はじめまして、大量の紙書類をどう整理しようか、お困りのあなたをサポートするエイチエス写真技術株式会社です！

営業事務担当しているみなさまは、伝票、発注書、注文書などの紙書類の整理や保管場所に困っているといったことはありませんか？

今回は書類を電子化にすることでできる、具体的な業務改善についてお話しします！

１、 場所を選ばず、情報を共有

書類を個人管理で行っており、担当者が休みで、どこにあるかすぐに分からない。テレワーク中に書類が必要になったが、紙書類なので勤務先まで取りに行く。 過去の書類が倉庫にあるので、探すのに時間がかかる。この様な出来事は、ありませんか？10～30分程度の話かもしれませんが、全体で考えるとかなりの時間を使用しています。 電子化により、情報が共有できるだけではなく、検索もかけることが出来るので、これらの余分な時間が解決できます。

２、 紙書類にかかる経費を削減

事務をしていると、様々な消耗品等の経費が発生していると感じませんか？テレワーク中に会社に書類を取りにいく交通費を始め、保管するための棚や倉庫、溶解処理費用、複合機のリース代、インク、もっと細かく言えば、ボールペン、用紙等、一つ一つは大きな金額ではありませんが、それらをまとめると、大きな金額になってくるのが分かります。それらを電子化により、節約することが出来ます。

３、 外部委託するメリット

少量の紙スキャンであれば、自社でやることに問題はないと思います。一方で、伝票、発注書、注文書契約書など、サイズが様々で、書類にクリップ、ステープラー（ホチキス）が止めてあり、書類をばらす作業などの前処理、また冊子をばらさずにスキャンをとりたい、など実に手間が掛かります。実際に事務である私がやってみると、慣れない作業に戸惑い、弊社の技術部門の方が、仕上がりが早く、使いやすいデータに出来上がりました。大量スキャンの場合は、外部に委託することで、経験がある技術部門が手早く作業をしてくれるので、慣れていない方がやるよりも、人件費を節約できるかもしれません。

まとめ

紙書類を電子化にすることは、ただ単に紙書類をスキャンし、終わるのではありません。それによって、データを使いやすくし、共有することで時間の幅を持たせることが出来ます。また倉庫などの空き場所が確保できること、様々な経費を節約することができます。そしてその予算は、新たな業務に回し、他のことに挑戦することも可能です。このように、日々の業務改善にも大いに役立ちます。

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紙書類を電子化してみたいけど、仕上がりはどの様な形になるのか？仕上がりをこんな風にして欲しいが可能か？など、何かございましたら、弊社のホームページまでお問合せ下さい。お気軽に、ご相談下さい。お読み頂き感謝申し上げます