2024年電子帳簿保存法の改正について、簡単に分かりやすく！
電子帳簿保存法とはなにか？
電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務づけられている帳簿・領収証・請求書・決算関係書類などをデータで保存する為のルールを定めた法律です。
従来は紙で管理されていたモノから電子データでの管理に移行を促進して、処理や管理にかかる負担と軽減したりデータの信頼性や保管期間を保つことを目的としています。
電子帳簿保存法は1998年から施行されており、改正を繰り返してきましたが、
2022年1月から施行された改正では、電子取引に関するデータの保存が義務化されたことにより注目を集めるようになりました。
電子取引をした際の電子データ保存義務については、2023年12月31日までの猶予期間がもうけられており2024年1月1日以降は義務となるため対応が必要です。
電子帳簿保存法の改正内容
電子取引に関する各種データは、これまでも原則として電子データでの保存が必要でしたが、書面出力して紙での保存することも認められていました。
しかし、
今回の改正にともない電子取引での各種データは紙での保存が廃止され、電子データによる保存が義務化されました。
電子帳簿保存法の改正の対応方法
3種類のデータ保存のうち、
「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、
改正により「電子取引データ保存」が義務付けられました。
したがって、取引先とデータでやりとりした書類をプリントアウトして保存する方法は、2023年中にデータ保存に移行しなければなりません。
電子帳簿保存：電子データで作成した帳簿書類を、電子データのまま保存する。
スキャナ保存：紙で受領した請求書などの書類を、スキャナを使い電子データ化して保存する。
電子取引データ保存：電子的に受領した取引情報を、電子データとして保存する。
この内容を踏まえて、改正の対応方法を大きく分けて3つ紹介します。
1.電子取引の状況を把握
全ての取引を整理し、電子取引に該当しているかどうかの状況を把握することです。
メール添付でのやり取りだけでなく、紙を使わない取引の全てが電子取引に該当します。
電子取引に該当する取引
クラウドサービスで交付・受領した請求書、領収書など
メール添付で交付・受領した請求書
Webサイト上でのダウンロードした受領書
スマホアプリ決済の利用明細
クレジットカードの明細
インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
上記の書類は全て電子取引に該当しますので、漏れがないように確認しましょう。
2.保存方法や保存場所・ルールを決める
電子データの保存方法・保存場所・ルールなどの運用方法を決めることです。
企業によっては、総務部や経理部だけで無く多く部署で取引が実行されています。
それらの内容を踏まえて企業全体で運用方法を定めておくべきでしょう。
そして、電子取引データは【削除・改ざんされえいないこと】【検索・表示できる状態であること】を担保し、適切な取引を証明するため、
4つの要件のうちいずれかを満たした状態で保全しなければなりません。
タイムスタンプが付された後のデータ授受する
授受後遅延なくタイムスタンプを付与する
データの訂正や削除を行なった場合にその記録が残る、または、訂正削除ができないシステムを利用する
訂正、削除の防止に関する事務処理規定の備付け
3.システムを決める
上記の保管方法・保管場所・ルールが決まったら、改正電子帳簿保存法に対応したシステムの導入や自社開発を進めます。
しかし、システムの導入については費用もかかりますのでしっかりとしっかりと
保存方法や保存場所のルールを決める
削除、改善が出来ないようにセキュリティをかけ、いつでも検索・表示できるよう体制を構築する
その上で、要件を満たすように対応できれば問題はありません。
最後に・・・
電子帳簿保存法の改正は猶予期間が設けられていたとは言え、まだ始まっていません。
これから改正後また新たに細かい対応が出てきたり、より安いシステムも出てくる事でしょう。
まずは、『1.電子取引の状況を把握』と『2.保存方法や保存場所・ルールを決める』をしっかりと実施し
『3.システムを決める』はどうしたら対応できるのかしっかと調べることが大切です。