おはようございます。ゼロです。
「行動は人生を変える」

土曜日は今週の振り返り。
同じ一週間をもう一度過ごした場合

あの部分はこう改善できたよね
を振り返ってみたいと思います。

その時はこれが正しい。
そう思っていても後からみたら
ムダだった。
そんな話たくさんあります。

それでは、いってみよう。

音声文字起こし。

音声は、具体で話しています。
途中から、有料です。

noteは、それを抽象化して
ポイントだけを記載しています。

① 情報伝達の失敗
依頼は具体的に！！

一番あかんかったこと
情報伝達です。

仕事の依頼が担当本人に伝わなかった。
私は直接依頼していません。
他のメンバーに依頼を頼みました。　

例えば、５人のチームに仕事を依頼する場合。５人のうちの誰か一人に伝えておけば全員に伝えてくれるだろう。

そう思ってました。

Aさんにはお願いします。
Bさんには言ってません。
Cさんにはお願いします。
Dさんにも言ってません。
Eさんにも言ってません。

結局、全く伝わっておらず
五人全員に伝え直し
作業のスタートが遅れました。

伝言を頼むときは、誰が誰に伝えるを明確にしよう。

抜け漏れが発生します。

しかも、それを確認しないと抜けもれてることに誰も気づかず伝わってるだろう。で、何も始まらず、時間だけが溶けます。

② ファイルの整理整頓

ファイルの保管の位置に気をつけよう。

とあるファイルを更新して保存しました。数日後、同じファイルを開くと更新されていません。

保存できてなかった！！
慌ててもう一度更新して作り直し。

途中でおかしいと思いデスクトップを探索。更新されたファイルが同じ名前で別の場所にありました。

作業時間。
やり直した時間。
ファイルを探した時間。

いろんな時間がムダになりました。
ファイルの保管場所と更新履歴を名前に残しましょう。

③ 資料作成の依頼
フィードフォワード

資料の作成を依頼。

作ってもらった資料が
難しく解説をしてもらいました。

結局、外部にプレゼンするにはわかりにくい。そのため、作り直しを依頼。

現状を把握している職員には、すぐわかるけど、第三者には難しいモノでした。

できあがりを見てフィードバックした結果。
ほぼ、やり直しになってしまいました。

最初に作成し始めた段階で
２割共有(フィードフォワード)できていればやり直しは防げたと思います。

項目の置き方を決めたら
一度、そこで見せてください。
２割共有して作成の方向性を確認しましょう。

資料作成を依頼する場合は、２割共有をセットで伝えないとやり直しが多くなります。
フィードバックの前にフィードフォワードをしましょう。

まとめ

① 伝達の具体化

伝達は具体に、誰が誰に伝えるを明確にする。そして、その進捗管理も行いましょう。

ワタシ、キイテイナイ。

ぬけもれは言われないとわからない。
を仕組みで防ごう。

② 作業ファイルの管理

作業したファイルは古いものは消す。
保存する場所を決める。
名前に作業者名と日付をいれる。

など、完全にわかるようにしましょう。

リモートで同じことを複数名で作業してしまうことも防げます。

③ 資料のフィードバック

資料作成をフィードバックしてやり直しが発生すると大変。
作成途中で２割共有。
フィードフォワードしましょう。

これらを毎週。振り返り改善する。
その時は、一生懸命仕事してます。

もう一度、同じ一週間を過ごすとしたら
あの時、ああすればよかった。

そのムダに気づければ
生産性が向上します。
やってる時は、ムダだと思ってないからね。

今日もステキな１日になりますように
楽しんでいきましょう。

では、またお会いしましょう！

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