MTGが多くて仕事が終わらなかったな〜ってこと…あります、あります。

MTGが多い日や、長引いてしまった日なんかは、1日の終わりに、
アレッ？！今日自分何したっけ？…てなります。

在宅勤務になってから、週1時間の会議が、21時間に増えた！なんていう衝撃的な報告もあるようです。
コレほんとでしょうか？！！信じられない数字ですが…

みんなが見えない分、コミュニケーションを取らなくちゃ！とMTG開催に走ってしまうのでしょうか？

でもMTGって、多すぎると絶対疲れます。
いわゆる“ZOOM疲れ”と言うのに加えて、自分の作業に集中できないっ！作業が進まないっ！という不満で、ダブル…いや、トリプルパンチです。

だめです、だめです。こんなでは、みんなが持ちません。
そりゃ感染症の危険を冒しても出社したくなります。

GSCは17年ずーっとテレワークです。会議ってどうしてるんでしょう？

＞GSCの会議その１：参加者は必要なメンバーだけ

出席者が多い会議というのは、自分に関係ない話も多く、ボーッとしてしまったり、イライラしたりすることがあるかもしれませんね。

自分に関係ない話の時は、自分の作業を…とかやってると、会議も作業もどちらも中途半端に…ミスも増えます。

ということで、GSCでは会議はなるべく少人数、会議の目的達成に必要なメンバーだけで集まります。結局何やった？何が決まった？がわからない会議になるのを避けられます。

自分の業務に役立つ意味のある会議になるので、自分の作業進行に多少影響が出ても、無駄な会議に由来するストレスやイライラが無くなるため、作業に戻った時の集中力が違ってきます。

過剰なストレスは集中力の大敵ですから。

＞GSCの会議その２：時間は短く！

同じ空間で自由に話をすることができない分、どうしても“会議”と称するものが増えるのは仕方のないことです。

ならば、時間をコントロールしましょう！
ということで、GCSでは会議を開催する時には時間を提示します。
目安は20〜30分。

もちろん延長されることもありますが、時間を意識しているのと、していないのとでは全然違います。

まず会議前にきちんと段取りをするようになります。20分、30分では無駄にできる時間はありませんから。

きちんと段取りをすると、“とりあえず会議〜”の時のような、フワッダラ〜とした会議にはなりません。短時間でも会議の目的が達成できる会議になります。

特に、会議の目的をはっきりさせておくのは大事です。
何かを決めるための会議なのか、情報共有のための会議なのか、アイデアを出しあうための会議なのか、などなど。

会議に関する情報をきちんと整理して、アナウンスし、参加者各自が自分の役割を理解して開催される会議は、時間が無駄になりません。

会議の段取りは大事です、という話、前にもチラッと書かせていただきました。みんなと同じ場所にいないからこそ起きる、オンライン会議問題…テレワーカーはけっこう楽じゃないんです。

＞GSC会議その３：会議の内容を共有

会議が終わったら、議事録をまとめて参加者に共有します。

会議で決定したことや、新しいスケジュールなんかは、参加してないメンバーにも把握してもらえるように共有しておきます。

参加してない会議でも他人事〜で終わらないので、他のメンバーからの良いアイデアやアドバイスがもらえたり、何かあった時にはフォローし合える体勢を作ることができます。

会社のチームワーク力もUPしますし、会議も自然と短時間、少回数で抑えられます。

オンライン会議多いですか？オンライン会議のせいで仕事が滞ってますか？

思い切って、“ねばならない”から離れて、会社の会議のあり方を見直してみましょう。
まずは、自分発信の会議から。

他のメンバー発信の会議が多い、でもアナウンスされる情報がフワッとしてるなら、
そこはズバッと、「会議の目的や、関係する資料や情報をください」「参加するに当たって自分にできることはありますか？」などを聞いてみるのもいいかもしれませんね。

会議の議事録、情報共有に、テレワンプラスのドキュメント機能がおすすめです♪
カテゴリーを自由に作って、情報をきれいに整理し、共有することができます。

詳しくは弊社スタッフおすすめ機能の「ドキュメント-優しさいっぱい-」を読んでね～

FacebookやInstagramではテレワンプラスはどんなツールなのかをご紹介しています♪ぜひ一度ご覧ください♪