こんにちは、金剛鋲螺株式会社の広報チームです。ご覧いただきありがとうございます。

今回の社員インタビューは、総務部の久保さん。2023年1月より課長に昇進し、あらゆるバックオフィス業務を担っています。

縁の下の力持ちとして当社を支える久保さんに、総務部の取り組みや仕事のやりがい、印象に残っている経験を聞きました。

－まずは、総務部の業務について教えてください。

総務部には、経理や財務、人事をはじめ、本当に様々な業務があります。「他の部署が担当していないものは、基本的にすべて総務の仕事」といっても過言ではありません。

私の場合、社員の給与処理が担当業務の一つ。期日も動かせませんし、数字を間違うわけにもいきません。以前、一度だけですが給与額を誤って振り込みそうになったことがありました。すぐに上司に相談し、銀行にも対応いただけたことで事なきを得ましたが、正確さが何より重要だと痛感しました。それ以降、おかしな数字が入力されたらエクセルにエラーが出るよう設計し、さらに計３回のチェックを入れることで、ミスを防いでいます。

また、総務部は福利厚生の手続きも担当しています。福利厚生は、社員が生き生きと働くために必要なもの。積極的に活用していただけると、私も嬉しくなりますね。総務では社員から様々な相談を受けます。もちろん、すべてに応えられるわけではありませんが、少しでも希望に沿った対応ができたときは大きなやりがいを感じます。

－他部署との協力関係を築くために、どんな工夫をされていますか。

総務部で扱う業務の中には、法改正に伴う手続きや情報共有もあります。しかし、法律関係の話には、一般的になじみのない言葉が多数出てくるもの。それをそのまま流すのではなく、なるべくわかりやすい言葉にかみ砕いてから共有するように工夫しています。

また、納品や請求書、勤怠管理などは、社員に手続きしていただく締め日が決まっています。締め切り直前にまとめて作業するのは大変ですから、毎日少しずつでも処理を進めてもらえるよう、部署の管理職を通してお声がけをするようにしていますね。 

－久保さんがこれまで経験した業務の中で、最も印象に残っていることを教えてください。

2023年1月から、勤怠関係をはじめとしたシステムをクラウドに移行したことでしょうか。その準備をはじめたのは前年の秋。システム担当者の協力を得ながらも、基本的に私が１人で担当したため、一番印象に残っている仕事です。

これまで、申請関係は紙ベースのものが多い印象でした。特に現場の管理者は、わざわざ総務まで用紙を持ってこなくてはならず、時間的にもロスがあったのです。それが、クラウドシステムの導入によってパソコンのシステム上で承認が取れるようになりました。また、勤怠管理との連携によって、承認までの時間も短縮されました。大変なこともたくさんありましたが、大きなやりがいを得た経験です。

－変更したシステムを社員の方に共有する際、どのような工夫をされましたか。

システムの説明書で気をつけていたのは、法律の内容をお伝えするときと同様、「わかりやすさ」。文字だけではなく、操作ごとの画面を載せたり、そこに手順の番号をつけたりして、社員が迷わず申請ができるよう配慮しました。

しかし、実際に稼働するようになると想定していなかった質問をたくさんいただきました。説明をしたつもりであっても、相手に伝わらなければ意味がありません。マニュアルのアップデートはもちろん、説明の方法もこれから見直していきたいと思います。

－最後に、今後の目標について教えてください。

今後も、電子化をさらに進めていくことを目標としています。次に着手したいのは年末調整。電子化への移行は簡単ではありませんが、一旦導入してしまえば翌年からは順調に進みます。総務部として仕事を円滑に行うためにも、そして、社員の負担を少しでも減らすためにも、しっかりと取り組んでいきたいと思っています。

－ありがとうございました！

金剛鋲螺株式会社では、現在事業拡大中につき、マシンオペレーター職を募集しています。学歴や経験は問いません。オンライン説明会、カジュアル面談も対応可能ですので、お気軽にお問い合わせください！

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