今までの取り組み

2024年2月4日 23:14

お疲れ様です。
金融業界に勤める事務員兼主婦です。
ドタバタな毎日を送る私の業務効率UPへの道、Vol.10。
今回をもっていったん完結します。
今までお読み下さったみなさま、お付き合い頂きまして、ありがとうございました！
今回は、今までの取り組み総まとめ編です。
最後までお付き合い下さい。

１．業務課題の洗い出し

職場の上司や先輩、同僚から日々困っている事、ああしたらいいのに、こうなったらいいのにを聞き出してピックアップしていきました。とにかく職場のみなさんの協力が必要不可欠です。

２．解決策となるアイデア

学んでいくプロトタイプの種類の中で業務課題に活かせるものはないか、色々なプロトタイプを作成してみるのですが、業種的に職場のセキュリティが厳しいので、試作品を作成しても全てダミーデータで操作してもらうような状況が続き、とても悩んだ時期がありました。

私は現場で働く事務員なので、会社のセキュリティに関しては自分１人ではどうこうすることも出来ません。考えを改め、実際の身近な業務でデジタル化が可能なアイデアは何だろうと職場内で検討した結果、管理簿に焦点があたりました。一番デジタルからほど遠い紙の管理簿は早急に業務改善が必要です。アイデアを形にして周囲に発表し、会社全体で検討してもらうよう働きかけ業務推進していくことに方向転換しました。

３．最終制作に向けて

色々なアイデアの中から最終的に、ノーコードツールのGlideを使用して、何種類かの管理簿アプリを作成することにしました。

何種類か作成した管理簿アプリの中から、最終制作として「書類授受管理アプリ」を選択したことには、実はとても深い理由がありました。

そもそも、事の発端はExcelVBAを駆使して作成した個人情報授受管理台帳。これは個人情報が入った書類を受付し保管管理するものです。
①メニュー画面から受付ボタンを押して受け取った書類を受付入力。
②発送した書類は色が変わるように設定。
③集計ボタンでピボットテーブルを更新、担当別に書類保管件数を把握。
④棚卸報告の際の印刷ボタンを設定。
上司からの提案で何度も試行錯誤しながら作成した私の最高傑作品。職場の管轄地域で使用してもらっていました。
ところが、全社統一となる際、パソコンが得意な人がいないと書式が壊れたり、異動になったら改修＆修理できる人がいなくなるとの理由で、全社統一で紙管理になってしまったという背景があり、だったらもっと簡単に操作出来るものを作る！と、私の負けず嫌い気質が発動。これがプロトタイプを学びはじめるきっかけとなりました。そしてここから私の最大のリベンジが始まったのでした。

プログラミングが好ましくないというならノーコード。職場の仲間たちからの期待と要望に応えるためにも、さらに改良が必要です。ここでは何度も職場で試作品を使用してもらい、フィードバックをもらいを繰り返しました。

４．最終発表に向けて

仕事上、資料作成はしているのですが、自分で発表などしたことがありません。四半世紀以上、人前で話した事がないかもしれない・・・。資料作成に追われながら、発表練習をすると制限時間に収まらないし、資料も何度も修正しました。いかに一般の方にもわかるよう、ポイントをまとめてスマートに発表するか。私にとってはここが１番難しかったかもしれません。周囲の方々に夜中まで練習にお付き合いしてもらい、アドバイスをもらってようやく完成です。ここまで頑張ってきたのだから、緊張せずにしっかり発表したいと思いながら本番に挑みました。

５．まとめ

学んでいく中でデジタルツールには色々な種類があることを知り、実際に触ってみて、わからない事を調べたりしながらプロトタイプを作成しました。周りの協力をもらいながら改良を重ね、試行錯誤しながら発表資料を作成し練習を重ねて、緊張しながらも発表した事で周囲のみなさんや会社のみなさんに現場の状況を知ってもらうことができました。これから職場で導入してもらえるよう、私の戦いはまだまだ続きます。これからも新しい情報を収集をしながら、さらにスキルアップし、取り組みを続けていきたいと思っています。