業務改善のヒントは「つなぎ目」にある。
2023-01-23
先週、自部署で月次ふり返りを実施。 #業績管理 、 #顧客管理 、 #kintone や #RPA 活用など、チームごとに業務が異なりますが、すべてを#プロジェクト 型業務と考え、気づきや学び、失敗事例を共有していく。
あるチームでの発表が「部署間の申し送りの改善」でした。
▼部署間のつなぎ目はロスが出やすい。
過去の #kintone での社内 #業務改善 でも「部署間のつなぎ目の改善」は多いです。企業において業務が一部署で完結することは少なくて。ひとつの仕事に多くの部署が関わる。必然的に情報の申し送りが生まれます。
▼締め切り遅延。情報不足。不備多数。
上記のような課題を、「申し送りを受ける後続部署」から聞くことが非常に多いです。対策として締め切りが前倒され、ルールが厳格化され、ペナルティが課される。結果、部署間の対立が深刻化する悲しい事態になる。
▼申請する側の課題の「原因」を探る。
たとえば「締め切りに遅れる」という課題。打ち手として「締め切りを早める」のは少し早くて。まず課題の原因を深掘る。すると「今の時間軸だと顧客都合で物理的に間に合わない」などの真因が見つかることがある。
▼真因の解決で、Win-Winをめざす。
自部署の課題を解決するには、関わる相手の課題を解決する。この観点で業務改善をすると、相手からも協力してもらいやすい。Win-Winの業務改善だからです。
関わる全員が笑顔になる業務改善を、ひとつでも多く増やしたいです。
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