皆さん、こんにちは。
私は現在入社2年目で、旅行会社に勤務しています。最近とあるきっかけを頂き、プログラミングの勉強を始めたので【超初心者】のアウトプットの場としてnoteにシェアしていこうと思います。

今回は、タイトルにある課題ををRPAツールを使って2週間で解決するために考えた実装計画を記事にしています。この課題決めと実装計画に至るまでに、他にもいくつかの課題と解決策を考えてきましたので良ければこちらもご覧ください。

【誰から誰へいつまでのお願い？部署内での業務依頼を一目で分かるようにしたい】

こちらは、自分が困ってることをまず解決しよう＞私の困りが解決できれば部署内の流れもスムーズになる？＞役に立てば他部署にも提案できるかも？　の粒度で考えた時に思い浮かんだ課題です。

現状と問題点

業務依頼というと大袈裟ですが、部署メンバー間でちょっとした作業の依頼が様々な場で発生するため、複数重なると整理ができなくなってしまうことがあります。例えば「サイトの部分的な修正依頼」「バナー作成依頼」「文案作成依頼」「文案確認依頼」「調べもの依頼」「管理表更新依頼」「上司からの作業振り分け」など…

• テレワークと出社が半分ずつ程度の勤務で部署メンバーは入れ違いにしか会わないため、コミュニケーションはオンラインがメイン

• 業務依頼はメール、Teamsの個人チャット、Teamsの業務ごとに作成されたチーム（チャット）、出社時は口頭などでやり取りされることが多い

• 出社時の口頭なら「人」に対して報告をすればOK、テレワーク時の報告は「依頼をされた場所」に返したい

• 必要作業と「どこへ完了報告をするのか」を把握している必要がある

• それぞれの期限や優先順位が一目で分からない

• 作業完了済みの報告などを振り返るときにも探すのに時間がかかる

課題の選定理由

1. 部署内の課題であるため短期間での検証協力依頼がしやすいから

2. 「システムを導入すれば解決する」ものではない課題を解決したいから

3. 同じExcelを各自で更新しづらいというのはテレワーク時の難点の一つだからよく使うツールであるTeamsと連動すれば自動化の意味があると思ったから

誰の為に解決するのか

• 自分＋部署メンバー　
  →業務整理ができる、報告までスムーズにできる、依頼する人を調整できる

• 上司
  →作業が人に偏っていないかや進捗などを確認できる

改善案

1. 業務依頼はTeamsに専用のスレッドを作成して統一

2. 特定のフォーマット通りに依頼を記入（依頼先、期限、作業内容など…）

3. 2.の内容を自動でExcelに転記

4. 作業者は完了後、Teamsに返信の形で報告

5. 4の内容を自動でExcelに転記

• Teamsはあくまで通知機能として使用しタスク管理はすべてExcel上で行う

• Excelでは、期限順に担当者とタスクが並ぶ

• 完了報告後はタスクにもチェックが付く

導入までのスケジュール

実装までの約2週間、部署内で使えるレベルのものが実装できるよう頑張ります。最後まで読んでいただきありがとうございました。