訪問介護事業所は管理者、サービス提供責任者（サ責）、ヘルパーの人員構成で運営されています。
その中でサ責は、担当する利用者のケアマネジメントに多くの時間を割いており、これにはたくさんの情報共有とコミュニケーションが必要です。
しかし、従来の連絡方法（電話、メール、LINEなど）では非効率で、情報のやり取りに時間がかかり、他の業務が後回しになりサ責の残業時間が問題となっています。

この記事では私たちゴールデンケアがどのようにしてこの問題を解決しているかをお話します。

現在訪問介護事業所を運営している経営者、現場で働いているスタッフの方に読んで頂き少しでも参考になれば幸いです。

よくある問題

訪問介護はスタッフが顔を合わせる事が少なくスタッフ間の情報共有が難しく、サ責は1人の利用者に関わるヘルパー全員に個別に情報を伝えなければならない状況です。従業員が全員入るグループLINEで情報共有を行うと誰が誰に向けて誰の話をしているのかわからない状態に陥ります。（図1）

このように、情報共有がスムーズに行われないことで、重要な事項が適切に申し送りされず、結果としてサービス提供責任者（サ責）の残業が増加する傾向にあります。

私たちの解決策: Slackとカイポケ

ゴールデンケアではアナログ業務を可能な限りデジタル化し、業務の効率化を推進しています。

その中でも訪問記録にはカイポケ、コミュニケーションにはSlackというITツールを使用しています。
カイポケは主に訪問記録を管理するのに役立ちますが、Slackはそれを補填する様な使い方をしています。

Slackの使い方

1. 利用者ごとにチャンネルが作成できるため、どの情報が誰に関するものかが明確になります。※利用者名の右隣に表示される「佐」「田」などは、担当サ責の頭文字です。

2. 訪問しているスタッフのみがチャンネルに参加しているので、情報が混在することなく、混乱を避けることができます。

3. 宛先を指定できるため、必要な情報のみを確認することが可能です。

4. 会話ごとにスレッドが作成されるため、会話が他のメッセージに埋もれることがありません。

5. サ責以外のヘルパーも、全体に向けて申し送りを行うことができるため、一度のやり取りで関係者全員に情報を伝えることが可能です。

6. 名前の絵文字を作成できるため、返信をしなくても誰がメッセージを確認したかが一目でわかります。

効果

• サ責の負担軽減: すべての関係者に一度に情報を伝えることができるため、サ責にかかる業務負担が大幅に軽減します。

• スムーズなコミュニケーション: サ責を介さずに情報交換ができるため、情報の伝達が速くなります。

• 情報の透明性: オープンな場所でコミュニケーションをする事で誰が何に困っているのか？どんなサポートを必要としているのか把握できます。

ゴールデンケアでは、利用者チャンネルの他に下記の様なチャンネルを作成して活用しています。

検温：毎日の体温を測定し報告、自動記録
日報：1日の終わりに記録する
thanks：利用者から頂いた感謝の言葉を皆に共有する
random：道の混み具合や美味しいラーメン屋の情報などの雑談

訪問介護の事業特性上、スタッフ間のコミュニケーションは自然と希薄になりがちです。たとえば、「何かを確認したいが、サービス提供責任者（サ責）に電話するほどのことではない」「業務には関係ないが、誰かと話をしたい」「利用者から別のヘルパーについての褒め言葉を聞いた」といった状況があります。

これらは通常、他のスタッフと直接会った際に話題として出るものですが、忘れてしまうことも少なくありません。しかし、Slackを使用することで、これらのコミュニケーションが対面と同じような感覚でオンライン上で実現可能になります。
「ゴールデンケア」では、ダイレクトメッセージ（DM）の使用を禁止し、全てのチャンネルを公開（誰でも見ることができる）するなどのルールを設けて運用しています。これにより、透明性とオープンなコミュニケーションを促進し、スタッフ間のつながりを強化しています。

是非、興味ある訪問介護事業所関係者はビジネスチャット導入の検討されてみてはいかがでしょうか？

ビジネスチャット
・Slack
・Microsoft Teams
・LINE WORKS
・Chatwork

ゴールデンケアでは、チャットツールを使用することに加えて、業務効率を向上させるための様々な取り組みを実施しています。ご興味のある方は、ぜひ当社のホームページを通じてご連絡ください！

ゴールデンフィールズ採用ページ