※今日は１５００字程度あります。

昨日は下記のイベントに向けた講師との打ち合わせをオンラインで行いました。
　

お二人ともお若いながら持続的な居場所を運営されている方なので、これからが楽しみです。
　
主催者側としても講師としても研修の打ち合わせを経験してきましたので、打ち合わせ時の共有事項、確認項目などについて書いてみたいと思います。
　
打ち合わせ前にWordデータにして講師に送ることも多いです。
　

①開催趣旨、テーマの意図

「お任せで」みたいなイベントもありますが、社会福祉士として何を学びたいのか、参加後にどうなっていたいのか、などを書くようにしています。

②主な参加者層

講師をする側としては気になるところです。私の所属している支部の場合は、30名前後がいつも参加いただいています。コロナ前はもっと多かったのですが、少し風向きが変わった印象です。
主な参加者は職能団体の場合はその会員。「公益社団法人の性質上、クローズな場ではなく、誰でも参加できる研修です」と伝えて、社会福祉士以外も参加する可能性があること、とはいえ話すターゲットは社会福祉士向けにしてもらいたいと伝えています。
あと、土日開催が多いので、土日に仕事がある職種の参加が少なく、高齢・医療・地域領域で勤務されている参加者が多いということも伝えています。
　

③謝礼＋交通費

これを最後まで言わない人がいますが、私は前半と言うか依頼前に伝えておき、改めて打ち合わせで説明します。
その場合、支払先が個人か法人か尋ね、個人の場合は源泉徴収を引いた価格になることを伝えます。引かれることを予め伝えておいたほうが誠実な気がするもので。

あとは交通費。往復の経路と価格はもちろんですが、講師がお連れの方を同伴される(当事者や秘書など)場合の交通費をどうするかも事務局として確認しておいたほうがいいです。うちは基本的に交通費は依頼文やチラシに載っている人だけ…にさせていただいています。
　
加えて支払方法です。現金なのか、口座振り込みなのか。
会計係のやりやすい方法(うちは当日現金払い)で提示し、別の方法を希望される場合のみ要相談することとして、選択肢を絞るようにしています。
最後に当日印鑑をお持ちいただくように伝えておくと良いですね。
　

④依頼文の有無

依頼文の宛名、送付さきなどを確認します。公印省略でよければデータで渡しても良いか尋ねておくと、経費も削減できます。　

⑤懇親会の参加の出欠

お店の予約の都合上、事前にお尋ねします。うちの場合は懇親会は講師の自己負担としています。会員の会費で運営しているので、接待の経費として計上するのはどうなんだろうかということで、このようにしています。
懇親会参加する場合は謝礼を数千円アップさせてバランスとっていいのか、悩んでます(笑)。
　

⑥当日資料について

印刷の都合上、研修の１週間前にデータをいただくことを基本として、印刷業者に印刷発注しています。

当日のプレゼンデータなどはＵＳＢメモリで当日お持ちいただき、パソコンに移してもらうように伝えておきます。動画素材を使う方がいる場合は研修の３０分前には会場入りして動作・音響確認してもらうようにお願いしています。

プレゼンデータについて、私は保険として事前に資料を送ってもらう際には、「データは当日の研修のために活用し、無断転用しないことをお約束します。」
と書くようにしています。
著作物に対するリスペクトも大切ですね。
　

そして⑦として当日の流れを確認します。
ここは細かく書きませんが、①～⑥までの事務的な内容を前提として内容の打ち合わせに入るようにしています。
⑦の内容によって①～⑥を修正することもありますが、講師側としては内容を考えることに集中できるので、良いかなと。
　
　
研修を企画し、打ち合わせをされる方の参考になりましたら嬉しいです。
　
本日は以上です。
最後までご覧いただきまして、ありがとうございました☆