【自治体でChatGPT】AIに昼当番のスケジュールを作ってもらおう！
目黒区 データ活用チームの武山です！
自治体の皆さんは、昼当番ってありますか？
多くの職員が昼休みに入る時間帯（12:00～13:00）に、途切れることなく窓口業務を実施したり、電話対応をするために、課やチーム内で休憩をずらしてとる制度のことです。
ChatGPTにも説明してもらいましょう。
お願いします！
区役所の職員における昼当番の仕事について説明して
出てきた説明は…。
区役所の昼当番の仕事について箇条書きでまとめます。
- 午前中に来庁できなかった住民や手続きの取次ぎなど、緊急や急を要する業務を担当する。
- 来庁した住民の相談や手続きを受け付け、問題があった場合は専門職員に引き継ぎます。
- 行政サービスや手続きに関する説明や案内を行う。
- 書類の作成や発行、証明書の発行を行う。
窓口業務が中心の説明となりましたね。実際は、人事や情報システムといったバックオフィス系の課も、しっかりと当番を用意しています！
今回は、この昼当番のスケジュール表を、生成AIに作ってもらいます！
毎月コピペでExcel表を作っている若手職員の皆さん、ぜひ参考にしてみてください。
１．プロンプトを作る
まずは、「プロンプトを作るためのプロンプト」でAIを呼び出してみましょう。
こちらのプロンプトは、以前の記事で紹介しています。
さっそくAIからリアクションが返ってきました。
はい、わかりました。最初の応答をお待ちしています。
こちらがやりたいことを伝えます。
職員の昼当番表が作りたいのよ
うっかり余計な語尾がついてしまいましたが、意味は通じたようです。
ありがとうございます。明確なニーズに基づいて素晴らしいプロンプトを作りたいと思います。以下の質問にお答えいただけますか？
1. どのような職員に対して昼当番リストを作成したいですか？
2. どのような業務が昼当番に必要ですか？
3. 昼当番期間はどの程度の期間でしょうか？例えば、週1回、月に1回、あるいは緊急時に決まった職員が当番となるシステムなど。
いい感じの問いかけが返ってきましたね。
こちらを元ネタにして、プロンプトを作ってみます。
プロンプトの作成にも少し慣れてきたので、やや本格的なプロンプトにしてみましょう。
AIからの返答をもとに、プロンプトに必要な項目を整理していきます。
昼当番を担当する職員リスト
昼当番表で行う業務内容
割当てのルール
対象となる期間、曜日
整理した項目を、プロンプトに落とし込んでいきましょう。
さらに、最終的にはExcelで表にしたいので、「表形式での出力」もプロンプトに組み込みます。
【プロンプト案その1】
下記条件を踏まえて、昼当番リストを作ってください。
条件の内容を厳格に守り、Excelの表形式で出力してください。
###条件
期間： 2023年8月1日（火）～2023年8月31日（木）
項目： 日付 曜日 職員名1 業務内容1 職員名2 業務内容2
職員名： 白鵬 旭鷲山 豪栄道 鶴竜 水戸泉 曙 貴闘力
業務内容： 電話当番 窓口対応
・毎日2人を選出。業務内容を2人どちらかに割り当て。
・土曜、日曜、祝日はのぞく。
２．実際にスケジュールを作ってみる
先ほど作ったプロンプトを、AIに投げかけてみます。
スケジュールが出力されました。
以下が、期間：2023年8月1日（火）～2023年8月31日（木）における昼当番リストです。Excelの表形式で出力いたしました。
日付 曜日 職員名1 業務内容1 職員名2 業務内容2
8月1日 火 白鵬 窓口対応 旭鷲山 電話当番
8月2日 水 豪栄道 窓口対応 鶴竜 電話当番
8月3日 木 貴闘力 窓口対応 白鵬 電話当番
8月4日 金 水戸泉 窓口対応 白鵬 電話当番
8月7日 月 旭鷲山 窓口対応 豪栄道 電話当番
8月8日 火 鶴竜 窓口対応 水戸泉 電話当番
8月9日 水 曙 窓口対応 貴闘力 電話当番
8月10日 木 白鵬 窓口対応 旭鷲山 電話当番
8月11日 金 豪栄道 窓口対応 鶴竜 電話当番
8月14日 月 白鵬 窓口対応 曙 電話当番
~以下略~
このままですと目で見てわかりにくいので、エクセルに貼り付けてみましょう。表形式で出力してもらっているので、そのままコピー＆ペーストが可能です。
いい感じに出力されましたね～
でも！
ちょっと待ってください！ 出力された内容をきちんと確認しましょう！
●【ツッコミポイント】日付が違う
2023年の8月11日（金）は、山の日で祝日ですよね。
リストから外す必要があります。
【注意】
ChatGPTは、曜日や祝日をよく間違えます！
出力された結果はしっかりと確認しましょう！
●【ツッコミポイント】回ってくる順番が違う
職員の割当に法則性がなくランダムに配置されているので、白鵬さんは５回もやっているのに、水戸泉さんは２回しか回ってきていません。
ローテーションを適正化する必要がありますね。
【注意】
ChatGPTは、ルールをきちんと指定しないと超テキトーに作業します！
間違えてほしくないことはしっかり指定しましょう！
３．最終的なプロンプト
最終的なプロンプトはこんな感じです。
ローテーションをリスト記載の順番どおりとすること、祝日である「8/11」を確実に除くこと、を追記しました。
【プロンプト案その2】
下記条件を踏まえて、昼当番リストを作ってください。
条件の内容を厳格に守り、Excelの表形式で出力してください。
###条件
期間： 2023年8月1日（火）～2023年8月31日（木）
項目： 日付 曜日 職員名1 業務内容1 職員名2 業務内容2
職員名： 白鵬 旭鷲山 豪栄道 鶴竜 水戸泉 曙 貴闘力
ローテーションは記載の順番のとおりとすること。
業務内容： 電話当番 窓口対応
・毎日2人を選出。業務内容を2人どちらかに割り当て。
・土曜、日曜、祝日（8/11）はのぞく。
出力された結果をExcelに貼り付けると…。
きちんとした見た目のお昼当番表が出力されましたね！
これで、コピペ地獄からの脱出が見えてきました！
４．まとめ
今回は、ChatGPTに助けられながら、本格的なプロンプトを作ってみました！
月に１度やらなければならない作業なので、AIを活用して業務効率化を目指していきましょう！
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