来週から12月にかけて、打ち合わせやイベントやワークショップで、出張続きとなる。はじまりは神戸から。仏生山（香川）、西条（愛媛）、今治（愛媛）、三豊（香川）、下関（山口）、広島、美里（宮城）、富山。年内終点は北海道。

年に何回かあるこうした出張を、勝手に「旅するオフィス」と呼ぶことにしているのだが（笑）、その間も滞りなく仕事が進む背景には、ITツールの進歩があり、感謝している。特にKUMIKI PROJECTのような秋田から京都まで全国に10人の仲間が散り散りに存在し、一同に介さずにプロジェクトを形にしていくには、こうしたツールのチカラが欠かせない。

一方で、「最適なツール」を見つけるのにいろいろ使ってみては変えてきたことがある。なぜか、経営に携わる友人から「何が良いか教えてほしい」という相談まで受けることが増えたので、これまでの経験から「現時点」での生産性を高め、仕事の価値を発揮しやすくしてくれるIT系ツールを、独断と偏見で紹介することにした。１人経営者の方、個人事業主の方、１０〜３０名程度の小規模な会社、出社のないリモートワークを中心とした会社の方に読んでもらえたらと思います。

① コミュニケーション＆プロジェクトの進捗管理「ANDPAD」

ANDPADは、施工管理アプリと名付けているだけに、プロジェクトごとにグループをつくり、工程表や写真、資料の共有。写真にiphoneで書き込み、シェアするなどができる。チャット専用アプリもあるので、コミュニケーションも円滑にとれる。ANDPADは、建築系の仕事をすすめる上での必要な機能が揃っているのでその業界で仕事をする人にはオススメしたい。

実は、コミュニケーションツールとしては、ほかにも便利なものがあり、KUMIKIPROJECTでは、もともと「tolknote」からはじまり「slack」「chatwork」「workplace」などを順番を運用していた時期があった。

本当にたくさんのものが、しかも無料で使えるものも多いので、なかなかどれにするのか難しいのがコミュニケーション系のアプリ。

でも、KUMIKIの場合の決め手になったのは、仕事をしていく上での面倒くささ。単にコミュニケーションだけなら他の無料アプリでも良いのだけど、すべての必要な機能がオールインワンになっていないと、コミュニケーションは◎◎を使い、資料共有は◎◎、写真は◎◎と別々になってしまう。これは、結構なストレスだと感じたことから、最終的には、ANDPADを利用することになった。

ただし、ANDPADは一番安いプランでも、月額3.6万円なので、現場写真の共有やガントチャートによるプロジェクトの進捗管理などの機能がオールインワンで必要ではない場合、例えば、コミュニケーション目的だけなら、「slack」などでも十分に事が足りると思う。事実、別で運営する財団法人は「slack」のみでやりとりしている。

②会計：「freee（フリー）」で自動化。

これは有名ところなので、知っている人もいると思う。最初は「マネーフォワード」を使っていたけれど、途中でfreeeに変えた。これは好みというだけかもしれない（笑）。あえていうなら、freeeはあまり会計の専門用語（貸し方・借り方など）がないので、知識がない人には使いやすく、逆に会計を知っている人は使いにくいのかもしれないと思う。

③見積書・請求書・納品書の送付：「MISOCA」で自動化。

見積書、請求書、納品書については、「MISOCA」を使っている。これ、会計ソフトのfreeeでも請求書をつくれるのだけど、一番気に入っている点は、MISOCAはPC上で発送依頼までかけると、郵送してくれるという点。いまだに、「請求書は紙の原本を送ってください」という会社もまだまだ多いので、PCからのクリックで郵送でき、「印刷・封入・切手・投函」作業とおさらばできるのは嬉しい。無料から使える。

④経費精算：「TOKIUM経費精算」で自動化。

さて、月末には溜まっているレシートの経費精算に使えるのがこのアプリ。iphoneで撮影していくと、勝手に費目など必要事項を入力してくれる。あとはレポート化すれば、経費金額が一目瞭然に。精算後は、そのままfreeeとも連携しているので、経費として取り込んでくれる。個人的には、SUICAを会社のクレジットカードからオートチャージにしているので、交通費精算はほぼないのだけど、このアプリは、交通系ICカードをタブレットにかざすだけで交通費の自動精算までできるということで、なかなか楽ちん。無料体験あり。

