総務がテレワーク？！

会社によって、総務のお仕事内容は、多少の違いがあるかもしれませんが、モノやオフィスの設備管理、郵便物／来客／電話／メール対応／各種お知らせや、時には人事／労務のお仕事までこなす総務。

これはテレワーク難しいっしょ！
と言って、コロナ禍、他の部署がテレワークになっても、出社されていた総務さんもおられたようですね。

一見すると、テレワークとは無縁そうなお仕事ですが、デジタル化がきちんとなされれば、テレワーク総務だって夢じゃありません！

そう、デジタル化が前提です…。

今や、耳にタコができているかもしれませんが、総務業をデジタル化することには、たくさんメリットがあります。

書類の管理や保管にかかる手間や場所を削減できるし、無駄を減らして業務の時短も可能に！自然と、残業が減るはずです。

完全テレワークのGSCでも、総務業をきっちりこなすスタッフがいます。
GSCでは、彼らのことをフロントと呼びます。

会社のいろ〜んなことを、最前面で管理してくれてる人たちという意味で、“フロント”です。多分…💦

あ、ひょっとしたら、代表が英語が好きという理由で“フロント”と呼んでるのかもしれませんが（笑）

今日は、そんなフロントさんに、テレワークで総務業を上手くこなすコツを聞いてきました！

＜郵便、電話はレンタルオフィスで♪＞

GSCも、昨今ブームを巻き起こしているレンタルオフィスを利用してます。
なんと、レンタルオフィス歴17年！

郵便や、電話はすっかりレンタルオフィスさんにお任せです。
レンタルオフィスのフロントさんは、フロントのプロですから、電話対応サービスも、いつも安心して利用させていただいています。

電話や、郵便の受け取りがあった場合は、すぐにメールで知らせてくれます。必要なら郵便物を、希望する場所へ転送もしてくれます！

ほんと頼もしい限りです！

ということで、GSCのフロントは、100％メールとSNS（FBやTwitter）、チャットの対応というわけです。

これがすごいんです！
スタッフみんなが見えない分、チームワークと良い連携プレーが必要になるのです！

＜優先順位で、〇〇力を身に着ける＞

テレワークでは、スピードが勝負です！
クライアントや営業先との関係では特に、スピード＝信用です。

フロントスタッフには、状況把握力、瞬時の判断力、業務処理能力、臨機応変力、チームワーク力など、さまざまな総合的なスキルが必要です。

フロントスタッフはメンバーが何をしているのか、何のプロジェクトを抱えてるのか、などメンバーの動きをしっかり把握します。

営業に利用しているアプリ、会社のSNSの状況や、誰がどの営業先の方と、どのSNSを使って連絡を取り合ってるのか、とかも把握しています。

営業先の方や、クライアントからメッセージを受け取った場合、どのスタッフに何を連絡するのか、瞬時に判断して連絡します。

外部からの問合せや、提供サービスの問題にもすぐに対応できるよう、社内チャットからは目が離せません。

どんどん入ってくるメッセージやメール、社内チャット、どれから処理していくか、というところにも判断力が求められますし、そこにはフロントスタッフ間でのチームワークも求められます。

作業中に横から何か入ってきても、臨機応変に対応します。

これができるのは、フロントの各スタッフが、自分のすべきことに正しく優先順位を設定して、守っているからです。

優先順位をしっかり“設定する➕守る”がないと、メッセージやチャットが渋滞することになります…。

＜工夫するーテレワンプラスの役立つ機能＞

新着メールやメッセージが埋もれないよう、何重にも工夫が必要です。

ToDoリスト、通知設定、リマインド設定、タグ付け、フォルダー分け…
他にも、1日の最初は、前日の処理に漏れがないかチェックからスタートする…

などなど、各フロントスタッフが、​​会社内外の流れを止めないように、自分に合った工夫をしています。

GSC開発の業務管理ツール、テレワンプラスは、そんな忙しいGSCのフロントスタッフのお仕事にも一役買っています。

ということで！
GSCフロントスタッフの一人に聞いてみましたー！

テレワンプラスのおすすめ機能♪

Q、どの機能が役立ってますか？

A、スケジュール機能です。

Q、どんな風に？

A、1日の初めに必ずチェックします。
GSCは営業、再アプローチ、代表の予定をカラー別に管理してるので、スケジュールを開いたら、その日、営業や、再アプローチ予定があるのか、ないのか、ひと目でわかります。
各スケジュールをクリックすれば、スケジュールの詳しい情報が見れるし、クライアントの情報まで確認ができる！ってほんと便利です。

Q、この機能があって助かったぁ！という機能はありますか？

A、そもそも、テレワンプラスのスケジュール機能は、全スタッフに共有されてるんです！
だから、自分が入力を忘れてしまっていた時や、新着予定に気づかなかった時、別のフロントスタッフがサッとフォローしてくれましたー！

共有されてるって心強いな、と思いました。安心して仕事ができます！

それに、全スケジュール表示はもちろん、クライアントごと、営業先ごとのスケジュール表示もあるので、何かあっても、以前の経緯がすぐにわかって、対応しやすいです。

Q、どんな人に使ってもらいたいですか？

A、スケジュール管理に困ってる人、もっといいスケジュール管理方法ないかなぁと思ってる人！チームメンバーでスケジュール管理がしたい人！です！

スケジュール管理も、チームメンバーとのコミュニケーションも、テレワンプラスがイチ推しです♪

ふ〜ん、どんな風になってるんだろ〜？！
と思われた方、ぜひテレワンプラスの公式サイトまで！
お問合せお待ちしております！