HITOTSU Link導入の効果・今後の期待

1．埋もれがちだった1対1のやり取りをチーム内で共有できた　←ココ
2．進捗の見える化でサポート意識UP、“うっかり忘れ”も減った　←ココ
3．事務との窓口をLinkで一本化できた＆ペーパーレス化を目指す（後編）
4．メーカーとのやり取りが簡単になった＆さらに拡充したい（後編）

当科では従来、科内のCE同士のやり取りに、市販のチームコミュニケーションツールの無料版を利用していました。ただし、一定期間を過ぎた過去のやり取りは閲覧できない、部署を超えて使えないといった問題点がありました。

また、担当代理店やメーカーなど院外とのコミュニケーションは基本的に電話。言った言わないは日常茶飯事ですし、過去のやり取りを忘れてしまい、電話で確認したりメールの履歴をたどったりする“手戻り”がしばしば発生していました。

そんな時、HITOTSUさんからHITOTSU Link（当時は実証実験段階）を紹介してもらいました。無料で使え、院外とのコミュニケーションも可能である点にメリットを感じ、利用を開始しました。さらに、今年の春から夏ごろには、当科にて導入済みの医療機器・資産管理システム "HITOTSU Asset"との連携機能も実装されると聞いています。

HITOTSU Linkはコミュニケーションのテーマやメンバーに応じた「ルーム」を作成でき、各ルームに関係するメンバー（ユーザー）のみで閉じたやり取りができるのが特徴です。当科ではまず、「機器管理」「透析」「ペースメーカー」「心カテ」といった業務ごとにルームを作成。さらに各業務ごとに「共有事項」「資料まとめ」に分け、「全体連絡」「待機当番」「インシデント」などを加えて合計20以上のルームを作成しました。

まずは業務ごとにルームを作成するも…

HITOTSU Link運用開始から2、3週間ほどたったある日、実証実験のヒアリングやサポート担当であるHITOTSUの方から、「DM（ダイレクトメッセージ）が多いようですが、どんな話をしているのですか？」と聞かれました。
（注：HITOTSUサポートチームは病院ごとのルーム数、ユーザー数、メッセージ数などをモニタリングしていますが、ルームの内容やメッセージの内容を見られません）

普段何気なく使っていたのですが、質問されて調べたところ、DMではちょっとした確認事項や、相手が不在時の電話の代わり、「カテ何時に終わりそう？」といったたわいもないやり取りが行われていました。「これではLinkの良さを生かし切れていない」と気づき、改めて運用を見直すことにしたのです。

例えばマニュアル改訂業務。従来は科長からメンバーにタスクを振り分け、その後は担当者と科長が個別にやり取りを行っていました。

しかし、よくよく考えるとマニュアル改訂業務は、私たちが普段行っている医療機器の点検や臨床業務と異なり、中長期にわたって進行を管理しつつ、臨床工学科としての考えを形にしていく、いわば“プロジェクト”です。科長と各タスク担当者との個別のやり取りでは、なかなか話はまとまっていきませんし、科長の時間もたくさん必要とします。

オープンなやり取りを推奨した結果、横の会話が増加

そこでHITOTSU Linkに「マニュアル改訂」というルームを作り、ルーム内でオープンなやり取りを行う方針に変更しました。すると、自然とルーム内での横の会話が増えたのです。それによって、進捗が”見える化”され、チームとしてプロジェクトを進めていくうえで様々なメリットが得られました。

この方法を応用し、「定期点検進捗管理」というルームを追加しました。このルームでは毎月1日に私から担当者を割り振り、各担当者が都度進捗を報告したり、困ったときに相談したりヘルプを依頼したりするようにしました。結果、月1点検の実施忘れや定期点検の進捗遅れがほぼゼロになりました。

ルームを増やした結果、文字だけではルーム一覧が見えにくくなったので、絵文字を振ってパッと見で判別しやすくみました。こうしたちょっとした工夫ができる柔軟性も、HITOTSU Linkの良さだと感じています。

臨床工学科内でのLink活用事例についてお話ししました。続いて、他部署やメーカーさんとのコミュニケーションにどのように活用したかをお話しします。（談）

《後編に続く》

さいたま市民医療センターでのHITOTSU Asset導入事例インタビューはこちら→「洗練されたUIと充実のサポート、さらに継続的進化が一番の強み」

弊社は以下の製品を展開しています。
・クラウド型医療機器・資産管理システム「HITOTSU Asset」
・医療業界横断コネクトツール「HITOTSU Link」
各製品のご紹介は以下をご覧ください。

■HITOTSU製品（Assetメイン＋Link）紹介動画　（YouTube、約25分）
■HITOTSU Assetリーフレット（PDF）
■HITOTSU Linkリーフレット（医療機関様向け）（PDF）
■HITOTSU Link災害時向けリーフレット（PDF）

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