⑤発注：「COREC」で自動化

例えば、何度か同じ会社から商品を買う場合や、個人事業主の方に仕事をお願いする場合に、予め取引先と商品と価格を登録しておけば、発注書がPCから送って注文できるWEBサービスがCOREC。

KUMIKIの場合、楽天やAmazonで購入しない木材などの資材や、造作家具、メーカーに直接発注する商材の購入のときに使っている。あらかじめ、CORECに登録した取引先と商品を選択し、相手にメールかFAXを選び、（FAXも選べば勝手に送ってくれる）発注書を送付できる。

良いとおもっているのは、都度、電話したり、紙でFAXをつくって送るなどの面倒な作業から開放されることと、どの取引先に、いくら使ったのか、レポートがあとで見れるという点だとおもう。機能制限あるけど、無料から使える。

⑥資料共有：「SalesDoc.」で自動化。
営業資料や会社紹介などの資料を、毎回毎回メールやメッセンジャーに添付して送るという作業から開放してくれるのが、このWEBサービス。よく使う資料をアップロードしておき、そのリンクだけおくれば、あとはそこから閲覧してもらえる。

どのページを見られたか？なども計測ができるので、関心ページやあまり見られないページなども良くわかる。まだβ版らしいのでこれからどんどん進化しそう！無料から使えるのも嬉しい。

⑦入社手続き＆雇用契約書：「SmartHR」で自動化。
全員が業務委託契約で、出入り自由な「公園をめざす」ことを掲げるKUMIKIPROJECTにとって、入社の手続きや業務委託契約書の取り交わしの回数がめちゃくちゃ多い。そんなときに見つけて、すごく助かっているのがこれ。

入社手続きとしての個人情報の登録、雇用契約書のWEB上での締結など、いちいち紙にして印刷して、印鑑を押してという作業から開放されて、楽ちん。特に月額の報酬が変更したときに、いちいち社会保険の変更手続きなどを紙で書いてというのも大変。これはWEB上で書類までつくれる。なんと10名まではずっと無料で使えるのも嬉しい（一部機能制限あり）。

⑧契約手続き：「クラウドサイン」で自動化。
仕事の度に結ぶ契約書。紙の場合、こちらも作成して、印刷して、閉じて、印鑑おして、収入印紙をはって、郵送して、印鑑押してもらって１通送り返してもらう。

それが全部なくなります。めっちゃ楽。やらない理由がないくらい。WEB上で、契約書をおくり、WEB上でサインしてもらって契約が完了するWEB完結の電子契約サービス。月５件までは無料。

⑨番外編：使えるいろいろな生産性UPツール、いろいろあります。よく使っているのはこんなところかな。

PDF圧縮：「SmallPDF」
これは本当によく使う。PDFの資料データがおもすぎるときに、ドラック＆ドロップするだけで小さなデータに圧縮できる。無料。

日本地図：白地図ぬりぬり
都道府県ごとに色をつけられる。資料のワンポイントに使える。無料。

予約フォームと顧客データベース管理：「セレクトタイプ」
顧客データベースやフォームなどは、すでにいろいろなサービスがあるので、これがベストかは分からないけれど、「フォーム」「予約カレンダー」「顧客DB」などいろいろなものがセットで使えて、メルマガまで送れるので、割と重宝しているもの。これもオールインワンになっていると、WEBサービスが増えて、あれもこれも見たくない自分にとっては楽ちんなので、使っている。無料プランあり。

TODO管理：トレロ
TO DO管理。スマホでもPCでも使えて、直感的に操作できる。無料から使える。

と、いうことで、独断と偏見で勝手によく使うツールをご紹介しました。どこでも仕事ができるようになり、一人が発揮する価値を高めていくことが求められるいま、こうしたIT系のツールをうまく使うことで、お金を大きくかけずに（場合によってはかけても）時間を捻出することができ、その分、大切な部分に集中できると思います。

大きな会社ではすでにいろいろな仕組みが導入されているので、この記事は役に立たないかもしれませんが、複業時代に、個人としての動きを加速させたり、１人、あるいはリモートで働くヒトにとって参考になれば嬉しいです。

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