私の仕事の大半は会話をすることです。

チームをマネジメントするにあたって1on1をしますし、上司からの期待値を確認しますし、関係部署にお願いもします。

これらの会話の出口って何でしょうか？

「相手が行動すること」です。

部下が納得して業務を進めてくれる、上司が我々チームの支援をしてくれる、関係部署が改善活動をしてくれる。

全ては相手の行動です。

業務で会話をする時、「私が」要望を伝える、「私が」意見を聞く、など、どうしても「私」基準でものを考えがちです。

でも改めて考えてみましょう。出口は「相手の行動」。
ならば、「相手」基準で考えるべきです。

全て、相手がどう思うか、で自分の行動を考えること。

マインドセットを変えた上で、相手が安心して会話できるように私が意識している小さな行動をいくつかご紹介します。

相槌を打つ。

まずはここからです。「そんなこと？」と思う人がいるかもしれませんが、意外とできていない人が多いと思います。
もっと言うと、「相手に伝わるような相槌ができていない」と思います。
しつこいですが、「相手基準」です。相手に伝わらなければ意味がないと思ってみましょう。
私はオーバーリアクションでうなづいたり、「なるほど」といったり、相手が大変そうなことであれば「それはすごい」って言ってみたりしています。

相手の反応を見ながらリアクションしていると、伝わっていれば表情が変わったりするのでわかります。
問題はオンライン会議ですよね。顔が見えないと難しいのですが、もうしつこいくらい「なるほど」と言うようにしています。しつこいと思われるかもしれませんが、「こいつ聞いてんのか？」と思われるくらいなら聞いていることをアピールした方がいいです。

確認をする。

これは本当に大事です。上記したように、相槌を打っていても、理解していなかったら結局何にもなりません。相手が何を大事にしているか、何を伝えようとしているかをすぐ確認しましょう。
注意すべきは、「確認する時に反論していると思われないこと」です。相手の言っていることを理解することが目的だとわかってもらうことです。
自分が「いきなり反論しないこと」は当然です。大事なのは、「“相手”に反論していると“思われない”こと」です。
このために、私は必ず「理解するために確認をしたいのですが」とはっきり言うようにしています。そして、その理解があっていたら、「よくわかりました、ありがとうございます」と言うようにしています。
理解するための質問をして、理解した、と言うようにしっかり会話を切ること。
ここまでして、相手の話を聞いたことになります。

重要なのは、相手が安心すること。

全てを「相手主体」で考えること。もちろん、相手のいることですから、こちらが伝わるように行動していても伝わらないこともあるでしょう。これはコントロールできないことです。
でも、そもそも相手主体で考えなければ、一歩も進みません。
チームで行動するときは、相手が行動しないと自分の存在価値はない、と思って、自分の行動を見直すことが重要だと思います。