最近noteでアイデアを書き殴る快感を覚えております。
アウトプットを意識した思考は
纏まりやすいし、人に伝わりやすいし、
いいことだらけでルンルンです。

さて、本日は実務を兼ねて表題の件を考えてみました。

そもそもなぜゼロベースなのか

實悠希さんによる写真ACからの写真

私がこれまで会社でやってきた事は
新しく始めてきたことばかりです。
そのため、新しい刺激ということで
受け入れられやすかった部分があります。
(手間を増やす分の反感もありましたが)

新規実施が必要な取り組みが終わったので、
泣く泣くこれからは改善が続きます。

弊社は大体私と同じくらいの操業期間があります。
そのため、よくも悪くも色々な慣習だったり
昔からのやり方が根強いです。

こうなると、ちょっとした修正・改善は
現場への落とし込みが大変です。
高確率で「抜け」がでます。

新しい刺激の度合いが弱いと
これまで慣れている動きを
無意識ながらしてしまう。

その為に、新しい事が身につきにくい
簡単に言うと「めんどくさいからやらない」

これが私の1番の敵です。笑

で、あるならば
いっそ思いっきり作り替えてしまおうじゃ無いか。

新しい様式で、
脳味噌に新鮮な刺激を届ける事で、
最初に思いっきり違和感を感じた上で
それに慣れていただこう作戦です。

とはいえ、いくつか秘策(？)も盛り込んで
オペレーションへの負担は最小限に留めるつもりです。

帳票の役割を考える

ゼロベースですので、
「なぜその帳票がいるのか」
から考えます。

意味ないと感じたら、その帳票は破棄します。
ときには思い切りも大事。

弊社の場合、
これまでの業務日報がいい仕事をしていました。
丁度いいので帳票名を業務日報としその役割・必要性を考えてみます。

このときに、明確なゴール設定がないと、帳票もただただ書くことの多い
無駄な帳票になりかねません。

今回私が定めたゴールは以下の通りとなります。
①現場で使用している紙の枚数を減らす
②①と並行して必要な情報の集約
③ 「活きた」記録とすること
④ 電子化を想定した記録方式

大きく分類するとこの4つです。

①現場で使用している紙の枚数を減らす

弊社は取り扱っている品目が少ないです。
そのため、そもそもの帳票枚数は少ない。
ですが、いざ記載されている情報を使う*となると
（*トレースをとったり、模擬事故テストをしたり等）
ストレスを感じる仕様になっていました。

不必要なストレス、ダメ、絶対

と、言うことで
「そもそも何を書いているのか」
「何が書かれるとより良いか」
を整理してみました。

これが業務日報を主軸とした
既存の情報＋新規に取り入れたい情報について
インプットとアウトプットの流れになります。

実は年末から年始にかけて
第三者監査を迎えるにあたり
マニュアル一式を見直しています。
お陰で非常に流れがシンプルに。
やっててよかった…

さぁ、次はこれを集約していく作業です。

②必要な情報の集約

さて、インプットとアウトプットを整理して
この業務日報、捨てるわけにはいかないことがわかります。
（CCPに関する情報が入力されているため）

あとは、それぞれどのようにアウトプットに流れていくかですが
自分の頭の整理を兼ねて
流れを区別してみました。

黄色：主に売上に係る項目
青色：トレースのために必要な項目
赤色：食品安全のために必要な項目
と、なります。

できるだけ枚数を減らしたいと言う野望が
そこそこの量の情報量を業務日報に集中させるという
暴挙に駆らせています（笑

データの入力は左から右に流れていくのですが、
こうやって見ると、インプットとして入力していた（したい）情報が
かなり多い事がわかります。

このインプットされていたデータは確認していくと
・常に変化するデータ
・定型的なデータ
の２つに分けられる事がわかりました。
また、常に変化するデータでも、現場では使わないデータもありそうです。
これについては別途掲示等で一覧化して対応しても良さそうです。

ここまでくれば大体のレイアウトも見えてきます。

③「活きた」記録にするために

記録をとる。
それを証拠として監査に対応する。
これだけでも第２者監査には十分対応できます。

ただ、これだけだと記録は死にます。
その日の記録を元に、適宜検証を行い
マネジメントレビューに活かしていく。

こういったことは工業系の現場では当たり前に行われているでしょうし、
大手の食品会社でも取り組まれていることだと思っています。
加えて、国際的な規格でもこれをすることを求めています（ISOとか）

なので、その記録を元に最低限振り返りができるようにしたい。
トレースバックがしやすいようなものにしたい。
今回帳票を考える上ではその点を重視しました。
要は、PDCAサイクルを回すことのできる記録にしたい。

そのためにも、帳票内でのつながりがわかりやすいことも大事になってきます。
今までは帳票が複数枚に分かれていたことと、繋がりが弱かった。
それを改善した帳票にしたいところです。

④電子化を想定した記録方式

さぁ、ここまでくればあとはレイアウトを考えるだけ…

と、言いたいところですがそれだけだと
将来的に電子化するにあたって詰む場面が出てきそうだなと感じています。

そのため、帳票作成はExcelで行うのですが
いかにデータがリンクしやすい状況を作るかを考えています。

③でも述べましたが、活きた記録とするためにも
帳票を出力すると同時に、
検証に活かせる土台が出来上がる。

そんなExcelシートを現在構築中です。
（この記事を考えながら並行作業中です）

今現在大枠でこんな形にしています。
あとは個々にリンクやら計算式が仕込まれていきます。
完成したらまたお伝えできるのかな？
その時はその時で。

これが私の仕事です

長々と書いてきましたが、
私の肩書は、品質管理部　TQM担当です。
実は、この「TQM」っていうのが曲者（？）で…

現場から顧客対応まで全てにおいて「カイゼン」していく

これが私の仕事になります。

今現在、食品についてはHACCPが義務化となり
何をどうしていいのかわからないという現場や
帳票関係どうすればいいかわからないという現場
そういうところが出てきているのではないでしょうか。

そういうときは、一度ご相談いただければ幸いです。

連絡先はコチラ

現場の帳票、おまとめします。

最後までお読みいただきありがとうございました！