年度末、年始に入るとあわただしい日々が始まります。そんな時に私にとってうっとおしくなるのが会議です。

もちろん、１年間の動きを決めて確認したり新任の先生に対して学校の説明をしたりするなど、内容はとても重要です。

でも、ちょっと待ってください！

会議の進行や方法について疑問を持ったことはないですか？

「はぁ、また同じこと話してる」
「それ、どの資料の話？あ、次の話に変わっちゃった。」
「あぁ、また提案事項について○○先生に質問されてる。そして、ぜんぜん答えられなくて時間が過ぎてる。」

このような経験はありませんか？

私は自分の時間をいかに作っていくかを大切にしているので、自分なりに会議の進め方を工夫しています。

「そんなのやってあたりまえじゃん。」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、教員の世界は無駄なことが多いので、意外とできていない人も多いです。少しでも参考にしていただけたらと思います。

ゴリラ先生が会議を進める上で大切にすること

１　資料は先に目を通し、質問があれば会議前に確認する

「そんなのあたりまえじゃん！」と思った方、ありがとうございます。それができない人が過去に大勢いました。しかも、自分より10も上の人ばかりです。

実はこれが時間短縮にもなり会議の質を上げることにもつながります。

まず、会議が始まる前に資料が配られていたら、５分でも１分でも目を通す癖をつけましょう。どんな議題か、主要な話題は何か、質問することはないかといったことを整理しておくことは非常に重要です。

４月から教員として働く新卒の方などは特に覚えておきましょう。

２　始まりと終わりの時間を設定する

だらだらと進みがちな会議の原因は時間の設定ミスです。会議の開始５分前にアナウンスを入れ、時間ぴったりには始めるようにしましょう。のんびり始めようとする雰囲気をつくらないようにします。

また、学校の仕事というのは年間通して同じことの繰り返しもあるので、会議の内容も昨年と同じものが多いです。会議の見通しも立てやすいので、終わりの時間も設定しましょう。

自分は議題が多くても30分と提案します。

３　概要説明は１分以内、質問があるかどうかは５秒で確認する

時間に関してはコチラも大切です。

会議が遅くなる要因の一つとして過去にあった例として、資料に書いてある内容を読んでいくことや、質問がだらだらと長くなってしまうことがありました。

そこで、提案者には説明を１分と指定しタイマーで時間を測ります。そして、「質問はありますか？」と聞いて5秒後には打ち切り、次の話題にいきます。

5秒というのは一見短いと思うかもしれませんが、質問がない場合は長く感じます。また、短い時間を提案すると集中力が増して、「何か聞くことはあるかな？」と思考するようになります。

時間を設定しないとどうしてもだらけてしまいがちなので、とても重要です。

４　モニターで資料やメモを投影（iPadやパソコンなど使用）

会議では紙で配られた資料を見たり、クラウドに資料をアップロードしたものを端末を持参して見たりしましたが、人によって困ったこともありました。

それは、どの資料について話しているかわからなくなってしまうことでした。「○○と書かれている資料を見てください」と言ってからすぐに話し始める人は、周りが見えていないことが多いです。話す人はどの資料を見るかわかっていても、そのほかの人は探すところから始めることになります。

紙資料もデータも会議の順番通りに資料がそろっているわけではなく前後することもあるので、端末に慣れていない人は特に困っていました。

そこで、クラウドの資料を大型ディスプレイに写して、話を聞きながらそちらを見ることもできるようにしました。探す手間も省け、話に集中できるようになったと嬉しい意見もいただきました。

手元の資料は後で確認するために使えばいいのです。

５　項目ごとに簡潔にまとめて確認する

提案者が話した内容を簡潔にまとめて、「今、『～の提案で○○を△日に行うので協力お願いします』という話がありました。いかがでしょうか？」と全体に伝えるようにしています。

これは提案者に話の内容を確認する意味を込めています。復唱するだけでも大丈夫かと思います。

提案者にとっては、「あ、私の話通じてた。」と安心することにもつながります。また、「よくわからなかったからもう一回話して」と言われて時間を無駄にすることを防ぐ意味もあります。

６　議事録は録音し、パソコンで文字起こし（ほぼ不要）

議事録とるのめんどくさいですよね。正直読む人いないので

最近はAIなども優秀なので、ボイスレコーダーやパソコン、タブレット端末などに録音してGoogleドキュメントで文字起こししていました。

AIで大まかに作業してもらい、確認を人間がやるというスタイルは大切です。