会費＝会場費(飲食費)＋同窓会準備費(案内状の発送や当日の備品費など)となりますので、会費(全体の予算)を初めのうちに決めてから会場を押さえていく必要があります。

会場費用相場

まずは会場の費用ですが、おおよそ以下のような相場感で考えてみてもらえるといいかなと思います。
・ホテルや結婚式場：6,000円〜8,000円
・レストランやBAR：4,000円〜5,000円
・居酒屋：3,000円〜4,000円
しかし、居酒屋の場合は基本的に席が固定されてしまう事から皆さんとの交流がしづらくなりますので、一次会で利用されるケースは少ないです。
居酒屋は二次会からで考えられると良いのではないかと思います。

同窓会費用目安

次に、同窓会の準備にどの程度の費用が発生するかを考えます。
※同窓会の参加人数は平均3割程度ですので、幹事の負担にならないよう2〜3割の参加人数で考えておくと無難です。

例：300名の学年で同級生100名・恩師5名(招待制)参加と仮定
・案内状用往復ハガキ
1枚126円×300名＝37,800円
・印刷関連費用
3,000円(案内状300名分)
・名札シール
1シート10名分5枚入り600円×2＝1,200円
・恩師花束
3,000円×5名＝15,000円
・細かい備品(筆記用具や会費回収用袋など)
10,000円
・予備費(赤字リスク用の予備費)
1,000円×参加人数

合計：167,000円
必要最低限の費用を出してもこの程度は掛かってきます。
この金額を参加人数100名で割ると、1人あたり1,670円の上乗せが必要となります。
その他にも同窓会の内容によっては備品が必要となる場合もありますし、恩師の会費を捻出する事を加味すると、少なくとも2,000円〜2,500円は上乗せしておいた方が良さそうですね。

仮に2,500円上乗せという形になった場合、会場の費用と合計しますと以下のようになります。
・ホテルや結婚式場：8,500円〜10,500円
・レストランやBAR：6,500円〜7,500円

これでおおよそ会場に対する会費の費用感がわかると思います。
この金額を参考にしていただくと、自ずとどういう会場にするのがベストかという事がわかってくると思います。

会場別のポイント

会場選びの際の参考に、会場別に主な特徴を挙げてみます。
あくまでも傾向のお話ですので、全ての会場に当てはまるということではありません。
実際のところは会場に直接問い合わせをして確認するようにしてください。

ホテル・式場

▲プラス面
・会場レイアウトが作りやすい
宴会場の場合はテーブルや椅子が固定されておらず、自分たちの作りたい空間が作りやすく、集合写真を撮影するスペースも確保しやすいですね。
また、受付スペースなどもゆとりを持って作ることができるので便利ですね。
・料理の品数は多い傾向
レストラン等に比べ、比較的品数が多い印象です。
料理重視の方はホテルや式場を選択されるといいかもしれません。
・スタッフさんの対応が良い◎
ホテルや式場のスタッフさんは教育がしっかりされているので大抵の方は好印象を持たれるのではないでしょうか。

▼マイナス面
・ドリンクの種類が少ない
ドリンクの種類が豊富ではないことが多いですね。
基本が「ビール/焼酎/ソフトドリンク」といった印象で、種類を増やす場合に追加料金をお支払いする必要がありますので要確認です。
・少々料金が高い
宴会場を使用するので、その会場費を含めた料金となりますので、レストランに比べ少々高くなります。
・駅から遠い場所にあることも多い
ホテルなどは大きな敷地が必要なため、少し最寄駅から距離がある場合も多いです。
送迎バスの手配が可能かどうかなど、事前に確認しておきましょう。

レストラン・BAR

▲プラス面
・駅近の会場が多い
実は結構なプラスポイントです。
同窓会の場合、一次会のみで終了するケースはほとんどなく、ほぼ確実に二次会以降があります。
そのため、次の会場となる居酒屋などが近くにあると皆さんの盛り上がりそのままに移動ができ、楽しい時間を継続することが可能です。
・ドリンクの種類がたくさんある
様々なカクテル類を提供してくれるお店が多く、お酒の種類にこだわりたい方はレストランやBARをオススメします。
・利用できる備品が豊富
結婚式の二次会などに使用されることの多い会場は、プロジェクターなどの備品が揃っており、無料で利用できるケースも多々あります。
同窓会で使用すればイベントの幅も広がります！

▼マイナス面
・レイアウトの調整が難しい
固定のテーブルや椅子があるケースや、会場内の形がイビツな場合など、思い通りのスペースを作ることが難しい場合があります。
この場合、自由に移動して様々な方と交流しづらい事も想定されますので、少し工夫が必要かもしれません。
・クロークは基本的に無い
遠方から直接来られる方は大きな荷物を持った方もいらっしゃるかもしれませんが、基本的に預かってもらえる場所はありません。
・店の場所が分かりづらいケースもある
地元で昔からあるお店であれば大抵の方が場所はわかると思いますが、地元では無い場合や新しいお店の場合は道に迷ってしまう方もいらっしゃいます。

まとめ

会場を決定する際のポイントは概ね以下の3つではないかと思います。
【費用・雰囲気・料理ドリンク】
それ以外は会場によって良い部分とあまり良くない部分がありますので、あとはそれぞれを比較して会場を選定していきましょう。
ただ一つ、これだけは確実に言えることがあります。
「どのような会場であっても同級生が集まれる場所さえあれば必ず楽しいイベントになる」
という事です。
100％条件の揃う会場はありません。
会場にこだわって悩みすぎないというのも一つのポイントとして押さえていただくと良いと思います！