どうもみりです。これはGYOMUハック/業務ハック Advent Calendar 2020の1日めの記事です。

先日こちらのインタビューでGYOMUハックをする時に最初にすることは、関係者全員の”理想”の認識合わせだということをお伝えていました。
今回はその”理想”についてディスカッションする際のコツのようなものを共有しようと思います。

GYOMUハックのプロジェクトの関係者は、大抵の場合さまざまな立場の人が関わることが多いです。GYOMUハック（エンジニア）、現場マネージャー、現場担当者、現場のメンバーなど、普段違う目線で業務と向き合っているメンバーが一同に介して業務改善のプロジェクトに臨みます。その時に各々業務改善の結果こうなっていたいという理想があり、おそらくプロジェクトが始まったタイミングではそれぞれで異なっている可能性があります。ここがぶれていると、業務改善のプロジェクトは途中で方向性を見失ったり、やってみたもののなんとなく納得のいかないものになってしまったりという結果になってしまう可能性が高くなります。
そのため、プロジェクトキックオフ後最初にやらなければいけないことは、関係者全員を集めての理想についてのディスカッションなのです。

”理想”のディスカッションのコツ

私の考える”理想”のディスカッションのコツは以下の３つです。

1. 時間を惜しみなく使うこと
2. 想いを全て吐き出す雰囲気作りをすること
3. 最後に全員で合意すること

まず、時間を惜しみなく使うということです。普段のミーティングの時間は基本的に30分から1時間のミーティングが多いのではないでしょうか。特にマネージャー陣はミーティングも多く、まとまった時間を取るのが難しくなる傾向にあると思います。そこを思い切って3時間とります。この時間はメンバーによって必要な時間が変わると思いますが、経験上3時間くらいが心の余裕ができて、さらに結論までしっかりディスカッションできる時間設定のように感じます。時間に余裕があることで、集まるメンバーにもじっくり考える心の余裕ができます。これが時間をたっぷり取ることの目的です。

次に、想いを全て吐き出す雰囲気作りです。いきなりさあ、理想を語ってください！と言っても、意見がぽんぽん出ることはあんまりありません。どことなく”ちゃんとしたこと”を言わないといけないんじゃないか、自分でしっかり説明できるものじゃないと言葉にしちゃいけないんじゃないか、という意識が働くからです。でもこの場で必要なのは、なんとなく考えていることを吐き出すことなのです。
まずは大きなホワイトボードの前にみんなを集めて、お菓子なんかを置きながら、雑談しやすい場作りをします。そして、こう伝えます。

「なんでもいいので、こうなったらいいなって思っていることを言ってみてください。たとえば〜〜ができるとか、〜〜なるといいなとか！ここで大事なのは、みんなが考えていることを全て吐き出すことです！粒度とか気にせずいろいろ言ってみてください」

最初はなかなか意見がでないので、GYOMUハックの思う理想をまず言葉にします。そうすると、少しずつ意見が出るようになるので、GYOMUハックは全ての意見を肯定していきましょう。「それいいね！」「もっとそういうの聞きたい！」などです。肯定することは一番の潤滑油です。どんどんみんなが発言しやすい雰囲気を作っていきましょう。

最後に、全員で合意することです。まとめに入る前に、意見が全て出し切られているかを確認します。ここでみんながすっきりした顔をしていたら、だいたい意見はできっています。そしてホワイトボードにならんだキーワードたちをみんなで整理していきます。優先度や重要度、今このプロジェクトでやることかどうかなどを踏まえて断捨離しつつ、プロジェクト完遂にこうなっている状態というものを文章にします。そして、理想の状態をみんなで定義して、合意するのです。この場で一番大事なのは、もやもやを残さないということで、言葉の言い回しの一つをとっても大事になってくるので、ここはこだわりをもって、全員が納得する文章に仕上げます。こうして、業務改善のプロジェクトのゴールが全員にインプットされるので、あとはそのゴールに向けてプロジェクトを進めることができるようになります。

”理想”を描いたら

理想の状態をみんなで共有すると、かなりみんなのテンションがあがります。業務改善のプロジェクトではそのテンションがモチベーションになり、結構重要になってきます。辛い時にはその理想をみんなで見返して、今自分たちはちゃんと理想に向かって進んでいるんだということを再認識することもよいかもしれません。この記事がすこしでも皆さんのGYOMUハックライフの参考になれば幸いです。

そしてGYOMUハックに、少しでも多くの皆さんが興味を持ってもらえると嬉しいです！