最近、自分の中でちゃんとやろうと心がけているのはこれかも、と、ふと思ったので、今日の日報はアジェンダと議事録についてです。

心がけていることはこちら。

マイルール
・アジェンダ：遅くとも打ち合わせの前日には関係者に共有する。
・議事録：打ち合わせのあったその日のうちに関係者に共有する。

このルールを意識し始めてから何個か気づいたことがあります。

①、議題に対して、関係者が準備・把握に必要な時間を逆算して、アジェンダをいつまでに共有すべきかを意識するようになった。
→関係者が事前に把握している情報のレベルがある程度揃うので進行がスムーズ。

②、議事録を出来るだけ早く作れるように打ち合わせ中に殴り書きでもメモを残すようになり、議事録作成時間が短くなった。
→記憶が新しいうちに打ち合わせを追体験できるので、頭の中が整理される。

アジェンダや議事録はそれを作ること自体が情報を残すという観点で大事なことですが、それ以外にも、

・予習（アジェンダ）、復習（議事録）することで一回の打ち合わせの密度が増す
・密度が増すことで頭の中が整理される
・少し間が空いても経緯を一から思い出す必要がないので、時短になる
・情報整理の練習になる

などなど、副産物がたくさんあって、地味だけど、実はかなりコスパの高い作業なのでは…？と実感しています。

今日は訪問打ち合わせがあったり、打ち合わせ準備がいくつも重なったり、こういう時はアジェンダや議事録を作るだけでもそれなりに大変な作業です。

それでも、こういう当たり前のことを当たり前のようにこなせるのはとても偉いと思うので、自分を褒められるように、マイルールを続けていきたいです！

Webサイト制作とWebマーケティングのディレクターをしています

長野県長野市にある株式会社JBNでWebディレクターをしています。2020年7月入社。これまで素材専門商社とBtoB製造業で国内・海外営業7年→現職です。
Webサイト制作とWebマーケティング支援のディレクターとしてまだまだ初めてづくしの中、奮闘しています。