているTimeTrackerNXというツールです。ちょっと試しに使うまでにハードルが高そうですが、現状では一番、河原部社のニーズに合致していそうです。

今後について

ハードルが少し高そうに感じているTimeTrackerNXを導入してみて、私の工数を実際に入力して使い勝手を試したいと思います。使い勝手だけでなくコスト面の検討も重ねた後に他のスタッフにも使ってもらい、河原部社全体の工数管理が実現するといいなと思います。

現在は、各自でGoogleスプレッドシートを用いて出勤簿を作成しているのですが、作業が重複してしまうので、将来的には工数管理のツールで出勤簿を置き換えられたらいいなと思っています。