今回は請求書についてのお話です。インボイス制度の導入により見直す機会が増えているのではないでしょうか。この記事で、ここであらためて請求書のあり方について確認していただければ幸いです。

請求書とは

お金の支払いを求める書面の事です。あらかじめ契約していた期日までに記載した、金額を指定の方法で支払ってもらいます。書式に決まりはありませんが押さえておくべき項目がありますので、それは下記で確認してください。

企業同士の取引は掛けによるものなので、請求書の発行は必須です。また掛けではない場合も慣例的に発行することがほとんどです。

請求書を発行する事で、お互いの認識のずれや間違いを減らすメリットもあります。税務調査上でも支出の証拠となりますので大切な証憑書類のひとつになります。

記載する項目

記載する項目は

請求書番号：自社管理用の番号
発行日（作成日ではなく締め日）
請求元情報：会社名、住所、代表者、担当者、TEL（請求書の問合せ先）
宛先名：会社名もしくは個人名
請求金額
取引条件：支払い方法、支払期限、振込手数料の負担、など
振込用口座

これら以外に請求する商品、サービスの内容を書かなければなりません。

商品名・サービス名のほかに、数量・単価・単位（入り数）の明細、分類ごとの小計、消費税（税率・税額）、合計を分かりやすく表などで記載します。

最後に印鑑を押します。基本的には印鑑はなくてもいいのですが、自社の請求書であることの証明や偽造防止に繋がりますので、信頼の面でも印鑑は押した方が良いです。このときの印鑑は角印（認め）を使用します。自社の社名に少しかかるように押してください。実印（丸印）は使用しません。

印鑑についてはこちらの記事でも書いております。

基本的に請求書はA4サイズで作成します。送り方ですが、

郵送の場合は３つ折りにしますが、このとき下から先に折ります。書面の頭の「請求書」が上に来るように折ります。封筒には【請求書在中】と表記してください。

FAXで送ることは緊急時以外はありません。相手の了承を得て送信した場合は原本を後から郵送しましょう。

メールの場合は、事前に相手の了承を得ている場合にPDF形式で送りましょう。エクセルやワードの原本を送るのはNGです。

管理について

原則保管は７年～１０年となっています。

受領した側は請求書の原本を保管することになります。発行した側は、「控え」もしくはその電子データを保管しておかなければなりません。

請求書は”都度”発行する場合と”合算”のみ発行する場合がありますが、どちらの請求書においても必ず「控え」が必要です。

何年ぶんもの膨大なデータですので、いつでも問い合わせがあれば確認できるようにしておくのが望ましいでしょう。それにはやはり紙の場合は、請求番号での管理、もしくは電子データでの保管が有効です。

証憑書類はほとんどが電子データでの保存が可能となっています。その保存方法についてはまた別の機会で詳しくお話いたします。

インボイス制度とは

”インボイス”とは「適用税率や税額の記載を義務付けた請求書」を言います。インボイス制度はこの消費税を正しく記載した請求書で正しく納めましょう、という制度です。

現在、軽減税率により消費税が10％と8％が混在している状態です。

２０２３年の１０月から、請求書の中で１０％の商品と８％の商品を明確にし、適用税率と区分した税額を表示することが義務付けられています。（その他の必要項目は以下）これを「適格請求書」とよんでいます。

1．発行者の氏名又は名称
2．取引年月日
3．取引内容
4．受領者の氏名又は名称
5．軽減税率の対象である旨の表記
（※マークなど軽減税率適用がわかる印をつける）
6．適用税率ごとに区分した合計額
（10％適用商品の合計額と8％適用商品の合計額を区分すること）

さらに3つの記載事項が追加されました。
7．インボイス制度の登録番号
8．適用税率
9．適用税率ごとの消費税額の合計

「適格請求書」を発行できるのは消費税の課税事業者のみであり、事業者は「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署に申請する必要があります。

多くの事業者は準備を進めていますが、まだ見直しをされていないところはぜひとも早めにインボイス制度を理解して、請求書を見直してみてください。

まとめ

発行する側にとって請求書は、大切なお客様に信頼してもらい、トラブルを減らすための大切な書類の一つです。事務側の凡ミスで取引先の信用を無くすこともありますので、作成は慎重に行ってください。

入金頂いたあとは、必ず請求書の控えと照らし合わせ、【取引の完了】としてください。

そのためには正しく作成し、正しく管理することが大切です。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

次回もよろしくお願いします。

前回の記事は、納品書について書いています。気になる方はこちらもご覧ください。