日々、やりたいこと・やるべきことが増えていき、段々と消化するスピードを上回ってタスクが山積みになってきたので、タスク管理の良い方法はないかと模索中です。

最近は、『7つの習慣』のスケジュール管理の仕方を取り入れたりしています。

今回はLINEの立ち上げをし、現在はC Channelという会社の代表取締役を務める森川亮さんの『すべての仕事は10分で終わる』を読んだ感想を投稿します。

まず、タスク管理をする上で、「仕事とは何か」を考えることから始まります。

森川さんの結論は「アウトプットを出すこと」

そのためには、「大事なこと」だけ確実に押さえることが重要です。

まさにエッセンシャル思考！！

アウトプットありきで考えると、

例えば会議の目的は、「意見をまとめて結論を出す」ことなので、進捗を聞くだけの会議などは必要なく、組織にとっての最適解を出すことに注力すべきということになります。

そのため、何を決めるべきかという会議の目的は事前に参加者に理解してもらい、事前に考えてきてもらうことや、選択肢を先に提案しておくというやり方が効率的です。

さらに、議事録は本来補助的な役割なので、会議中にTo do listの形で書いてしまうことや、反対しそうな人には、あらかじめ懸念を聞いておき、それを払拭するデータを集めておくなどの、細かいテクニックがあります。

会議は、本来は最適解を出す場所なので、全員賛成する必要はなく、最適解を目指すための最善を尽くすといった感じです。

○実践への落とし込み

本書のこの部分を読み、今後インビテーションを出すときは、目的と考えてきて欲しいことを付け加えようと思いました。

本書のタイトルにあるすべての仕事は10分で終わるとは、

仕事を10分ごとのタスク・ジョブに区切るということです。

自分の抱えている仕事を10分ごとに分解し、それらをTo do listに入れておくことで、ムダな時間のロスなく効率的に仕事を処理できるということです。

ここで、タスクとはそれほど頭を使わない作業に近い仕事、ジョブとは頭を使わないといけない仕事です。

当然、ジョブに本腰を入れて取り組む必要があるため、タスクはサクサクと処理していきたいところです。

大雑把に何時間と勘定するのでは、なかなか手がつけられませんが、10分に細切りにすることでとっかかりやすくなります。

例えば、提案書の作成・・・1時間くらい

と見積もっていたものを細かく分け、

□仕事を整理する　5分

□構成を作る　10分

□データの手配　10分

□ビジュアル的な仕上げ　10分

とすると、自分が頭を使わないといけないジョブと頭を使わないでいいタスクが見える化します。データの手配などは、在り処を知っていればさして頭は使わないかもしれません。

そのようなタスクは、会議の待ち時間の10分などちょっとした時間にやってしまえばいいわけです。

構成を作ることが肝であれば、そこはしっかり落ち着いたときに考えるということができます。

タスクとジョブを一緒くたにまとめてやってしまうと慌てが出て、ジョブの質が下がります。

これは一番避けたい事態です。

また、細切れのタスクはゲーム感覚でやっていきやすいので、集中力切れのムダも起きにくいです。

さらに、細切れのタスクは周囲に振りやすいメリットもあります。

纏めて抱えていると、仕事を振りにくいですが、細切れでもっていると、振りやすい上に、「10分くらいの量ならいいよ」と受けてもらえやすいです。

○実践への落とし込み2

本書を参考に今抱えている仕事や活動を10分に区切ってみました。

すると、直近での優先度がよくわかりとっかかりやすくなりました！

大きい塊で抱えていると、案件自体の優先度づけはできますが、目の前の行動の優先順位はその順番のままとは限りませんよね。

10分区切りは、目の前の優先順位が分かりやすくなるのでとても有効に思います。

本書では、中長期の計画の管理方法も取り上げられているので、その辺りも実践していきたいと思います。

最後に、本書のタスク管理方法は仕事だけに限らず、生活全般に使えるものとなっています。

森川さんは時間配分のパイチャートを作成し、自分が何に時間を使ったかを毎週振り返りしているそうです。

仕事以外のタスク管理も、仕事のものと一緒に行うことで生活全般における優先順位が見えてくるそうです。

本書は仕事のタスク管理を効率にしたいという方だけでなく、時間を有効に使いたいという方にはオススメの一冊です！！

○最後に

本書の著者森川さんも『7つの習慣』を読み、タスク管理に目覚めたと後書きに書かれていました。

『7つの習慣』は本当に参考になるので、必読書と感じます。