昨日、作家お仲間と話していたときにスケジュール管理やファイル管理の話になりまして。私がガントチャートでスケジュール管理してるっていうのは前に書いたのですが、ファイルの管理について話したらえらく感心してもらえたので、久々にnoteに書いてみます。

別に特別なことはしてないですし、会社などで普通にやってる人も多いと思うのですがご参考までに。

◆フォルダとファイル名規則

実際に例を見せた方が早いと思うので、概ねこんな感じです。以下は昨年末発売の『ポテトとシェイクの恋のあと』のフォルダ。基本的に、版元別にこんな感じでフォルダ作って階層構造にしてます。

フォルダ、ファイルを次のような命名規則で運用しています。

フォルダ

基本構造：【出版社】／【nn】作品名／ 日付＋行程
個人的には、【　】でくくるのがポイント。特に番号は【　】でくくると目立つしパッと探すときに便利。

ファイル名

基本規則：そのデータを提出した日付_データの内容
提出データに日付をつけておくのは、履歴の意味はもちろん、相手にもどの原稿が最新かすぐにわかるようにとのことから。思わぬミスの防止にも。
なお、名前にはスペース、半角カナは使いません（いにしえの慣習）。

特別凝ったことしてるわけじゃないのですが、版元別に整理する、番号・日付をつけると自動的にソートされるので、必要なデータを探すのがぐっと楽になります。

◆アマチュア時代はどうしてたか

版元とのやり取りがなかったアマチュア時代にフォルダ構成をどうしてたかもついでに紹介します。こんなイメージ。

• 〔とにかく書け〕フォルダの下に〔作品名〕フォルダを作成、そこで執筆

• 完成して応募が済んだら、別途作ってある〔応募済み〕フォルダ下に〔作品名〕フォルダを移動

• 〔作品名〕フォルダを〔【nn】作品名〕に改名。【nn】には何度目の公募チャレンジかわかるように、全体通しての番号をふる。

これをやっていたので、「新人賞に108回応募した」みたいな具体的な回数がパッと出てくるわけです。自分の履歴が数字で見えるようにしておくって、色んな意味で糧にもなるかなと思います。

◆ついでにメールの話も

メールも似たような考え方で、ラベルに番号をつけて管理しています。

Gmailにはラベルをつけることができるのですが、「01_出版社名」といったラベルを版元別に作成し、届いたメールに付与。なお、この段階では、メールには「受信トレイ」と「出版社名」両方のラベルがついていることになります。
で、用件が済んだものから「受信トレイ」のラベルを取っていくんですね。

そうすると処理が終わってないメールだけが受信トレイに残り、そうでないものはラベル別にふりわけられているので、そこからアーカイブを見られるわけです。
これやっておくと、メールの見逃し、処理忘れはほぼなくなります。

◆少しの手間で便利に

上記のようなファイルやメールの管理ルール、実は会社員時代にやっていたものを応用しています。会社員時代は複数人で一つのプロジェクト＝共用フォルダをいじっていたので、メンバーが迷わないように最初にフォルダ構成やファイルの命名規則を決めるルールになっていたのですね。

小説を書くという作業自体は自分一人でやるものですし、フォルダを誰かと共有することは滅多にないかと思います。が、いつのデータがどこにあるのか、パッと見つかるのって普通に効率いいですよね。それも積み重ねれば効率UPにも繋がるかと。
あと、私は自分の小説データむちゃくちゃ大事なので、バージョン管理はもちろん、きちんと整理することで紛失防止にも繋がるかと思ってます。

なお、データの整理整頓はめちゃくちゃ気を遣っている私ですが、リアルの部屋の中は、オタクなので無限にものが増え続けることもあり混沌としていて、もうどこから手を付けたらいいのかわかりません。
自動的にソートできればいいのに。

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