こんにちは、LockUPディレクターチームの渡邊です。

ディレクターはお客様、制作チームの橋渡しとなることが求められ、必然的にコミュニケーションの量が多くなるポジションなので、その質を上げ、コミュニケーションコストをどう減らしていくかは、重要な課題です。

そこで今回は、コミュニケーションの手段として、未だにまだまだ多いメールでのやり取りで気をつけていることをお話したいと思います。

メールを書くときの基本的な考え方

普段の業務の中で、メールを書くときには、基本的には以下の3点を意識しています。

1：メールの往復を1回でもへらす
2：相手がメールを読んで、短い時間で内容を理解できるように
2：認識のズレをなくす

このあとご紹介するポイントは、全て上記を意識したものです。

1. メールのタイトルに要件を入れる

日常の業務の中で、メールのやり取りをしているとよくあるのが、メールのタイトル部分には手を加えず、ひたすらレスを返すパターン。

下手すると

RE: 【新規依頼】〇〇化粧品　LP制作

というタイトルのメールで「納品ファイルをお送りします」なんてやってたりすることも。

これだと、メールが届いたときに、タイトルをぱっと見ただけでは、質問なのか、確認なのか、テストUPの連絡なのか、わかりません。

これはすなわち、相手の時間を数秒奪うことになります。

それを回避するために、メールのタイトルには要件を組み入れてしまいます。
自分の場合、更にプロジェクト名も入れたりして、

【〇〇化粧品LP】テストUpのご連絡
【〇〇サイトリニューアル】質問事項

など、相手がメールを開かなくても、だいたい何が書いてあるか把握できるようにしています。

※ただし、スレッド型のメールクライアントの場合、同じタイトルだと一つのスレッドにまとまって、そちらのほうが見やすいということもあるので、そのあたりは柔軟に（笑）

また、こうしておくと、後々、何かのタイミングで過去のメールをさかのぼって確認したいとき（だいたいトラブったときです（笑））に、該当のメールを探しやすくなるというメリットもあります。

余談ですが、ビジネスパーソンは、年間150時間を探しものに費やしている（大塚商会調べ）という統計データもあるので、その時間を減らすことにもなります。

2. 結論や要望は本文の冒頭に書く

そのメールで伝えたいこと、相手にやってもらいたいことなどの結論は、本文の冒頭で

・お見積りの確認をお願いします。
・素材のご支給をお願いします。
・下記の質問にご回答お願いたします。

のように明示します。

すなわち、メールのファーストビューで、開いた瞬間に結論が目に入るようにするのです。

いろいろと文章を書いて、メールの最後の方に依頼事項を書くと、見落とされてしまうことがあって、

「ごめんごめん、最後までちゃんと読んでなかった」

という、マイルドな言い訳でスケジュールが遅延したりするのです。

更に、文章が長くなってしまったときには、メールの文末にも再度依頼事項を書いておくというのもアリです。

3. 1通のメールには1つのトピックスに留める

A：見積もりの話
B：仕様の確認

など、複数の話題を1通のメールに書いた場合、返信のときにAだけに回答されて、Bの話題には触れずに、そのまま流れていってしまう事があります。

そして往々にしてBの話題のほうが大事だったりします。

そうならないように、１つのメールには1つのトピックに留めます。

複数のトピックを連絡したいときは、メールを分けてもう1通出すほうがベターです。

4. 箇条書きは階層構造を意識する

メールは基本的に箇条書きで良いと思っています。

例えば以下のような場合、どちらが見やすく、漏れがなさそうでしょうか？

修正箇所は、ヘッダ、フッタ、グローバルメニュー、パンくずリストとなっておりますので、一通りご確認いただけますでしょうか。

修正箇所は
・ヘッダ
・フッタ
・グローバルメニュー
・パンくずリスト
となっておりますので、一通りご確認いただけますでしょうか。

上記のように、箇条書きで書くと、メール全体が簡潔になり、内容を理解しやすくなります。

それでも、伝えるべき項目が多くなると、煩雑になってしまうこともあります。その場合は、メールの文章自体が階層構造に見えるように、文章を装飾します。

例えばこんな感じです。

●修正箇所のご連絡
　▼トップページ
　　・メインビジュアル
　　・お知らせエリア

　▼会社概要ページ
　　・沿革
　　・社長あいさつ

5. 選択肢には連番をつける

相手に複数の選択肢を提示して、選んでもらう場合は、選択肢に連番やアルファベットを振って提示します。

例えば下記のような質問を投げたとします。

今回のデザインに関しまして、ポップで可愛らしいテイスト、ポップだが少しエッジの効いたテイストのどちらがよろしいでしょうか？

この場合回答として、「後者で」とか「エッジのほうで」などと言われると、少し心もとない感じになります。

そんなときは下記のようにします。

今回のデザインに関しまして、

A：ポップで可愛らしいテイスト
B：ポップだが少しエッジの効いたテイスト

のどちらがよろしいでしょうか？

こうすれば、回答をもらう際も、「Bでお願いします」というように回答が明確になりますし、認識の食い違いもなくなります。

6. メール文章に感情を込める

メールやチャットなどのテキストでのコミュニケーションは、自分が思っている以上に相手にはクールに見えるものです。

私も特に感情の起伏もなく、フツーに書いたメールに対して、その後電話で「渡邊さん、なにか怒ってます？」
「なにか気に触ることやってしまったでしょうか？」
と恐る恐る聞かれたことがあります。（その節は失礼いたしました）

そんなことが起こらないようにオススメなのが
「エクスクラメーションマーク（通称：ビックリマーク）」です。

なんの目新しさもないこのビックリマークですが、これをつけることで、前向きな感じが出ますし、使い方しだいで柔らかさも出ます。

よろしくお願いいたします。

だけだと、冷静に淡々と伝えている印象ですが、

よろしくお願いいたします！

とすることで、前向きな印象も出ますし、若干ですが、「よろしくお願いいたします！（イエーイ）」というパリピ感もで演出することができるのです。（言い過ぎ）

ただし、多用しすぎると、「メールで妙にテンションの高いやつ」というレッテルを貼られるので気をつけましょう。

まとめ

1. メールのタイトルに要件を入れる
2. 結論や要望は本文の冒頭に書く
3. 1通のメールには1つのトピックスに収める
4. 箇条書きは階層構造を意識する
5. 選択肢には連番をつける
6. メール文章に感情を込める

と、いろいろと書きましたが、結局大事なのは

・相手にどう伝わるかを考える
・相手の立場に立って、嬉しいと思われることをする

ということに尽きます

そしてこれらは、メールに限らず、コミュニケーション全般にも言えることだと思いますので、ディレクターの皆さんも、気をつけていることがあれば、教えてくださいね！